Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Эксперты
Критерии выбора СЭД

Инструкция для руководителя по выбору СЭД в цитатах и ответах

  5 комментариев Добавить в закладки

Самые распространенные проблемы, которые беспокоят руководителей, решившихся на внедрение СЭД в бизнес-процессы, и ответы на эти вопросы.

Зачем оптимизировать, если все хорошо

«Если у нас все в порядке, зачем нужно оптимизировать?»

Пусть сейчас вы занимаете лидирующее положение, но нельзя останавливаться в развитии. Любой бизнес находится в динамичной рыночной среде: развиваются технологии, меняются потребности и ожидания клиентов. Всегда стремитесь усиливать конкурентные преимущества. Если внешние условия сложно поддаются воздействию, ищите ресурсы внутри компании.

В любом бизнес-процессе возможно найти «точки улучшения»: сделать работы быстрее, удобнее, качественнее. Возможно, взглянув на бизнес-процесс сверху в ходе внедрения СЭД, вы поймете, что необходимо в корне пересмотреть концепцию работы.

Например, возможность легкого изменение порядка согласования договора или внутреннего документа, исключение лишних согласующих, делегирование — это оптимизация, которая позволяет более чутко реагировать на изменения в окружении и, вместе с тем, оставляет запас прочности.

Автоматизация vs оптимизация

«Мы не можем заставить сотрудников начать использовать новые инструменты и одновременно менять порядок работы.»

Двигайтесь поступательно. Советуем начать с автоматизации. Почему? В процессе автоматизации порядок работы будет меняться. Сотрудники начнут работать в информационной системе, оценят удобство новых инструментов и будут готовы к изменению порядка работы.

Даже если на первом этапе не менять в корне процесс работы, внедрение СЭД уже обеспечит вам конкурентное преимущество в виде быстрого и качественного обслуживания клиентов. Вы ускоряете движение информационных потоков и получаете возможность контролировать все процессы. Часть процессов в ходе внедрения уже будут оптимизированы, чтобы хорошо вписаться в продуманные и опробованные на многих проектах типовые схемы процессов, заложенные в СЭД.

Читайте также «Итерационное сокращенное внедрение СЭД, или Давай сделаем это по-быстрому».

Если система достаточна гибкая в настройке процессов, то далее вы сможете легко сделать итерацию с более глубоким изменением процессов.

Автоматизация поможет вам провести оптимизацию и реорганизацию процессов. Она как лакмусовая бумажка показывает слабые места, она повышает прозрачность бизнес-процесса и позволяет вам увидеть, как на самом деле организована работа на всех уровнях. Например, вы сможете обнаружить, что не во всех филиалах соблюдается контрактная политика.

Кроме этого, у вас появится информационная база для глубокого анализа и поиска возможностей оптимизации. Когда сотрудники оценят новые инструменты, можно будет с легкостью изменить порядок работы.

Опасения и риски неправильного выбора СЭД

«А что если инструменты СЭД не подойдут сотрудникам? Вдруг мы зря потратим деньги?

Помимо издержек на покупку системы электронного документооборота или приобретения абонемента, неудобные инструменты приведут к увеличению времени на обработку документов, часть работ придётся выполнять дважды, любимые клиенты устанут ждать и уйдут к более расторопным поставщикам, за неуплату отключат отопление... И ведь даже бумаги не будет, чтобы развести костер и погреться...»

 

Не волнуйтесь, подходите к выбору системы осознанно. Как понять, какие инструменты оптимизации нужны именно вам? Посмотрите вокруг и выделите самые очевидные проблемы. Как? Помогут симптомы — проявления проблемы в повседневной жизни, обычно заметные невооруженным глазом. Когда определитесь с проблемами, убедитесь, что выбранная СЭД располагает возможностями для их решения.

Мы собрали на проектах внедрения самые частые цитаты руководителей, решившихся на перемены, и подобрали решения, которые предлагают СЭД. Приступая к выбору СЭД, сверьтесь с данным «чек-листом».

Симптом

Суть проблемы

Решение в СЭД и необходимый функционал.

«Вечно теряются важные документы.»

 

Медленный поиск и беспорядочное хранение.

 

 

 

Электронный архив для оперативного хранения.

Реестры с панелями фильтрации.

Удобный настраиваемый поиск с широким рядом критериев.

Подписание документов с помощью ЭЦП.

Проставление штампов ЭЦП для подтверждения подписания.

«Надоело подписывать кучу бумаг на столе.»

Нет доверия «файлам», документы подписываются в бумажном виде.

Нет делегирования из-за сложного контроля исполнительской дисциплины.

Требуется много времени на выяснение деталей по бумажным документам.

«Я не вижу, что делают сотрудники. Захожу в бухгалтерию, они постоянно чай пьют.»

Нет прозрачности бизнес-процесса.

Контроль исполнительской дисциплины.

«Нет порядка в процессах.»

Настройка бизнес-процессов разной сложности и последующий мониторинг.

«Мы опять пропустили важный тендер, потому что не успели согласовать наше предложение внутри компании.»

Медленное согласование

 

Возможность настраивать гибкие регламенты согласования, учитывающие разнообразные условия.

«Полгода рисовали матрицы согласования в контрактной политике и сейчас не понятно, насколько хорошо соблюдается последовательность согласования. Часто сотрудники забывают согласовать с кем-то.»

Человеческий фактор при выборе согласующих

«Половину рабочего времени мы проводим на совещаниях. Секретарь фиксирует принятые решения, а на следующем совещании мы обсуждаем, что было сделано. Оказывается, что не все участники приступили к работам, кто-то не видел письмо с протоколом в электронной почте, исполнение работ затягивается.»

Сложно управлять совещаниями и контролировать исполнение поручений.

Ведение календаря рабочих встреч.

Формирование повестки, ведение протоколов и рассылка поручений по принятым решением.

Формирование отчетов по исполнению поручения.

«У моего секретаря есть папка, в течение дня в нее собирают документы на подпись, а вечером после работы я подписываю их час, обычно специалистов уже нет, если возникают вопросы по документам, спросить не у кого, разобраться сложно.»

Подписание изолировано от процесса согласования, на подпись приходит итоговый документ без комментариев согласующих.

Возможность посмотреть историю работы с документом, комментариев по ходу рабочих процессов подготовки.

Согласование в рамках регламента, хранится история согласования, возможность предоставить лист согласования.

«Главный инженер у нас всегда в командировках на проектах, и мы не можем принимать важные решения без его участия, поэтому постоянно откладываем.»

Нет возможности удаленной работы

Возможность удаленной работы, доступ к документам из любого места, где есть Интернет.

«Каждый раз подготовка к налоговой проверке парализует работу юридического отдела на месяц, лучше к ним даже не заходить с новыми документами.»

Финансово-хозяйственные документы хранятся разрозненно.

Централизованное хранение финансово-хозяйственных документов, подготовка к налоговым и аудиторским проверкам.

Быстрый и удобный поиск.

«Сотрудники долго готовят информацию по запросу.»

«Юристы жалуются, что запинаются о коробки с документами и опять просят дополнительный кабинет под архив или предлагают сдавать в специализированые организации, но это дополнительные затраты.»

Необходимость долгосрочного хранения больших объемов электронных документов

Долгосрочный электронный архив. Хранение документов любого вида в течение срока, установленного законодательством РФ, гарантия юридической силы документов.

«Теряются документы по пути к контрагенту. От контрагента оригиналы документов идут долго. Все это не нужные задержки бизнеса.»

Отсутствие возможности электронного обмена документами с контрагентами.

Готовность к межкорпоративному документообороту «из коробки».

Простота организации юридически значимого обмена электронными документами между компаниями.

«С увеличением объемов заключаемых договоров возросли почтовые и накладные расходы.»

Вместо послесловия

Узнали в цитатах себя? Не спешите заедать горе отобранным в бухгалтерии тортом. Вам следует задуматься о тех инструментах оптимизации, которые предлагают СЭД.

Мы описали симптомы и вам будет проще найти «лечение», но не забывайте надпись на лекарствах «перед применением необходимо проконсультироваться со специалистом». На всех СЭД следовало бы поставить такую же печать, потому что часто за внешними проявлениями проблемы скрываются более глубокие причины, выявить которые можно только в ходе всестороннего профессионального анализа бизнес-процессов. Подходите к выбору системы осознанно и оптимизируйте свои бизнес-процессы с умом.

Как какие проблемы наиболее актуальны для вашей организации? Ответьте на опрос, и вы узнаете какие проблемы, встречаются чаще всего.

Источник: E-xecutive

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (5)
Тимур Шайхутдинов 30 мая 2019 г. 14:26  

Автоматизация vs оптимизация
"Двигайтесь поступательно. Советуем начать с автоматизации. Почему? В процессе автоматизации порядок работы будет меняться. Сотрудники начнут работать в информационной системе, оценят удобство новых инструментов и будут готовы к изменению порядка работы." (С)

Очень сомнительная и рискованная рекомендация. Обязательно процессы автоматизации, оптимизации и регламентации(!) необходимо запускать параллельно. Вот почему:

1.      Это распространенная ошибка ожидать, что чистое внедрение СЭД без оптимизации и адаптации процессов приведет к порядку. Автоматизация "хаоса" приведет только к негативному результату и возможному отказу от СЭД.

2.      В средних и крупных организациях сотрудники выполняют свои функции согласно ролей и обязанностей, которые закреплены в их должностных инструкциях. За они получают зарплату. Автоматизация часто вносит коррективы, соответственно изменение списка обязанностей (как в большую, так и меньшую сторону) без необходимых изменений в регламентирующих документах может привести к отрицательной мотивации и поводом саботировать работу в СЭД.

На оптимизацию следует обратить внимание на следующих этапах:

1.      На этапе анализа и проектирования автоматизируемых бизнес процессов. Для этого желательно привлечь опытных сторонних консалтеров, которые могут увидеть процесс со стороны «не замыленным» взглядом.

2.      На этапе опытно-промышленной эксплуатации. Первая апробация процессов в работе уже покажет узкие места, на которые стоит обратить внимание.  

3.      Через полгода/год после запуска СЭД. Есть возможность получить статистику, которую можно использовать для анализа и возможной оптимизации.  

Михаил Щеглов 31 мая 2019 г. 09:09  

Я бы скорректировал некоторые моменты в чек-листе, например:

  1. «Надоело подписывать кучу бумаг на столе.». Мне кажется, что тут в решения на первое место нужно поставить просто автоматизацию процессов. При этом, если эти слова говорит первый руководитель организации, то это повлечет автоматизацию процессов целиком (от инициатора и до высшего руководства). Это в свою очередь должно положительно сказаться на внедрении, т.к. участе в процессах первого руководителя будет примером для всех работников организации и должно уменьшить количество противников автоматизации.
  2. «Половину рабочего времени мы проводим на совещаниях. Секретарь фиксирует принятые решения, а на следующем совещании мы обсуждаем, что было сделано. Оказывается, что не все участники приступили к работам, кто-то не видел письмо с протоколом в электронной почте, исполнение работ затягивается.». Тут тоже нужно начать с автоматизации процесса в целом, и еще нужно обозначить, что в СЭД должна быть возможность контроля исполнения выданных поручений.
Александр Палагин 03 июня 2019 г. 10:03  
  1. Несколько провокационно противопоставлять автоматизацию и оптимизацию.
  2. В контексте статьи я нашел, что первое есть средство для реализации второго. Оптимизация – цель; автоматизация - средство. Оптимизация – идея, дух; автоматизация – материя, тело. Несмешиваемо и нераздельно.
  3. Так, преследуя цель оптимизации, мы можем пользоваться различными средствами: внедрение СЭД, сосредоточение на определенной рыночной нише, передача части процессов на аутсорсинг.
  4. Обратно, автоматизация может служить различным целям: оптимизация, информационная безопасность, отмывание денег на освоении.
  5. Вопрос первичности спорен и многогранен. Примеры есть и от первого (у нас есть машина – выбираем куда поехать), контрпримеры есть и от второго (хотим в кино – выбираем средство доставки нас туда).
  6. Для предприятия благоприятно, когда руководство, осознавая цель, подбирает соответствующие инструменты. С другой стороны, инсайт: из любопытства опробованный инструмент способен открыть новые направления развития, цели.
  7. В рамках такого понимания, мы наглядно можем спрогнозировать, какую организационную боль каким средством автоматизации мы покрываем (например, потеря документов), а какая боль лежит в другой плоскости и требует другого лекарства (например, НЕготовность персонала к изменениям).
  8. Предложение не к автору статьи, но в космос. Было бы здорово иметь на сайте голосовалку, чтобы ранжировать списки по приоритету/важности/выгодности.
Анна Пушина 10 июня 2019 г. 15:34  

 Тимур, благодарю за комментарий! 

Обязательно процессы автоматизации, оптимизации и регламентации(!) необходимо запускать параллельно. 

Несомненно, внедрение системы повлечет за собой изменение процессов. 

"Часть процессов в ходе внедрения уже будут оптимизированы, чтобы хорошо вписаться в продуманные и опробованные на многих проектах типовые схемы процессов, заложенные в СЭД." 

Речь идет о сложности кардинального изменения порядка работы вместе с одновременным изменением "средства труда". Если сотрудник отдела продаж перед направлением в юридический отдел  всегда предварительно согласовывает договор со своим руководителем, то психологически ему будет легче открыть систему и увидеть, что его договор по автоматически настроенному регламенту направляется тому же руководителю. Когда пользователи привыкнут к системе и накопится статистика, возможно, станет понятно, что  руководитель не смотрит часть договоров и их можно направлять напрямую в юридический отдел. 

Разумеется, часть недостатков существующих процессов можно учесть при старте внедрения системы. Но это не исключает возможности того, что во время работы системы, опытно-промышленной или промышленной эксплуатации вскроются более глубокие проблемы, о которых сотрудники, участвующие в проектировании системы, могут не знать в силу территориальной удаленности, например.

Вы отмечаете важность регламентации. На мой взгляд, регламентация может проводиться так же параллельно с автоматизацией процессов, поскольку, как уже отмечалось выше, в процессе автоматизации процессы претерпевают изменения. 
Обобщая вышесказанное: в статье не призывается жестко разделять автоматизацию и оптимизацию, поскольку они неразрывно связаны. Здесь приводится совет для тех руководителей, которые не могут решиться сделать первый шаг и выбрать, на чем сосредоточить свое внимание.

 

Анна Пушина 13 июня 2019 г. 13:35  

Александр, спасибо за проявленный интерес.

Несколько провокационно противопоставлять автоматизацию и оптимизацию.

В данном случае противопоставление не идеологическое, здесь не ставится цель сопоставить понятия и углубиться в терминологию в контексте  цифрового дискурса. Статья предназначена для руководителей и призвана иллюстрировать наиболее распространенные рабочие кейсы простым и понятным языком. Информационное поле перенасыщенно специфическими терминами и понятиями, характеризующими цифровую трансформацию, а руководитель организации не всегда может найти время на детальное погружение в такие вопросы.  Это противопоставление здесь иллюстрирует выбор руководителя, его сомнения и помогает ответить на вопросы,на что обратить внимание, с чего начать, если решили идти по дороге изменений.

В контексте статьи я нашел, что первое есть средство для реализации второго. Оптимизация – цель; автоматизация - средство. Оптимизация – идея, дух; автоматизация – материя, тело. Несмешиваемо и нераздельно.

На мой взгляд и оптимизация и автоматизация могут вполне существовать самостоятельно, они не обязательно должны быть связаны. Но если говорить о внедрении системы электронного документооборота, то с точки зрения бизнеса автоматизация будет являться средством для повышения эффективности в том или ином виде: ускорение бизнес-процессов, уменьшение потерь документов, снижение издержек, получение конкурентных преимуществ, все направлено на выживание и функционирование предприятия в долгосрочной перспективе. В таком контексте вопрос первичности не возникает, поскольку никто не автоматизирует ради автоматизации. 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев