Журнал о системах электронного документооброта (СЭД)
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Рубрики
Межкорпоративный документооборот (внешний ЭДО)

«Электронные грузоперевозки»: как избавиться от бумаги в пути?

  0 комментариев Добавить в закладки

Константин Тасмаев, бизнес-аналитик Synerdocs

action, asphalt, back light

По данным Росстата, в июле 2018 года автомобильным транспортом было доставлено 518 648,2 тысяч тонн груза. Можно предположить, какой внушительный поток бумажных документов сопровождал процессы грузоперевозок. Давайте вместе выясним, почему в транспортно-логистических компаниях (далее – ТЛК) документооборот достигает таких объемов, и заглянем в его возможное «электронное» будущее.

Для начала предлагаю рассчитать примерное количество транспортных накладных, сформированных за месяц по грузоперевозкам.

Если среднестатистическая вместимость автомобиля – 5 тонн, а каждую транспортировку сопровождает одна накладная, то путем нехитрых вычислений получаем примерно 104 млн документов в месяц.

Число неточное, но оно позволяет представить весь масштаб документооборота. Более того, оно увеличится, если принять во внимание, что зачастую в кузове одного автомобиля перевозится несколько партий груза для разных получателей, и на каждую партию формируется отдельная накладная.

Традиционная схема: долго, зато надёжно?

Рассмотрим, как сейчас протекает работа с бумажной транспортной накладной (далее – ТрН) в большинстве транспортно-логистических компаний:

Чаще всего ТрН формируют в момент приемки товара водителем – перед погрузкой в автомобиль. Согласно Постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 №272 документ составляется в трех экземплярах – для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Но распространены случаи, когда создается и большее количество ТрН.

1.   Несмотря на то, что подписание и обмен транспортными накладными происходит традиционно на бумаге, документы формируются с использованием информационных и технических средств, например, в интерфейсе WMS- или TMS-системы предприятия. Большинство разделов заполняются автоматически. Сотрудники распечатывают документ и вручную вносят данные в оставшиеся поля.

2.   На следующем этапе уполномоченный сотрудник грузоотправителя и водитель подписывают документ.

3.   После доставки товара грузополучатель вносит в накладную данные о фактической дате и времени прибытия автомобиля на выгрузку, проставляет отметки о состоянии груза. Ответственный сотрудник грузополучателя и водитель подписывают документ.

4.   Казалось бы, теперь ТрН подписана всеми сторонами грузоперевозки, и цепочка документооборота закрыта. Но это не так: подписанный экземпляр может еще долгое время колесить в пути от грузополучателя к грузоотправителю, задерживая тем самым оплату транспортных услуг.

Как сделать так, чтобы владелец груза получал готовый документ уже через несколько минут после подписания? Легко. В следующей главе я подробно расскажу о том, как ускорить возврат накладной и минимизировать риск потери.  

Как перейти от «бумажной» реальности в цифровое будущее с электронной транспортной накладной?

Все участники цепочки поставки (грузоотправитель, грузополучатель и транспортная компания) сегодня могут использовать ЭТрН в сервисе электронного обмена документами Synerdocs. На схеме представлена последовательность подписания документа в сервисе Synerdocs:

1.   Ответственный сотрудник грузоотправителя создает и подписывает транспортную накладную в своей учетной системе.

2.   Водитель принимает груз и оставляет подпись в документе, используя наиболее приоритетный инструмент мобильного подписания:

 

чат-бот для мессенджера Viber:

Screenshot_20181022-144929     Screenshot_20181022-143748

или СМС

смс

 

3.   Водитель поставляет товар. Вместо бумажного носителя у него есть печатная форма транспортной накладной, с которой он может ознакомиться прямо в смартфоне – в интерфейсе чат-бота.

4.   Грузополучатель оставляет подпись в документе в момент приемки материальных ценностей, подтверждая, что груз прибыл в пункт назначения.

5.   Во время сдачи груза водитель повторно использует чат-бот или СМС-подписание.

6.   Последней документ подписывает транспортно-логистическая компания. При этом накладная будет доступна перевозчику с самого момента ее отправки грузополучателем.

Заметили, что порядок подписания электронной транспортной накладной не сильно отличается от традиционного на бумаге? Это действительно так, и бизнесу не составит труда перейти на документооборот в электронном виде.

Выбираем приоритетный путь работы

Решая перевести транспортные накладные в электронный вид, компания-заказчик ищет наиболее подходящий вариант работы. Специалисты сервиса предлагают следующие:

Для грузоотправителя, грузополучателя, транспортной компании

Для водителя

1. Работа в интерфейсе веб-клиента Synerdocs.

2. Интеграция с учетной системой тремя способами:

●    Установка готовой обработки для 1С,

●    Настройка универсального сервиса интеграции,

●    Самостоятельная настройка с помощью методов API.

3. Универсальный сервис интеграции Synerdocs, подходящий к любой учетной системе.

1. Использование чат-бота мессенджера Viber.

2. Работа с документом посредством СМС-сообщений.

Выгоды использования ЭТрН для всех участников грузоперевозок:

●    На подписание документа уходит минимум времени.

Традиционный документооборот в рамках одного города длится не менее суток. Если же речь идет о междугородних перевозках, то время работы с транспортной накладной увеличивается пропорционально расстоянию маршрута и может достигать нескольких недель. С переводом работы в электронный вид перевозчик получает накладную сразу после подписания последним участником.

●    Документы больше не теряются.

Напомню, что бумажные ТрН «путешествуют» бок о бок с водителем, преодолевают вместе с ним тысячи километров. В пути бумага испытывает на себе трудности кочевой жизни, отчего часто теряет первоначальный вид. Нередки и случаи утери документов.

А теперь представьте, как удобна электронная транспортная накладная. Она спокойно «лежит» в сервисе, ей не страшны никакие погодные условия и потери.

●    Исчезает проблема с хранением накладной и ведением объемных архивов.

Первичные документы по умолчанию находятся в сервисе обмена Synerdocs. Условия и сроки хранения документов обсуждаются индивидуально.

Еще больше о том, почему полезно переходить на ЭТрН, написала моя коллега бизнес-аналитик Алиса Муратова в статье «И у меня на это 5 причин» © Или для чего использовать электронную транспортную накладную?». Рекомендую к прочтению.

Хотелось бы ознакомиться и с вашими рассуждениями, какие выгоды или вред вы видите в том, чтобы прямо сейчас отказаться от бумажных документов в грузоперевозках в пользу электронных. Делитесь своим мнением в комментарии.

 

 

Источник: Synerdocs

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев