Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Эксперты
Электронные архивы

Самым важным и сильным методом воздействия является ультимативная позиция — более не принимать бумажные документы

  2 комментариев Добавить в закладки

Гузель Муллахметова, руководитель проектов развития бизнеса компании DIRECTUM

Выскажусь по поводу новости «Национальные архивы США заявили о необходимости переобучения служащих и внедрения ИИ для избавления государственных учреждений от бумаги».

Публикация затрагивает острые проблемы и стоп-факторы в вопросе перехода к полностью электронному документообороту. Конечно, такие проблемы характерны и для российского государственного сектора:

  • недостаток цифровых компетенций у государственных служащих;
  • устаревание, а иногда и отсутствие необходимого технического оснащения в государственных органах;
  • отсутствие образовательных программ для освоения цифровых навыков;
  • большие затраты ресурсов на организацию и поддержку архивного хранения в госорганах;
  • сложности покупки современных цифровых решений для управления документами, в том числе архивными, для государственных учреждений.

Только анализ и понимание этих проблем позволили Национальным архивам США выстроить столь комплексную стратегию перехода к хранению электронных документов. Они постарались создать условия, которые приведут к нивелированию этих стоп-факторов. Но самым важным и сильным методом воздействия является их ультимативная позиция — более не принимать бумажные документы. И это наиболее эффективно.

Приведу пример. Мы являемся разработчиками системы электронного документооборота, и когда происходит внедрение новой информационной системы в компании, зачастую мы встречаемся с сопротивлением сотрудников. Почему?

Потому что вторгаемся в зону комфорта, их привычный уклад меняется. Теперь надо учиться, работать по-новому, в другой программе, по иным правилам. Обычно аргументы, что теперь бизнес-процесс проще, быстрее, а компания получит бизнес-эффект — не работают, потому что личные интересы часто выше интересов компании. Такое внедрение может затянуться надолго, если нет аналогичного ультимативного распоряжения руководства: больше ни один документ не будет подписан на бумаге. И тогда это работает. Люди учатся, повышают компетенции, принимают новые правила и на себе ощущают эффект от внедрения. И говорят нам спасибо. Я думаю, что-то аналогичное ожидают и Национальные архивы.

Обратимся к российской действительности. Приказ Министерства культуры РФ №526 устанавливает правила и условия хранения электронных документов, а Рекомендации ВНИИДАД предусматривают формат передачи в государственные (муниципальные) архивы. Но на практике государственные архивы пока не принимают документы в электронном виде, ссылаясь на то, что на сегодняшний день нет четких рекомендаций по тому, как организовать эти процессы.

Вопрос слишком долго остается нерешенным, а ссылаться на отсутствие нормативной базы становится просто неприличным. Это подтверждает событие, которое в этом году всколыхнуло все архивное сообщество, — пожар в Российском государственном архиве литературы и искусства. Это крупнейшее в России хранилище, где находятся богатейшие материалы по истории отечественного искусства. Документы спасали, выбрасывая из окон. Оценивая переход к электронному хранению, мы часто говорим о финансовых затратах и проблемах реализации, забывая, что рискуем потерять и нематериальные ценности.

Решением проблемы может стать только сильное ультимативное намерение государства перевести и хранить документы в электронном виде. Это должно быть отражено в законодательных актах, а процедуры и рекомендации такого хранения должны учитывать современные технологии и опыт вендоров информационных систем, которые предоставляют готовые решения для архивного хранения.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (2)
Павел Кутявин 24 октября 2019 г. 13:31  

Гузель, абсолютно согласен с вашим мнением! Единственное, хотелось бы немного затронуть процесс внедрения.

Потому что вторгаемся в зону комфорта, их привычный уклад меняется. Теперь надо учиться, работать по-новому, в другой программе, по иным правилам.

Зачастую решающую роль играют даже не столько выход из зоны комфорта отдельно взятых сотрудников, сколько мысли о том, что сейчас их деятельность автоматизируют и многие люди станут не нужны. Этот страх увольнения очень часто мешает в процессе внедрения. Люди, даже понимая важность и пользу от автоматизации, сопротивляются внедрению системы, чтобы не потерять работу. Именно поэтому крайне важно иметь вовлечённое руководство, которое отказывается работать на бумаге. Тогда действительно люди начинают принимать систему и всячески её поддерживать, что делает процесс внедрения проще и эффективнее.

Николай Комлев 31 октября 2019 г. 14:37  

Гузель, спасибо за освещение этой темы. 

 

Только анализ и понимание этих проблем позволили Национальным архивам США выстроить столь комплексную стратегию перехода к хранению электронных документов. Они постарались создать условия, которые приведут к нивелированию этих стоп-факторов. Но самым важным и сильным методом воздействия является их ультимативная позиция — более не принимать бумажные документы. И это наиболее эффективно.

Самое главное, чтобы наши законодатели не сделали всё в обратном порядке, как это часто бывает: сначала запретят сдавать бумажные документы, а потом будут пытаться учить работать с электронными. 

Если обратиться к приведённой в статье аналогии по внедрению СЭД: прежде чем ставится такой ультиматум - не подписывать ни один документ на бумаге - для пользователей создаются соответствующие условия по освоению новой системы: подробная документация, оперативная консультационная поддержка, регулярное обучение и т.п.

Ключевое: сначала создать все условия, чтобы жить по-новому и только потом - запретить жить по-старому.  

Возвращаясь к законодательной базе - помощь идёт. На рассмотрении в ГД находится Законопроект № 657361-7, который установит правила создания электронных дубликатов (копий) и приравняет их к исходным документам. Таким образом, можно будет хранить только электронные копии, а оригиналы уничтожить. 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев