Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Делопроизводство и канцелярия

Электронный документооборот в соответствии с ГСДОУ: теория и практика

  2 комментариев Добавить в закладки

Компания ST

Специалисты группы внедрения часто сталкиваются с тем, что на предприятии, где внедряется СЭД, документооборот не соответствует принятым стандартам.

В качестве основных нарушений ГСДОУ можно выделить:

●     отсутствие номенклатуры дел;

●     регистрация документов ведется в произвольной форме или не ведется вообще;

●     порядок работы с документами не регламентирован (отсутствует «Инструкция по делопроизводству»);

●     отсутствует четкое представление о видах документов, подлежащих обязательному согласованию и утверждению;

●     нет контроля за исполнением документов.

Такое положение дел на большинстве предприятий значительно усложняет процесс внедрения СЭД. У специалистов группы внедрения возникает вопрос: «Автоматизировать так, как есть, или все-таки привести документооборот на предприятии в соответствии со стандартами».

Автоматизация по принципу «Как есть» практически не возможна, в силу того, что современные СЭД построены с учетом ГСДОУ и предполагают строгое соответствие электронного документооборота принятым стандартам.

Постановка документооборота «с нуля» также не всегда является целесообразной. Что же делать?

Единственным целесообразным способом в такой ситуации, как мне кажется, является регламентация наиболее важных моментов в организации документооборота на предприятии:

●     определение способа ведения документооборота: централизованно, децентрализовано или смешанно;

●     назначение специалиста, ответственного за ведение документооборота на предприятии;

●     разработка локальных нормативных актов, регламентирующих порядок работы с документами. (Инструкция по делопроизводству, Инструкция по электронному документообороту)

●     разработка номенклатуры дел;

●     определение  видов документов, подлежащих обязательной регистрации;

●     определение видов документов, подлежащих согласованию;

●     разработка четкого механизма работы с входящими, исходящими и внутренними документами (движение документов внутри организации, порядок согласования и утверждения документов, порядок регистрации, контроль за исполнением документов, порядок хранения документов).

Таким образом, после проведения работ по регламентации процесса документооборота на предприятии, можно переходить к его автоматизации. В противном случае мы рискуем, что внедренная СЭД не достигнет нужного эффекта и породит еще больший хаос.

 

Похожие записи
Комментарии (2)
Артем Старыгин 07 февраля 2007 г. 08:55  

Как я уже говорил, автоматизация хаоса невозможна, этому нас давно-давно учили в ВУЗе

Александр Саблин 04 февраля 2008 г. 12:54  

Приведение документооборота предприятия в соответствие с требованиями ГС ДОУ можно совместно с внедрением СЭД. При этом, скорее правилом, чем исключением, является требование, чтобы начальник ДОУ был специалистом по делопроизводству и в совершенстве знал ГС ДОУ. для такого специалиста истинным испытанием является принять отклонение от ГС ДОУ, которые сложились на предприятии. Но основные требования ГС ДОУ должны быть исполнены. Это касается приведения в порядок номенклатуры дел, журналов и мест регистрации, определение лиц, ответственных за регистрацию и БП согласования и подписания документов. СЭД помогает автоматизировать именно эти процессы, закрепить их в инструкциях по работе в СЭД.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев