Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Задачи компаний и их решение

Регламентация бизнес-процессов и СЭД: что за чем?

  2 комментариев Добавить в закладки

В своей практике мне часто приходится сталкиваться со специалистами разного уровня, которые убеждены, что внедрение системы электронного документооборота - это шаг, следующий за введением в компании СМК и сопутствующей ей регламентации бизнес-процессов. «Вот распишем, кто, что и как делает, тогда и будем внедрять,» - практически дословно говорят они.

При этом никто не учитывает того, что работа с бумажными документами и работа с электронными документами – это, как говорится, две большие разницы. Есть реальные примеры, когда после внедрения системы ЭДО уже прописанные бизнес-процессы и технологии приходилось переписывать заново. Работа с электронными носителями и в электронном виде порою требует конкретного переосмысления тех или иных аспектов взаимодействия сотрудников, и понимание этого приходит порой слишком поздно…

В идеале внедрение системы электронного документооборота должно предшествовать регламентации бизнес-процессов предприятия, или, по крайней мере, идти с ним параллельно. В противном случае описывать процессы придется дважды, и, учитывая объективную сложность данного мероприятия, не факт, что такая перспектива будет воспринята «на ура».

Система электронного документооборота позволяет зафиксировать однажды проделанную работу, при этом новые бизнес-процессы будут в ней не только документироваться (например, в виде стандартов предприятия) и отражаться (в виде тех же типовых маршрутов), но и дорабатываться.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (2)
Антон ИСУПОВ 23 мая 2007 г. 14:07  
У каждого варианта есть свои "плюсы" и "минусы". Поэтому трудно сказать, что лучше. Исходить надо из конкретной ситуации. Но в любом случае, надо чтобы была голова на плечах (у всех), воля к победе (у руководства) и меры популяризации, чтобы все исполняли требования и работали с системой (ЭДО, СМК, и т.д.)
Андрей Старков 15 августа 2007 г. 15:18  

Фраза «Вот распишем, кто, что и как делает, тогда и будем внедрять» принципиально, верна. Более того, если это не сделает компания-заказчик СЭД, то сделает компания-внедренец СЭД, иначе проект внедрения СЭД сильно затянется или сойдет на нет. Вопрос в том, имеет ли заказчик необходимых специалистов для описания своих бизнес-процессов.

При этом, если специалисты компании подразумевают под этой фразой именно внедрение СМК, то они правы, так как в случае автоматизации с помощью СЭД процессов СМК  СЭД  придется настраивать в соответствие с утвержденными правилами и процедурами СМК. Повторное, или «двойное», описание процессов не имеет смысла, так как все зафиксировано в стандартах предприятия и изменению не подлежит. Возможно, потребуется некая доработка, но точно не кардинальное «переписывание».

Также нельзя забывать, что как СМК, так и СЭД могут, принципиально, превосходно обходиться друг без друга. СМК – это набор шаблонов, правил и процедур, и она приносит пользу сама по себе, так как способствует совершенствованию системы управления организацией.

Однако, в данном случае можно позиционировать СЭД как средство автоматизации, ориентированное на документационную составляющую СМК. Преимущества СЭД в управлении документами, использованные при построении СМК, сделают СМК более эффективной.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев