Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Эксперты
Межкорпоративный документооборот (внешний ЭДО)

Часть 1. Переход на электронный документооборот. С чего начать обмен с контрагентами?

  3 комментариев Добавить в закладки

Партнёр проекта «Электронный документооборот. Школа бухгалтера»:

Сервис обмена электронными документами Synerdocs

В серии статей «Электронный документооборот. Школа бухгалтера» эксперты ECM-Journal рассказывают всё, что нужно знать бухгалтеру о внутреннем и внешнем ЭДО. В этом материале вы узнаете: какие процессы уже переводят в цифру, нужно ли что-то менять в компании и с чего начать безбумажное взаимодействие с контрагентами.

Многие компании переводят документы в цифровой вид. Изменения проходят как внутри организации, так и в работе с контрагентами. Часто инициатором становится бухгалтер, потому что именно ему приходится работать со стопками бумаг, заводить их в систему и тратить на это уйму времени. Благодаря автоматизации он избавляется от рутины и освобождает драгоценные часы для более важных дел.

Однако переход на электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами – дело не пяти минут. Для начала нужно разобраться в терминах и понять, как он работает на самом деле и будет ли 100% полезным для вашей компании.

Электронные документы в бухгалтерии. Нужны ли перемены?

Бухгалтерский учёт нельзя представить без документов. Стопки бумаг и папки в шкафах сопровождали этот процесс годами. И вот, наконец, всё изменилось – внутренний и внешний документооборот стал электронным.

Ещё недавно в России от бумажного взаимодействия отказывались на уровне компании – многие цифровизировали внутренние бизнес-процессы. Использовали как стандартные ERP- и BPM-решения – для учета и управления бизнес-процессами, так и ECM-системы – для управления не только процессами, но и контентом предприятия.

 

Безбумажные процессы активно выходят за контур одной компании. Возникло новое понятие – межкорпоративный документооборот. Подробнее об этом – в специальном разделе ECM-Journal.

 

 

Бизнес уже оценил выгоды ЭДО и стремится автоматизировать взаимодействие с контрагентами. Особенно выгодны такие изменения в бухгалтерии. Рассмотрим на примере:

  • бухгалтер создаёт акт выполненных работ в 1С или другой учётной системе, выводит его на бумагу, ставит подпись/печать и отправляет компании-партнёру;
  • секретарь принимает акт от курьера или забирает из почтового отделения. Затем помещает документ в МФУ, делает скан и заносит его в информационную систему. А бедный бухгалтер уже вручную делает проводку в своей учётной системе.

При этом бумажный документ, который привезли секретарю, нужно ещё обязательно хранить. А что если его потеряли, испортили в пути или при оформлении допустили ошибку?

Правильно, все этапы работы с документами повторяются – акт приходится печатать заново, отправлять и тратить деньги, время, нервы... А бухгалтер на другой стороне вынужден ждать документ неделями, а иногда месяцами.

Знакомая ситуация? Если да, то компании пора переводить внешний документооборот в цифру. Только так можно исключить потери и порчу документов, избавиться от затрат на печать и доставку.

Выгоды на реальном примере – при использовании сервиса Synerdocs:

Способы обмена электронными документами

После решения перейти на безбумажное взаимодействие с бизнес-партнёрами должен быть второй шаг. Теперь нужно выбрать, как именно обмениваться такими документами.

Обычно рассматривают два способа:

1. Прямой обмен электронными документами. Чтобы он был юридически значимым, нужно заранее заключить с контрагентами специальное соглашение.

В документе необходимо обязательно уточнить порядок и условия безбумажного документооборота. В том числе нужно указать, как именно участники обмена планируют отправлять, получать и подписывать электронные документы. Важно: если обе стороны готовы работать с усиленной квалифицированной подписью, то соглашение подписывать необязательно. Если же подписи используются другие, то оно требуется.

В любом случае таким способом можно отправлять файлы-оригиналы прямо на email компании-получателя. Вот только эта схема работает не всегда – есть ограничения по видам документов, которые бизнесу можно подписывать и отправлять таким способом. Например, так нельзя обмениваться УПД или счетами-фактурами. И вот тогда «спасает» второй вариант.

2. Обмен через оператора электронного документооборота, а точнее через его специальный сервис.

Образец соглашения об обмене электронными данными с участием оператора и подробнее об оформлении документа – в статье ECM-Journal.

Компания-пользователь подключается к сервису и одновременно к сети доверенных операторов и единому регламенту обмена. И всё, теперь остаётся только оплатить услуги, зарегистрировать себя и контрагента в сервисе, и можно легитимно создавать, подписывать, отправлять и получать счета-фактуры и другие электронные документы. 

 «Оператор ЭДО нужен, когда обмениваться нельзя напрямую. Все такие случаи описаны на законодательном уровне. Например, нелегитимным будет обмен электронными счетами-фактурами по email – делать это нужно только через специализированного провайдера услуг. Требование содержится в Приказе Минфина России от 10.11.2015 года № 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи». Причина регулирования здесь понятна: если возникнут споры, то оператор сможет подтвердить, что счёт-фактура была выставлена конкретному контрагенту, а он получил документ в сервисе».

Татьяна Жигалова, аналитик Synerdocs

 

Как перейти на ЭДО

Итак, вы выбрали максимально легитимный способ – работать с контрагентами через оператора ЭДО. Чтобы перейти на безбумажное взаимодействие, нужно пройти три шага:

  • выбрать сервис и зарегистрироваться;
  • купить сертификат электронной подписи (ЭП) – услугу может предоставить оператор;
  • подключить партнёров к ЭДО. Это можно сделать самостоятельно или опять же через оператора. 

Подключиться к сервису обмена

Для начала нужно выбрать сервис, который действительно подходит. Провайдеры предлагают разные тарифы и возможности – как технические, так и организационные. Все условия можно найти на сайте или обсудить по телефону, email.

Для подключения нужно зарегистрироваться в сервисе – придумать логин и пароль. Второй вариант, если уже есть сертификат ЭП, – пройти аутентификацию по нему. Параллельно пользователю предлагают принять правила работы в сервисе и подписать публичную оферту (лицензионный договор).

Купить сертификат электронной подписи

Приобрести его можно в удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию в Минкомсвязи России. Список опубликован на сайте министерства. Удостоверяющим центром может быть и сам оператор ЭДО. Иногда он выдаёт сертификаты через организацию-партнёра.

 

«Если обратиться к ФЗ №63 «Об электронной подписи», то станет понятно – сертификат ЭП идентифицирует конкретное лицо, которое может работать с документами от имени организации и на основании ей устава (доверенности). То есть пользователь у сертификата один, передавать кому-либо его нельзя. Точно так же, как если бы человек подписывал документы собственноручно – на бумаге».

Татьяна Жигалова, аналитик Synerdocs

 

 При этом важно правильно выбрать электронная подпись, сертификат которой понадобится. На данный момент есть три варианта: усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная и простая.

Согласно ФЗ №63 документы, подписанные любым видом ЭП, – то же самое, что и бумажные с собственноручной подписью.

Какая подпись нужна для бухгалтерии и как её получить, читайте в следующей статье >>

Подключить контрагентов

Если партнёров в сервисах ЭДО нет, то обмениваться документами будет не с кем. Максимум эффекта от перехода организации на электронный документооборот можно получить только тогда, когда все контрагенты готовы к изменениям или уже работают по-новому.

«Для начала нужно сообщить им, что теперь используете сервис для обмена электронными документами. Пригласите контрагентов подключиться к ЭДО – напишите email, расскажите о новой возможности по телефону или при встрече. Главное – представить выгоды отказа от бумаг. Для контрагента и вас это не только экономия в рублях, но еще и ускорение совместных процессов».  

Татьяна Жигалова, аналитик Synerdocs

Что делать, если партнёр использует сервис другого оператора ЭДО? Есть два решения. Первое – подключиться к нему самому. Но только если контрагентов много и каждый из них использует свой сервис, придётся оплачивать услуги множества провайдеров. Для бухгалтерии это большой минус – расходы явно увеличатся.

Роуминг в ЭДО

Это второй и более рациональный вариант. Благодаря этой технологии можно обмениваться документами с контрагентами, которые используют другой сервис. Для настройки роуминга ЭДО, нужно обратиться к своему оператору.

В переводе контрагентов на безбумажный документооборот используют «кнут» и «пряник». Чем именно отличаются методы – в материале ECM-Journal.

А теперь коротко

В бухгалтерии уже, как правило, используют учётную систему, сервис для сдачи отчётности и другое ПО. То есть внутри компании документооборот и процессы уже обычно автоматизированы.

Чтобы перейти от внутреннего цифрового взаимодействия к внешнему, нужно выбрать сервис, зарегистрироваться в сервисе, оплатить тариф и купить сертификат электронной подписи. Всё, теперь можно приглашать контрагентов к обмену.

Большую часть работ можно не делать самому – многие операторы ЭДО выполняют их за клиентов. Нужно лишь обратиться к ним за помощью.

 

Читать дальше:

Больше материалов для бухгалтера на ECM-Journal >>

Источник: klerk.ru

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (3)
Виктор Лапшин 15 марта 2018 г. 16:52  

Добрый день. А есть статьи и примеры внедрения внутреннего электронного документооборота бухгалтерских документов (накладных, актов, наряд-заказов и тп)?

Виктор Лапшин 16 марта 2018 г. 13:05  

(дополнение к вопросу). В тч включая подписание таких документов , создаваемых в бухгалтерской программе, например 1С8, электронной цифровой подписью. При этом подписание ЭЦП "запускается" из бух.программы и оттуда же можно распечатать печатную форму документа с штампом-указанием на ЭЦП.

Елена Питомцева 19 марта 2018 г. 20:17  

Виктор, очень хороший пример -- это проект-победитель конкурса ИТ-проектов в области СЭД автоматизация работы с финансовыми документами в "Раменском приборостроительном конструкторском бюро" https://club.directum.ru/awards/result2017 Там есьт интеграция с 1С.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев