Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру
Электронные архивы

Электронный архив документов. Главные ИТ-тренды 2020

  5 комментариев Добавить в закладки

 

Хранение бумаг для бизнеса – уже анахронизм. Это подтверждает и нацпрограмма «Цифровая экономика», и реальный опыт компаний в России. С какими сложностями сталкиваются ИТ-директора при создании электронных архивов документов и как их решить? На вопросы itWeek отвечает Артём Пермяков, директор по перспективным исследованиям Directum.

­– Артём, насколько популярны сейчас электронные архивы документов? Какие тренды считаете главными?

– Все электронные архивы документов можно разделить на два направления – оперативные и долговременного хранения. Первые – это уже мастхэв. Оперативные архивы могут быть специализированными – финансовый для хранения и удобной обработки первичных учётных документов, архив клиентских досье – для банков, архивы проектно-сметной документации и т.д.. Все они обеспечивают быстрый доступ к информации, причём с возможностью удалённой работы.

Особняком стоят архивы с долговременным хранением юридически значимых документов. Этот тренд активно набирает обороты. Причина – если не обеспечить надёжное доверенное хранение, то невозможно перевести в электронный вид документы со сроками хранения 10, 25, 75 и более лет. А работа с таким документами в бумаге уже начинает выглядеть анахронизмом. Вопрос юридически значимого хранения был включен в национальную программу «Цифровая экономика».

Сейчас компании занимаются качественной проработкой процесса управления юридически значимыми электронными документами, а также проектируют ИТ-решения в области их хранения. Иначе нельзя заявлять, что в организации есть полноценный электронный документооборот и цифровые процессы.

– Как ИТ-директора выстраивают архитектуру электронного архива, какие выбирают аппаратно-программные средства?

– Создание операционных электронных архивов обычно связаны с автоматизацией бизнес-процессов, поэтому здесь каких-то особенностей нет. Задачи можно решить с помощью одной системы.   

Если рассматривать проекты создания архивов долговременного хранения, то это совершенно другая история.

Электронные документы на предприятиях создаются во множестве информационных систем – там же, где они обрабатываются. Это ERP-, HR-системы, а также системы сметной, технологической документации и т.д.. То есть используются не только системы электронного документооборота. Большинство систем не предназначены для длительного хранения документов, такой функциональности в них нет.

Долговременное хранение электронных юридически значимых документов – непростая техническая задача.  Выполнять её в отдельных системах – это часто нецелесообразно. Правильным и эффективным решением будет создание отдельной системы, которая сможет выполнять все процедуры обеспечения юридической значимости.

Создание такой единой системы хранения позволяет разгрузить оперативные информационные системы, использовать для больших объёмов архивной информации более дешёвые носители и аппаратные средства. Также это обеспечит единые принципы хранения информации и доступа к документам, высокий уровень безопасности и устойчивость к сбоям.

– Да, но при создании электронного архива всё равно потребуется интеграция разных систем – компании редко обходятся какой-то одной. Что нужно учесть?

– Документы на долговременное хранение передаются в едином формате, при этом вместе с ними нужно направлять и его метаданные, в том числе и электронную подпись.

Всё это ведёт к тому, что требуются или доработки со стороны каждой системы-источника, или создание единой интеграционной шины, которая будет переводить документы в форматы хранения. Возникает ещё одна большая проблема – унификация нормативно-справочной информации.

Длительность и трудоёмкость интеграции будет зависеть от числа используемых систем, их экзотичности, наличия мастер-данных, мощности команды проекта и компетенций по этому ПО. 

Например, в ПАО «Сургутнефтегаз» трудоёмкой была именно интеграция, так как проект очень масштабный — более 500 форм документов и множество систем-источников. Для России это один из первых таких проектов, по факту он идёт с опережением законодательства. Документы хранятся в рекомендуемых надёжных форматах PDF/A, CAdES-XL и CAdES-A, используются метки доверенного времени. Применение этой технологии закреплено в ФЗ №63 «Об электронной подписи», который вступит в полную силу с июля этого года.

– При создании электронного архива могут возникать ошибки. Какие вы считаете главными?

– Часто недооценивают сложность проекта. Определяющим является не число накопленных электронных документов, а количество систем-источников и видов документов. Ещё одна трудность – вопрос структуры: децентрализованные архивы существуют давно, а централизация требует пересмотра всего.

Если недооценить методические мероприятия, то это может привести к срыву сроков проекта и его провалу.

Перед созданием электронного архива нужно проработать вопросы:

  • как распределять документы по делам в автоматическом режиме,
  • должна ли ERP-система «знать» номенклатуру дел, утверждённую на предприятии;
  • где формировать сдаточную опись — в оперативном или архивном контуре;
  • что делать, если источник пытается передать документ с истёкшим сертификатом электронной подписи, и как этого избежать и т.д.

Кроме того, законодательство запаздывает, слабо наработана практика внедрений. Поэтому некоторые новые решения приходится брать на себя команде проекта и заказчикам. Обеим сторонам важно сохранять связь и иметь волю на доведение планов до успеха. Поэтому подобные проекты всегда были скорее уделом лидеров-визионеров. Со вступлением в силу нового ФЗ №63 они будут встречать меньше сопротивления.

– Что ещё меняется? Можно ли применять искусственный интеллект в создании электронного архива документов?

– Компании отказываются от документов как таковых. Уходят в прошлое служебные записки и заявления. То есть нужно говорить не только об электронном архиве документов, но и об архиве структурированных юридически значимых данных/информации. И в таких случаях можно кардинально пересматривать процессы и получать максимальный эффект. Особенно заметным будет результат на крупных предприятиях. Например, в ПАО «Тольяттиазот» отказались от бумажной заявки на пропуск и сэкономили до 800 чел./ч.

Важно рассматривать в единстве всю корпоративную информацию: как неструктурированную, так и структурированную, в том числе и генерируемую различными информационными системами.

А неструктурированную информацию нужно превращать в полуструктурированную за счёт извлечения фактов из неё. Для этого часто оказываются нужны интеллектуальные механизмы, чтобы не увеличивать ручной труд по такой обработке.

Именно тогда информацию из электронных архивов можно будет полноценно использовать, делать доступным интеллектуальный поиск, извлечение знаний, обеспечивать анализ и интеллектуальную обработку в экспертных системах и т.д.

 

 

Источник: IT Week

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (5)
Николай Комлев 24 мая 2020 г. 21:45  
Если недооценить методические мероприятия, то это может привести к срыву сроков проекта и его провалу.

Как говорится, + 1. Ни в коем случае нельзя подходить к проекту создания единой архивной системы, как к сугубо техническому. Казалось бы, что такого - просто переместить документы из нескольких систем в одну, создав для этого необходимые интеграционные механизмы. 

Нет. Помимо технических аспектов, нужно проработать большое количество методических вопросов. А для этого нужно обязательно привлекать к проекту методологов и владельцев процессов и документов, которые планируется передавать в архив. 

К списку вопросов для предварительной проработки, который Вы, Артём, перечислили, я бы добавил:

  • Кто должен иметь доступ по умолчанию к переданным в архив документам и как организовать к ним доступ как для своих сотрудников, так и для внешних лиц (аудиторы, контролирующие органы и т.п.)
  • Как обеспечить сохранность и неизменность документов в архиве - ведь это одно из условий соблюдения юридической значимости, о которой Вы пишите. 
  • Как обеспечить удаление документов по окончании срока их хранения: из архивной системы и из систем-источников, откуда эти документы были переданы. 
Светлана Гржещук 27 мая 2020 г. 10:26  

Еще один важный блок, который не стоит упускать  – как будет организован поиск внутри системы хранения. В грамотно организованном архиве хранения структурированных данных возможности поиска широки. И все равно вопросов  на проработку команде может быть много, изначально надо определиться с основными кейсами, задачами поиска. Например, можно выделить следующие группы задач:

- подборка и выгрузка массивов документов для проверок, аудита (объемы выборок могут быть очень большими);

- поиск конкретных документов для решения узких задач;

- поиски связанных документов: приложения, цепочка переписки по вопросу, документы-основания и группированные бухгалтерские документы и т.п.

Еще один интересный кейс – как организовать поиск с учетом ограничения прав доступа пользователей к документам.

Поиск должен быть быстрым и релевантным, не оказывать нагрузку на систему. В этих целях придется учитывать требования как со стороны необходимости и возможностей атрибутивного, полнотекстового поиска, интеллектуального поиска данных, так и соответствующие требования к мощностям и ресурсному обеспечению.

Михаил Щеглов 29 мая 2020 г. 14:53  

Вопрос касается поиска документов и их выгрузки для проверок.

Есть оперативный архив финансовых документов связанный с учетной системой. В этом архиве хранятся образы бумажных документов и документов полученных через сервисы обмена. Между документами в архиве и объектами в учетной системе настроены перекрестные ссылки, позволяющие от объекта одной системы быстро выйти на объект другой системы.

В карточках документов оперативного архива присутствует необходимый набор реквизитов для поиска этих документов. В т.ч. в эти реквизиты включены реквизиты, описывающие объект учетной системы, заполняются эти реквизиты автоматически через интеграцию систем.

При подготовке комплектов документов по запросам сторонних организаций сейчас рассматриваются два сценария работы:
1. Поиск выполняется внутри архива, используя доступные реквизиты в карточках документов.
2. Поиск документов начинают из учетной системы, используя дополнительные разрезы и возможности, которых нет в архиве. Далее, на основании полученных данных в учетной системе из архива просто выгружают соответствующие связанные электронные документы. 

Стоит ли при организации архива длительного хранения разрывать эту связь с объектами учетной системы? Это грозит необходимостью добавления в архиве отсутствующих сейчас реквизитов для дальнейшего поиска документов только средствами архива.
 

Светлана Гржещук 01 июня 2020 г. 11:55  
Стоит ли при организации архива длительного хранения разрывать эту связь с объектами учетной системы?

Михаил, заинтересовал ваш вопрос, попробую высказать несколько предположений. Интересно и пока не совсем понятно, насколько более удобный поиск в учетной системе (складывается впечатление из данного комментария, что гораздо более вариативный с учетом "дополнительных возможностей"), а может оказаться, что это только привычки и мнение пользователей? Ведь скорее всего, состав реквизитов карточек архива спроектирован так ,что достаточен, чтобы закрывать основные задачи поиска. Может вам подойдет некое оптимальное по трудоемкости решение. Например, выделить топ ключевых кейсов поиска и набор дополнительных реквизитов для переноса, которых (возможно) не достает в архиве, чтобы закрыть самые важные потребности.

Еще если посмотреть с точки зрения предполагаемых процессов над документами в архиве: документы подлежат уничтожению по сроку хранения (для которых он ограничен), синхронизированы ли права доступа, возможно есть процессы по изменению прав на документы при переносе на хранение в архив, или, к примеру, процессы установки/снятия грифов доступа по времени и т.п. На какой стороне выполняются эти процессы и как синхронизируются, насколько может отразиться на качестве и результативности поиска в итоге? Не возникнет ли ситуаций в будущем, когда поиски придется дублировать.

.

Ксения Иванова 04 июня 2020 г. 16:55  

Абсолютно согласна с тем, что создание долговременного архива - сложный проект, требующий проработки множества вопросов. Хотелось бы дополнительно заострить внимание на 2х моментах:

Документы на долговременное хранение передаются в едином формате, при этом вместе с ними нужно направлять и его метаданные, в том числе и электронную подпись.

Важно понимать, что систем-источников может быть много и форматы хранения документов/данных в этих системах различаются. При этом в долговременном архиве, как в единой системе хранения, формат должен быть единым для всех документов. Часто заказчики просят, чтобы к единому формату документы приводились уже будучи в системе хранения - системы-источники отправляют документы как есть, а система ДА принимает их и конвертирует в свой формат. Но это не задача системы хранения. Система ДА должна проверить состав и целостность документа при приеме, поставить штамп времени и "положить" на хранение. Если мы мы будем требовать от системы ДА конвертацию документов, тогда априори документ изменится и мы никак не сможем в будущем подтвердить его неизменность при хранении (а как мы помним, одна из задач долговременного архива - это обеспечение сохранности (целостности и неизменности) документов на протяжении всего срока хранения). Поэтому важно понимать, что при планировании создания долговременного хранения потребуются доработки также и систем-источников.

И второй момент больше организационный. Как уже говорилось в статье, необходимо проработать вопрос по определению документов в дела в системе ДА. Т.к. не каждая система-источник "знает" о номенклатуре дел, соответственно, не у каждого поступающего на хранение документ будет информация о его принадлежности к делу. Но также довольно тяжело настроить правила автоматического определения документов в дела, поскольку все критерии и нюансы для каждого документа вычленить достаточно сложно, и бывают ситуации, когда дела в принципе нет. В этом случае может помочь создание промежуточного "контура хранения" перед помещением документов на временное и долговременное хранение, куда бы поступали документы, требующие определения в дело, либо подтверждения отнесения в дело (если есть какие-то некритичные несоответствия при автоматическом определении по правилам). Но тогда дополнительно потребуется ответственный сотрудник/сотрудники, кто бы занимался распределением/подтверждением отнесения документов в дела.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев