Пограничные задачи. Управление договорами
Распределение функций по управлению договорами между СЭД и ERP системами
Продолжая тему
пограничных задач, которые решаются на стыке различных систем, рассмотрим
задачу управления договорами.
Здесь опять возникают две задачи: работа с неструктурированными текстами документов (договора, приложения к ним, письма, заявки и т.п.) и учет структурированной информации: номера договоров, суммы платежей с привязкой к бюджетам, текущая задолженность и пр.
Очевидно, что задачи учета множества суммовых операций по договорам должны решаться в ERPсистеме с привязкой к бюджетам, расчетным счетам, бухгалтерским и складским операциям. Однако процесс формирования текстов договоров и их согласования занимает в жизни менеджеров, которые с этими договорами работают, немаловажную роль. Попытки реализовать данные функции в рамках ERP возможно и увенчаются успехом, но все же будут сложно реализуемы, поскольку, как известно, ERP системы все же ориентированы на работу со структурированной информацией. Аналогично вряд ли есть смысл пытаться реализовать на базе СЭД учет расчетов и остатков. А вот контроль сроков действия договоров можно реализовать как в СЭД, так и в ERP-системе.
Каждая система (как и человек) должна заниматься своим делом. Но интеграцию СЭД и ERPпо данной задаче необходимо организовать как можно более тесную: единые справочники, возможность просмотра документов-оснований для отдельных операций и т.д. Опять на примере рассмотрим, как может осуществляться работа:
- менеджер заводит в СЭД карточку организации и договора, которые автоматически передаются (синхронизируются) в ERP-систему. Для договоров может быть и обратная синхронизация – зависит от специфики реализации и необходимости привязки договора на стадии создания к другим справочникам ERP-системы, а вот работа с организацией в большинстве случаев начинается с СЭД;
- на основании шаблона типового договора в СЭД создает договор с текущей организацией, при этом параметры организации и договора, указанные в карточках справочников, автоматически подставляются в текст договора;
- отправляет договор средствами СЭД на согласование, подписание и регистрацию;
- при поступлении письма-заявки от покупателя на отгрузку (например, по факсу) письмо сканируется, заносится в СЭД и отправляется менеджеру;
- менеджер формирует в ERP-системе заказ на отгрузку (при этом может анализироваться задолженность покупателя, наличие товара на складе, резервироваться товар и т.д. в зависимости от функциональности ERP-системы), при удачной интеграции структурированный заказ можно привязать к письму-заявке в СЭД;
- при поступлении платежа от покупателя бухгалтер отражает операцию в ERP-системе, привязывай ее к договору и заказу, заведенному менеджером;
- из карточки договора менеджер в любой момент может получить доступ, как к текущему состоянию расчетов, так и к существующим текстам документов;
- и т.д.
Безусловно, это наиболее общий пример, который может меняться в зависимости от потребности организации и функциональности имеющейся ERP системы (функции, решаемые в рамках СЭД, носят, как правило, более стандартный характер).
В следующий раз рассмотрим CRM-системы и их связь с СЭД и ERP.
Комментарии 2
На самом деле, как правило, требуется более тесная интеграция ERP и СЭД при автоматизации договорной работы.
Я считаю, что оптимален такой расклад:
- В модуле CRM ERP проводится преддоговорная работа; возможно, в специализированном модуле ERP проводится тендер. Если принято решение о необходимости начать оформление договора, в ERP нажимается кнопка "Создать договор" и создается запись о договоре. Одновременно автоматически в СЭД формируется и частично заполняется карта документа.
- В СЭД дозаполняется карта документа, вводятся файлы с изображением документов, договор согласуется. Одновременно в ERP может согласовываться производственный заказ.
- После подписания сторонами договора в СЭД заполняется поле с признаком завершенности (да, договор подписан, по нему можно работать). После заполнения этого поля в СЭД договор попадает в архив (доступ к его редактированию и пересылке закрывается), и автоматически тот же признак завершенности попадает в соответствующую запись о договоре в ERP.
- После проставления признака завершенности в ERP открывается возможность работать с записью о конкретном договоре из разных модулей ERP- финансового, бухгалтерского, претензионно- искового, и т.д.
- Например, при получении платежки или счета- фактуры финансисты вводят его в ERP, причем сохранить и пропустить платежку можно, только привязав ее к конкретному договору. Истек срок действия договора- привязать к нему уже ничего нельзя, и ни один заказ или платежка по этому договору уже не пройдут.
При этом нужно учитывать, что лица, согласующие договор в СЭД, должны иметь возможность из СЭД посмотреть все сведения о контрагенте, хранящиеся в ERP (сколько и каких договоров с ним заключено; вовремя ли он проводил работы или платил; велась ли претензионно- исковая работа, и т.д.). А из ERP необходимо поднимать результаты согласования договора в СЭД.
В связи с тем, что договорная работа является лишь частью огромного бизнес- процесса, с нею тесно связаны другие направления деятельности организации (финансовое, бюджетирование, бухучет, тендера, преддоговорная работа, производственные заказы, претензионно- исковая работа). Как правило, эти другие части бизнес- процесса автоматизированы именно в ERP по причине того, что автоматизировать их нормально в СЭД не выйдет по умолчанию. Поэтому вопрос о том, где же автоматизировать согласование договоров- в СЭД, или в ERP, закрыв глаза на некую "сырость" модуля документооборота (он есть в любой ERP, но, как правило, оставляет желать лучшего)- достаточно спорен
Я согласна, что интеграцию СЭД и ERP можно сделать более тесной. Но во-первых, судя по моему немалому опыту внедрения ERP-систем, стоит очень хорошо подумать, прежде чем накладывать на систему дополнительные контроли и запреты. Действительность часто такова, что очень тажело ее вписать в жесткие правила (например, если оплата от партнера пришла надень позже договора, то что ее в систему занести нельзя).
А во-вторых, уже давно всем стало понятно, что засунуть все функции современной информационной системы предприяти в ERP не возможно. И тем более не стоит это делать только для того, чтобы избежать сложностей интеграции. Не может "сыроватый" документооборот ERP заменить полноценную СЭД.