Управление ненужной информацией
Мы не заметили, как плавно подошли к тому моменту, когда уже не можем переваривать всю выливающуюся на нас информацию. С одной стороны, мы тратим больше времени на поиск информации, с другой стороны, придумываем, как бы избавиться от лишней. Причем это происходит в личной и корпоративной сфере. В своих уютных профилях в соцсетях мы стараемся избавиться о потока репостов условно-бесполезной информации (рецептов, советов по воспитанию детей, цитат, красиво оформленных "глубокомысленных" изречений, фотографий котиков), в общем, всего "вторяка". Нас интересует только первичная информация от наших друзей, их фото, сообщения и т.п.
Так же и в корпоративной сфере. Развивая направление SMM (Social Media Marketing), мы подписываемся на массу рассылок, твит-лент в надежде увеличить нашу собственную аудиторию. И потом разгребаем эти завалы, пытаясь найти частички полезной информации.
Мы уже не в состоянии хранить всю информацию. Если в более формализованных областях, например, Records Management, уже работает процедура экспертизы ценности информации, то в менее формализованных областях (Document Management, Knowledge Mamagement) эта задача решается сложнее. Так как у такой информации меньше формальных признаков устаревания, и вся тяжесть оценки лежится на плечи мозг эксперта. Большой объем накопленных документов и знаний не всегда подразумевает больший опыт и бОльшую пользу. Кроме накладных издержек, устаревшая информация может быть причиной вынесения неверных решений.
Но, вычищая френд-ленту от репостов , мы можем вычистить и просьбы о помощи, и действительно интересный рецепт, и действительно умную цитату. А удаляя устаревшие документы и знания, можем потерять и источник принятия того или иного решения в прошлом.
Все же управление информацией, и личной, и корпоративной - это искусство. Искусство не хранить ненужную и устаревшую информацию, и не удалить (уничтожить) документы и знания, которые согласно формальным признакам должны быть удалены, но на практике представляют ценность.
Сергей, Вы рассматриваете непосредственно мозг и возможности фильтрации информации самим человеком...А на своем опыте Вы никогда не ловили себя на рефлекторно-работающей способности поверхностно пробегать по тем или иным лентам новостей и на автомате вытаскивать из них именно то,что Вам нужно? И ведь информация выхватывается по абсолютно разному критерию - будь то тематика вопроса, касающегося работы, либо же просто интересующая Вас область.
По аналогии с большим количеством накопленных знаний...Конечно знания опыт не заменят, но всё,что мы изучали и изучаем может пригодиться. Если мозг заточен на структуризацию поступающей информации,то мы даже не сможем отследить момент её "вытаскивания" в нужным момент. Тогда уже суть проблемы перетекает именно в умении структурировать знания,а не отбрасывать ненужное. Даже в случае косвенно ненужного знания- основываясь на нем можно сделать что-то новое.
Само понятие ДОКУМЕНТООБОРОТ не точно и возможно устарело...
В любом документе нас интересует смысл, а его содержание вторично.
Именно смыслы формируют базу ЗНАНИЙ.
Современный документ всё чаще формируется/ генерируется автоматически и ЗАПИСИ определяют его смысл.
Для формирования и поддержки решения (любого решения) необходимо понимание ситуации, ЧТО ПРОИСХОДИТ,
и ЛПР некогда вычитывать целиком для визирования.
Вычиткой документа должны 1-й и 2-й уровни, 3-й уровень представляет запись в единое хранилище, которое и должно отображаться на карте решений, первоисточник (первичка) доступна по требованию.
Информация нужна в сжатом кратком понятном однозначном виде.
Мы занимаемся видеоаналитикой и пришли к этому давно... Пересмотреть весь архив невозможно!
1. А вытаскивать нужное можете только Вы и СПЕЦИАЛИСТы, а этому не научить, приходит с опытом...
2. Выбранная из потока информация субъективна и именно по этому не объективна, нужна ещё экспертная группа и политика поддержки решения.
Поэтому сегодня только тома макулатуры, которые никто не читает! Возможно даже, что за них платят, но...
Ирина, Вы прекрасно описали работу одного человека. Представьте, что знания собирали десятки или сотни человек в течении нескольких лет. Некоторые уже не работают в организации. Собранные материалы покрывают самые разные области: разработка ПО, маркетинг, аналитика. Права на документы есть не у всех пользователей, и нельзя однозначно утверждать, что у маркетолог есть права на знания о маркетинге, у разработчиков - о разработке и т.п. Как и кто должен производить ревизию базы документов-знаний?
Владимир, спасибо за емкий и меткий комментарий! Думаю, Вы правильно поняли мою мысль!
Сергей,так может квалифицированные специалисты предприятия,отвечающие за конкретные функции? (я думаю, ясна мысль,что разработчик за разработку и тд). Ведь только работники данного предприятия/производства/фирмы знают все тонкости их схемы работы, почему работает именно так,а не иначе и только они могут должным образом фильтровать всю накопленную информацию для предоставления её тем же самым новым сотрудникам. Можно заточить под этот отбор что-то автоматизированнное...но какие критерии отбора и на основании чего они будут...это, на мой взгляд, слишком глобально.
Думаю, что и без элементов искусственного интеллекта, основываясь только на анализе истории документа и назначенным правам, можно отобрать кандидатов на удаление. Автоматика будет помогать отбирать документы, но решения принимать будет человек. Возможно, это будет какой-нибудь продвинутый администратор ECM-системы, либо выделится новая должность, например, "knowledge manager" :)