СЭД и ECM: в чем разница
В этой небольшой заметке я попытаюсь как-то свести в едином тексте все встречавшиеся мне различия между определениями «Система электронного документооборота» (СЭД) и Enterprise Content Management System (ECM-система, ECMS).
В этой небольшой заметке я попытаюсь как-то
свести в едином тексте все встречавшиеся мне различия между определениями
«Система электронного документооборота» (СЭД) и Enterprise Content Management System (ECM-система, ECMS).
Итак, варианты (к слову, не всегда взаимоисключающие):
1.ECMS – просто западный аналог СЭД.
2. Структура ECM четко зафиксирована (Gartner, AIIM), а структура СЭД не имеет четкого определения и варьируется от производителя к производителю.
3. Концепция СЭД предусматривает упор на делопроизводство (автоматизация работы делопроизводителей), в то время как концепция ECM предусматривает расширенное толкование документа, содержит больше модулей (приложений). Т.е. СЭД – ýже ECM.
4. СЭД шире ECM и строже ECM, т.к. содержит все, что есть в ECM (во всяком случае, в потенциале) и предусматривает дополнительно автоматизацию российского делопроизводства.
Если интересно мое мнение, то мне близка точка зрения 2 (ECM определена строже) и что-то среднее между 3 и 4 (СЭД содержит дополнительные модули, но не обязана содержать все, что содержит ECM-система). Кстати, не подскажете, зафиксировано ли где-то в российской практике стандартизации определение СЭД? Мои поиски ни к чему не привели.
Комментарии 5
К сожалению, Максим, "слона то Вы и не приметили". Очень рекомендую прочитать, как эта разница описывается в европейских требованиях к СЭД - MoReq2:
http://www.cornwell.co.uk/moreq2/MoReq2_body_v1_02.pdf
10.3 Document Management and Collaborative Working (p.123)
Здесь описана разница между EDMS (aka ECMS), и ERMS = СЭД.
Аналогичный материал на русском языке есть в переводе перевод MoReq:
http://www.gdm.ru/upload/document/moreq_ru.zip
См. п. 10.3 Управление информационными документами (стр.74)
Если коротко суммировать, то в современных ECM-системах модуль управления документами (RM) обычно является опциональным. Основные модули ECM нацелены на работу с информацией, в то время, как RM-модуль обеспечивает работу с юридически значимыми документами. Если информацию контролирует, как правило, ее автор, который может ее свободно модифицировать, - то документы, напротив, контролирует организация, и они защищены от модификации и уничтожения.
Все-таки в данном случае это получается адаптация англоязычного термина (пусть максимально полно соответствующая значению "СЭД")...
Кстати, мне очень понравилось разделение определений "информация" и "документ" (или, скажем, "информационный документ" и "служебный/официальный документ") через определение того, кто контролирует документ. Спасибо.
Да, может быть жаль, что для систем обработки корпоративного контента не принят свой "Указ чистоты" (изданный в 1516 году баварским герцогом Вильгельмом IV нормативно-правовой акт, регламентирующий состав пива и его предельную цену). До этого указа что только в пиво не добавляли: и травы, и фрукты, и ягоды, и даже бычью желчь :)
Вот и сейчас каждый производитель или организация трактует трех- и четырехбуквенные сокращения по своему...Так, например, по мнению того же AIIM, RMS и DMS входят в понятие ECM, и если взять это мнение за основу, EDMS никак не равно ECMS...
Сергею: Если какое-то различие и наблюдалось лет пять назад между ECMS и EDMS, то оно уже исчезло. Назовите-ка мне продукт. который сегодня позиционируется как EDMS - их нет. Зато почти все системы управления контентом несколько лет назад назывались именно EDMS.
Мне пришлось, кстати говоря, убеждать в этом разработчиков стандарта MoReq2, - и в итоге они согласились! И раздел 10.6 теперь начинается со слов: "Современная ECMS включает все или большинство функциональных возможностей EDMS".
Если же обратиться к истории, то в далекие времена, когда системы для работы с информацией и системы управления веб-контентом были разными "зверями", а ассоциация специалистов по управлению контентом AIIM придумывала свои определения, - под ECMS понималась система, одновременно решающая обе эти задачи.
Ни на одной EDMS нельзя построить магазин продажи мультимедиа и генератор симуляторов для подготовки персонала . Не започены они на управление содержанием, то есть для формирования новых метаданных на основании структуры входной информации. Это возможно при наличии семантической модели данных, которая подразумевает управление взаимосвязями объектов. Развитого механизма управления связями и даже наметков системы их построения я не увидел в EDMS, ходя и есть отдельные элементы фиксирования связей. ECM нового поколения все больше будут переходить на технологию MOF (ISO 19502). Такого перехода среди EDMS я не наблюдаю. За прикладными задачами EDMS упускают технологические.