О природе связи сгенерированных документов и объектов учетных систем

Итак, продолжим небольшое эссе о природе связи между сгенерированным документом и его структурированной сущностью.

Думаю, сначала следует сделать одно важное примечание к моему предыдущему посту про сгенерированные документы. Состоит оно в том, что сгенерированные документы создаются обычно в рамках каких-то процессов (поступают на вход или формируются на выходе), а, следовательно, имеют свое назначение, важное для продолжения процесса. И это назначение и будет определять тип связи между ECM-системой и другими системами, в рамках которых протекают общие деловые процессы.

Самое простое такое назначение будет заключаться в предоставлении сгенерированного образа документа-основания (например, исходящего счета) по первому требованию. А поскольку основным интерфейсом для бухгалтера, экономиста или продавца служит все-таки ERP- или CRM-система, то первый тип связи — показ тела документа из архива по кнопке в карточке объекта в учетной системе (или по ссылке из сгенерированного отчета).

Другое назначение — сохранить сформированный перечень объектов ERP-системы для его последующего согласования. Например, сформированный реестр счетов к оплате. Возможно, это не самый идеальный сценарий — формировать из ERP-системы отчет в Excel и затем согласовывать его в ECM-системе, но уж точно гораздо лучше ручной выписки списка счетов к оплате на бумажку, ее подписания, сканирования и рассылки электронной почтой (встречаются и такие сценарии!). Тип связи — ссылка на оригинальный объект из документа ECM-системы.

Продолжая предыдущий пример, замечаем магическое слово "согласование". А процесс согласования явно содержит в себе изменение атрибутов документа: реквизитов, стадии жизненного цикла или установки ЭЦП. И, возможно, из ERP-системы — перед оплатой счета — нам захочется проверить состояние электронного "образа" реестра: согласован или нет, подписан или нет. Получаем еще один типа связи: проверка значений атрибутов документа из внешней системы.

Наверняка есть и другие типы связей. Но самое главное: мы уже выходим на довольно широкий спектр требований по возможности интеграции учетных систем и архива ECM. Надеюсь, мои рассуждения будут интересны и полезны.