Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Межкорпоративный документооборот (внешний ЭДО)

Акт приема-передачи материальных ценностей на хранение серии МХ. Образец работы в электронном виде для ритейлеров

  0 комментариев Добавить в закладки

Российский бизнес планомерно уходит от использования бумаги: внедряет системы CRM, ECM (и не только), переводит процессы в электронный вид. Естественным стало отправлять и принимать документы через сервисы обмена. Что самое интересное, прежние страхи и опасения, связанные с правомерностью применения электронных документов, рассеиваются.

Примечательны в этом отношении торговые компании, где за день проходят порядка сотен, а то и тысяч операций. Здесь «рождаются», отправляются и ждут своего подписания электронные договоры, счета-фактуры и другие документы. Однако о возможности обмена некоторыми специфичными видами документов в электронном виде, в частности актами серии МХ, представителям ритейла известно не так много. В своей практике я не раз сталкивалась с такой реакцией клиентов, когда они удивленно спрашивали: «А что, так можно было?». Конечно, можно. Давайте разбираться, откуда «ноги растут».

Отдаем на хранение?

Часто у торговых организаций нет собственных складов для хранения продукции, поэтому они используют площади, например, логистических компаний. Какие документы возникают на данном этапе, в чем специфика работы с ними и можно ли перевести их в электронный вид?

Унифицированные формы первичной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) в местах хранения предполагают около 21 формы. Законодательство не запрещает переводить их в электронный вид. Но отдельного внимания заслуживают МХ-1 и МХ-3, от бумажных версий которых любая современная компании стремится скорее избавиться по причине их огромных объемов.

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 года №402-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О бухгалтерском учете» (далее – №402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. МХ-1 (акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение) и МХ-3 (акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение) не являются ценными бумагами, в отличие от складских свидетельств, но служат, как минимум, для учета и отчетности. Организация-хранитель ТМЦ, осуществляющая свою деятельность по договорам хранения, на основании МХ-1 и МХ-3 ведет журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на склад (форма МХ-2). Аналогично и поклажедателю (организация, чьи ТМЦ находятся на хранении) они нужны для ведения отчетности.

Приемка и сдача материалов всегда оформляется документально. Однако, подобные операции не влекут изменений финансовых показателей ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете как в составе доходов, так и в составе расходов, при этом отсутствие операций придется отстаивать в суде.

Только представьте ситуацию: у магазина десятки торговых точек, в день завершаются около ста операций по отгрузке продукции со склада в розничные точки и обратно. Стоит учесть, что не весь товар реализуется и его необходимо снова возвращать на хранение. Какое количество бумажных документов возникает? Сказать «много» – не сказать ничего. На каждую партию составляется акт приема-передачи на хранение (при поступлении) и акт возврата (при отправке в магазины), к тому же груз сопровождают накладная ТОРГ-12 (или в некоторых случаях может быть ТОРГ-13), счет-фактура, транспортные накладные, сертификаты качества и другие документы.

Сотрудники склада оформляют акты МХ при принятии и отгрузке груза, подписывают документы с двух сторон: кладовщик и представитель организации, которая сдает ТМЦ на хранение. Составляется акт в двух экземплярах для каждой стороны.

Как магазину, кладовщику и другим задействованным в этом процессе лицам избавиться от лавины бумажных документов? Я задала этот вопрос своему коллеге, который непосредственно общается с представителями бизнеса и подтверждает их заинтересованность в ЭДО.

 

Игорь Толпыго, руководитель проектов Synerdocs

«Действительно, всё чаще наши текущие и новые клиенты, в большинстве своем торговые компании, обращаются к нам с просьбой избавить их от огромных объемов бумажной документации, связанных с внутренним перемещением и передачей товаров. Запросы по переводу актов серии МХ в электронный вид сейчас особенно участились. Как правило, эти документы служат лишь для отчетности, хранятся в пыльных коробках и ждут своего часа, ведь может быть организована проверка, скажем, раз в пятилетку. Упростить процессы хранения и поиска мы предлагаем с помощью сервиса Synerdocs. Безусловно, бизнес-процессы у компаний различны, возникают вопросы с подписанием актов серии МХ, тем не менее, они решаемы».

Оформляем акты МХ электронно по букве закона

В письме от 12.09.2016 года №03-03-06/2/53176 Министерство финансов указало, что виды возможных электронных подписей, используемых при оформлении первичных документов, устанавливаются федеральными стандартами бухучета. Поскольку на данный момент такого стандарта нет, налогоплательщик может использовать любую электронную подпись при оформлении первичных учетных документов, соблюдая при этом требования Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи».

В соответствии с пунктом 2 статьи 9 №402-ФЗ к обязательным реквизитам первичного учетного документа относятся:

●    его наименование;

●    дата составления;

●    наименование экономического субъекта составителя;

●    содержание факта хозяйственной жизни;

●    величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

●    наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

●    подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Таким образом, запрета на перевод документов серии МХ в электронный вид не существует, однако они должны содержать все необходимые реквизиты и подписи.

Оформляя МХ в электронном виде либо отправляя его как неформализованный документ, например, в формате PDF, помните, что для визирования необходимы сертификаты электронной подписи для обоих подписантов.

Итак, какие выгоды от перевода МХ в электронный вид получает компания?

●    Значительная экономия бумаги.

●    Меньше времени на заполнение, отправку и пересылку.

●    Быстрые корректировки и снижение количества ошибок.

●    Удобство работы и хранения. При необходимости можно найти любой документ, выгрузить, распечатать и представить в контролирующие органы.

●    Полное исключение потери документов.

Мнения экспертов: Levi's и Askona

В теории все выглядит гладко. А как обстоят дела на практике? Представляю два ярких примера, взятых опять же из торговой отрасли.

Первый пример про российский филиал американской компании Levi's®, где уже приготовились к старту обмена МХ-1 и МХ-3. Что ожидают сотрудники и руководство Levi Strauss & Co от этого шага?

https://fullhdpictures.com/wp-content/uploads/2016/09/Levis-Logo.png

Николай Соломатников, Специалист по логистике

«К переводу в электронный вид подтолкнуло то, что у нас достаточно большой объем актов о приеме-передаче и возврате товарно-материальных ценностей и мало времени на их обработку. Чем больше документов и процессов переводятся в электронный вид, тем проще становится ими управлять.

Наша цель – упростить процесс архивации и доступа к архиву, сократить время на обработку МХ. Ну и, конечно же, go green!».

Если Levi's только планирует стартовать обмен, то компания Askona, напротив, уже активно отправляет МХ в электронном виде. И это наш второй пример. О том, как крупнейшая фабрика по производству анатомических матрасов в Восточной Европе, лидер индустрии товаров для сна в России, отказалась от бумажных МХ, рассказывает ИТ-директор Екатерина Удальцова.

 

Екатерина Удальцова, ИТ-директор Askona

«Перед нашей компанией стояла задача организовать межкорпоративный документооборот юридически значимыми электронными документами между предприятиями холдинга (внутрихолдинговый обмен). В рамках проекта реализовали обмен как формализованными, так и неформализованными (МХ-1 и МХ-3) документами. Планомерно избавляемся от тонны бумажной документации, которая по большому счету необходима только для внутреннего учета (именно в части актов по форме МХ). Сейчас уже значительно сократились издержки за счет исключения печати и более дешевой отправки, сроки доставки составляют считанные минуты, документы не теряются. При этом мы не планируем останавливаться на достигнутом – перевода в электронный вид ожидают и другие виды документов».

Что будет дальше?

В чем конечная цель перевода документов в электронный вид? Ведь не только в том, чтобы идти в ногу со временем? Разумеется, переход на ЭДО позволяет выстроить процессы таким образом, чтобы любые операции производились в один клик (в идеале), люди не растрачивали время на работу с бумагой, кадровые и финансовые ресурсы были оптимизированы. Уже сегодня через сервисы обмена отправляют и получают множество видов документов, в том числе и акты МХ. Но даже несмотря на это, процент «идущих в ногу со временем» компаний остается мал. Причин несколько: кто-то не в курсе, что можно перевести некоторые виды документов в электронный вид; кто-то все еще опасается ЭДО; кто-то просто привык работать с бумагой и не спешит менять устои.

Тем не менее, деловой мир делает попытки и шаги навстречу цифровому будущему, и как показывают примеры Levi's® и Askona, даже специфические процессы могут быть автоматизированы.

Источник: www.synerdocs.ru

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев