8 мифов об управлении информацией

В последнее время на западных блогах, в том числе и на таком авторитетном ресурсе, как AIIM, стала популярной тема полномасштабного управления информацией (Information Governance). Термин пока для нас не совсем понятный и привычный. Статья Деборы Джунк «8 Myths About Information Governance», в которой приводятся самые распространенные заблуждения относительно Information Governance, приподнимает завесу тайны и даёт нам более глубокое понимание полномасштабного управления информацией.

1. Полномасштабное управление информацией – это всего лишь замысловатое название процесса управления официальной документацией.

В основе традиционного делопроизводства лежит работа с бумажными архивами, в которых когда-то хранилось множество Отчетов действительно с большой буквы. Семьдесят пять лет спустя мы видим, что большая часть документации представлена уже не в бумажной форме, и почти все коммуникации автоматизированы. В связи с этим серьёзное беспокойство вызывает информационная безопасность. Действительное положение дел таково, что мы относимся к хранению информации в цифровой форме по принципу «с глаз долой, из сердца вон», и именно это является причиной накопления огромного количества информации, которая, будь она в бумажной форме, была бы давно уничтожена.

В ответ на сложившуюся ситуацию сформировалась такая дисциплина, как полномасштабное управление информацией, “… комплексный, скоординированный подход организации к управлению рисками и соблюдению правовых норм и требований относительно информации, повышающий её ценность”. (Комментарий североамериканского правового центра «The Sedona Conference» по вопросам полномасштабного управления информацией, декабрь 2013).

2. Для того чтобы начать, нужно будет разработать масштабный проект системы управления информацией.

Бездействие – ваш враг, и вы должны сделать все возможное, чтобы победить его. А это значит, просто сделать хоть что-то. Это может быть выявление и устранение каких-то явных проблем, например, перегрузки почты. Или решение такого насущного вопроса, связанного с управлением информацией, как покупка дополнительного пространства для хранения данных. Возможно, вы захотите пересмотреть свои позиции и решите, что имеет смысл просто избавиться от ненужной информации. Также это может быть разработка концепции по внедрению полностью сформированной системы управления информацией, реализацию которой нужно проводить постепенно, начиная с небольшой группы и дорабатывая детали, поскольку в дальнейшем это затронет и остальную часть организации.

Важно понять, что вы можете совершать какие-то небольшие шаги, ориентируясь при этом на долгосрочные цели по внедрению полномасштабной системы управления информацией в вашей компании.

3. Управление информацией – работа ИТ-департамента.

Информационные Технологии как дисциплина, конечно, тесно связаны с управлением информацией, но они лишь его малая часть. И в своих бесчисленных комментариях эксперты сошлись на том, что для обеспечения всестороннего управления информацией действительно «нужна целая деревня» (прим. «Нужна целая деревня» – книга Хиллари Клинтон, опубликованная в 1996 г.).

Так кто же должен руководить процессом управления информацией? Обычно это делает инициатор проекта. Это может быть как ИТ-департамент, так и юридический отдел или ревизионно-контрольный отдел. Независимо от того, кто выступает инициатором, все в итоге сводится к личной ответственности. Управление информацией касается каждого.

4. Я могу просто купить дополнительное пространство для хранения данных и не волноваться об управлении информацией.

Конечно, приобрести дополнительное пространство для хранения данных довольно легко, особенно когда начальная закупочная цена всё продолжает снижаться. Однако здесь не учитывается то, что реальная стоимость дополнительного пространства для хранения данных не равна цене закупки. В зависимости от того, какие цифры вы берете, действительные затраты средств за год могут в 5-7 раз превысить стоимость аппаратных средств. Более того, помимо этого необходимо учитывать и нематериальные расходы, связанные с падением производительности и упущенными возможностями.

Получается как в поговорке «скупой платит дважды». У нас есть два варианта: мы можем либо не спешить и попытаться сдержать увеличение объема пространства для хранения данных (и избежать, таким образом, преждевременной покупки), либо дальше продолжать наращивать информационный избыток и в следующем году столкнуться все с той же проблемой.

5. Покупка ECM-системы решит проблему полномасштабного управления информацией

В определенный момент, вам, возможно, захочется освоить более структурированные и автоматизированные способы управления контентом, и ECM – это именно то, что нужно. Однако, как и в случае с любыми другими технологическими покупками, вам необходимо все тщательно взвесить. Очевидно, что в первую очередь нужно обратиться к вашим явным проблемам, например, к неспособности быстро найти информацию, и, определив регламент работы с документами, тегами метаданных и разработав общие правила, убедиться, что ваша основная информационная структура надежна. В конечном счете, все это понадобится для ECM. Единственная причина провала внедрения корпоративных систем – это отсутствие планирования.

6. Мои сотрудники будут протестовать, если я навяжу им правила управления информацией.

Может быть, кто-то и поворчит, но большинство сотрудников будут рады наконец-то понять, что им нужно делать со всей этой информацией. Многие потратили годы, прилагая огромное количество усилий, чтобы организовать информацию, правда, делая это «в качестве подстраховки» или, в худшем случае, чтобы «спасти свою шкуру».

7. Моя компания слишком невелика, чтобы придавать значение полномасштабному управлению информацией.

Нет такой компании, которая была бы слишком мала. Вы, конечно, можете утверждать, что малым и средним организациям гораздо сложнее управлять информацией. Они располагают меньшим количеством выделенных ресурсов, а для осуществления ИТ-функций пользуются услугами сторонних компаний или облачными сервисами. Многие из них считают, что находятся вне ведома контролирующих органов, но, как, например, убедились работники здравоохранения, правила HIPAA (Прим.: федеральный закон США, который устанавливает правила в отношении того, кто может просматривать и получать медицинскую информацию человека) одинаково распространяются как на большой, так и на малый бизнес. Говоря о малом бизнесе, стоит также привести в пример компанию Fazio Mechanical, которая стала жертвой крупной утечки данных в прошлом году.

Управление информацией связано не только с тем, как она хранится, но и с тем как создается, защищается, используется и удаляется. Помните, что все это – ответственность одного сотрудника, который может попасться на фишинг и стать причиной утечки данных. Это тоже является частью полномасштабного управления информацией.

8. Полномасштабное управление информацией требует слишком больших денежных затрат.

А управление финансовыми активами требует слишком больших денежных затрат? А что насчет обслуживания офиса? Информация – это тот же бизнес-актив, и дальновидные компании стремятся повысить его полезность, следуя при этом правовым нормам, выполняя требования и управляя рисками. Вы, возможно, слышали ту старую поговорку, в которой говорится, что, если вы думаете, что старость плоха, вам нужно попробовать что-то другое. Хотя действия, которые мы предпринимаем для повышения эффективности управления информацией, могут стать причиной непредвиденных расходов, неэффективное управление информацией ведет к увеличению постоянных затрат, связанных с растущими требованиями к хранению данных и непродуктивным поиском информации, не говоря уже о риске совершения правовых ошибок и утечки данных.

Фактические расходы можно снизить, если не полностью устранить, применив к управлению информацией стратегию «отсчет от нуля». Сначала сократите расходы, замедлив рост объема информации и проанализировав более критично такие временные технологические нужды как архивация почтовых сообщений или приобретение дополнительного пространства для хранения данных. Разработайте политику электронных коммуникаций и обучите ей сотрудников. Стряхните пыль со своего старого порядка хранения официальных документов, обновите его и примените по отношению к своим устаревшим бумажным архивам и хранилищам данных. Добиться успеха сейчас, не прибегая к большим затратам – это реально.

Перевод: Ксения Саушкина

Источник: AIIM