Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Эксперты
Нормативные документы и правовые аспекты

Как ознакомить сотрудника с документом? Ограничения и возможности для предприятий

  10 комментариев Добавить в закладки

Евгения Cарварова, бизнес-аналитик DIRECTUM

Если в организации заняты несколько тысяч сотрудников, часть которых и вовсе работает удаленно, организовать взаимодействие с ними по кадровым вопросам порой непросто. При этом законодательство по-прежнему налагает на работодателей обязанность знакомить сотрудников с некоторыми документами исключительно под роспись. И все же оптимизировать этот процесс хотя бы частично, используя современные технологии, вполне возможно. Подробнее — в ниже.

 

Статья 22 ТК РФ об основных правах и обязанностях работодателя говорит о том, что работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. А согласно ч. 2 ст. 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечить обучение работников по охране труда, а также обучение работников безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, а также обеспечить ознакомление работников с требованиями охраны труда.

Несоблюдение этих требований ведет к штрафам и даже в некоторых случаях к приостановке деятельности. В случае выявления государственным инспектором труда нарушений в этой сфере по отношению к работодателю будут применены следующие санкции:

1) на должностное лицо работодателя будет наложен штраф в сумме от 15 до 25 тысяч рублей в соответствии с ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ;

2) на юридическое лицо будет наложен штраф в сумме от 110 до 130 тысяч рублей или вынесено предупреждение в соответствии с ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ;

3) на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, будет наложен штраф в сумме от 15 до 25 тысяч рублей в соответствии с ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Работодателю следует обеспечить обучение работников по охране труда, а также обучение работников безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве; ознакомление работников с требованиями охраны труда с проставлением работником личной подписи и даты в соответствующих документах: журналах, листах ознакомления.

Кроме того, следует отстранить от работы работников, не прошедших в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда.

охрана труда

Сложности организации ознакомления

Сложности ознакомления появляются из-за нескольких факторов: объемов документов, необходимости подписания удаленными сотрудниками, необходимости организации гарантированного подписания и соблюдения его сроков. Разберем подробнее.

Если в организации работает несколько тысяч сотрудников, то в рамках кадровых мероприятий для работников может появляться более 500 документов в день: при приеме, увольнении, переводе и т.д. Если добавить еще документы по назначению ответственных, в том числе со специализированными проверками на допуск к работам, имеющих статус особо опасных, листы ознакомлений, то число может доходить до 1000 документов. Если все это вести в бумажном виде, то это становится тормозящим фактором внутренних процессов.

Если часть сотрудников работает удаленно, то организовать ознакомление с документами удаленных сотрудников так, чтобы это было быстро и удобно, становится проблемой.

Специалисты по кадрам и охране труда обязаны знакомить работников с правилами внутреннего трудового распорядка, с правилами техники безопасности и другими локальными нормативными актами. Сотрудники знакомятся с документами при приеме на работу чаще всего на территории отдела кадров, когда все нужные документы под рукой и сотрудник расписывается вручную.

Но с течением времени в локальные нормативные акты вносятся изменения. Появляются приказы по личному составу. Делопроизводители готовят приказы по основной деятельности, допуски на опасные работы, списки и направления на прохождение медосмотров. Все эти документы требуют наличия подписи сотрудников. Нельзя подписать приказ у руководителя, положить его в папку и ждать, когда у сотрудника появится возможность зайти и ознакомиться с документом.

Законодательство для отдельных видов документов устанавливает период, в течение которого работодатель обязан ознакомить работника «под расписку». Так, ст.193 ТК РФ устанавливает период, равный 3 дням, для приказов о дисциплинарном взыскании. Судебная практика показывает, что затягивать с ознакомлением документов, для которых законом не установлен подобный период, также не стоит. Суды часто обращают внимание на своевременность подготовки документов, на то, когда сотрудник ознакомлен с документами. Так, из аппеляционного определения Московского городского суда от 08.02.2016 по делу №33 - 4253/2016 видно, что суд встал на сторону работодателя, т.к. все документы были оформлены вовремя, в соответствии с законодательством.

Если организация небольшая и все находятся в одном офисе, то организовать ознакомление достаточно просто. Сложности начинаются, если в организации несколько тысяч сотрудников, и многие из них работают в цехах, а часть – «в полях» на месторождениях, объектах строительства или в удаленных подразделениях, куда иногда можно добраться только на вертолете.

Современные предприятия – современные возможности

Если нужна «живая» подпись

Работодатель обязан ознакомить сотрудников под расписку только с теми документами, для которых «живую» подпись явно требует законодательство. Это приказы о приеме, о наложении дисциплинарных взысканий и т.д.

Наличие ECM-системы (системы электронного документооборота) облегчает эту работу делопроизводителя или специалиста по кадрам. Оповещение о том, что надо подойти, например, в приемную, ознакомиться с документом и расписаться в листе ознакомления может быть разослано в ECM-системе. Офисные работники, имеющие постоянный доступ к ECM-системе, получают задание. В задание вложен электронный документ. Работник знакомится с электронной версией документа на своем рабочем месте, после чего подходит лично в приемную, ставит «живую» подпись, возвращается и выполняет задание. Секретарь или специалист по кадрам контролируют процесс ознакомления, анализируя переписку по задаче.

С удаленными работниками придется действовать по старинке. Собирать подписи работников на листах ознакомления, пересылать документы по почте или на вертолетах.

В некоторых случаях есть возможность использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Среди удаленных работников можно выделить так называемых «дистанционных» сотрудников, которые работают вне территории работодателя или его удаленного подразделения, но с доступом к компьютеру. Трудовое законодательство разрешает использовать таким сотрудникам КЭП. Но, во-первых, использование КЭП – это дорого, а во-вторых, для большинства сотрудников и видов документов это не разрешено (считайте, запрещено).

Подпись сотрудника не требуется

Работодатель вправе разработать локальные нормативные документы, для которых в законодательстве нет явного требования об ознакомлении сотрудников под расписку: положение о служебных командировках, о размере выплачиваемых суточных и т.д. И работник должен быть в курсе порядка согласования командировок и объема возмещаемых расходов, то есть ознакомлен с этими положениями. Квалифицированная электронная подпись в этом случае не требуется. Работодатель может организовать ознакомление с такими документами полностью в электронном виде, используя разные инструменты.

Персональный компьютер. Сотрудник получает задание из ECM-системы, изучает документ на компьютере, выполняет задание.  Процесс строится также, как если бы для ознакомления требовалась «живая» подпись, но без хождения в приемную. Такую подпись будет заменять нажатие кнопки «Выполнил» или «Ознакомился» в карточке задания.

Чат-бот. Работодатель может организовать ознакомление с документами с помощью чат-бота. Этот вариант подойдет для работников, у которых нет доступа к ECM-системе, но есть смартфон с доступом в интернет. На основании рыночных данных о продажах смартфонов, можно предположить, что таких работников примерно 70-80%. Сотрудник получает сообщение и ссылку на документ в чат-боте, просматривает документ на смартфоне, нажимает кнопку «Ознакомился».

Инфокиоск. Удобный вариант для сотрудников, которые работают в цехах. К тому же данный способ охватит и тех, у кого кнопочный телефон. Работник может получить оповещение из ECM-системы, например, в виде SMS-сообщения о том, что необходимо ознакомиться с документом. Изучить документ можно на экране инфокиоска. Авторизацию работников в инфокиоске можно организовать несколькими способами: путем ввода логина и пароля или считывания данных пропуска (смарт-карты). После авторизации работник открывает задание на ознакомление, изучает документ и нажимает кнопку «Ознакомился». Работодателю важно учесть количество сотрудников и закупить такое количество инфокиосков, чтобы рядом с ними не выстраивалась очередь.

Также работодатель может использовать портал или поставить общий компьютер для нескольких сотрудников.

* * *

Можно выбрать один или несколько из вышеописанных вариантов. Наличие ECM-системы позволяет сделать работу специалиста отдела кадров или делопроизводителя удобной. Специалист отдела кадров может отправить документ на ознакомление всем сотрудникам, система сама определит каким способом (через чат-бот, инфокиоск или компьютер) сотрудник будет знакомиться с документом. Отслеживать ход ознакомления можно будет через «единую точку входа» – задачу ECM-системы. При необходимости можно сформировать лист ознакомления как отчет. В отчете будут видны наименование документа, ФИО сотрудников, дата и время ознакомления.

Необходимо, чтобы работодатель закрепил в локальных нормативных актах порядок и доступные способы для ознакомления с документами. Также важно, чтобы с порядком электронного ознакомления работник в свою очередь был ознакомлен под расписку, например, в день его приема на работу.

Таким образом, прогресс идет даже в консервативной области кадровых вопросов и охране труда.

Источник: Экономика и жизнь. Юристу

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (10)
Вадим Майшев 22 августа 2019 г. 16:46  
Но, во-первых, использование КЭП – это дорого, а во-вторых, для большинства сотрудников и видов документов это не разрешено (считайте, запрещено).

1. Дороже чего? Если для подписи одного документа, то зависит от стоимости документа. Если пользоваться каждый день в течение года в любых информационных системах, то сравнимо со стоимостью пасты для авторучки.

2. !? Закон говорит, что КЭП используется везде, где не запрещено. А где запрещено? Для какого "большинства" сотрудников и документов запрещено? 

Евгения Сарварова 23 августа 2019 г. 07:25  

1. Вадим, согласна. Всё будет зависеть от количества подписываемых сотрудником документов. Но бОльшая часть рядовых сотрудников подписывает по 5-10 кадровых документов в год и на этом всё. Они не подписывают договоры и т.д. Для большинства сотрудников выпускать ежегодно новую подпись - дорого.

2. В трудовом законодательстве явно разрешено использование КЭП только для дистанционных сотрудников. Для остальных сотрудников и большинства кадровых документов требуется бумага и "живая" подпись. Подробнее см. статью https://ecm-journal.ru/docs/Budem-zhdat-do-pensii-ili-perevodim-v-ehlektronnyjj-vid-Luchshijj-obzor-EhDO-v-trudovom-zakonodatelstve.aspx

Вадим Майшев 23 августа 2019 г. 09:51  

1. Вы рассуждаете в стиле "ручка для подписи кадрового документа дорогая". Ручки используются не только для подписи договора! И СКЗИ+Квалисерт тоже предназначены не для разовой процедуры подписи кадрового документа, а часть защищенной информационной системы, в т.ч. для защиты персональных данных (этого же работника) и конфиденциальной информации организации.

2. Еще раз, не "явно разрешено", а "явно запрещено". В приведенных ссылках не увидел ничего, где запрещается применять КЭП для кадровых электронных документов. "Письменно" не значит "собственноручно перьевой ручкой на белой бумаге плотности 80".

Евгения Сарварова 23 августа 2019 г. 10:04  

Вадим, я думаю, стоит обсудить это в очном споре. Приглашаем вас на клуб публичных экспертов либо на наше мероприятие по электронным кадровым документам. Я передам вам приглашение через администрацию сайта

Вадим Майшев 23 августа 2019 г. 12:08  

Споров и нет, только конструктивные комментарии к мнениям в статьях - здесь журнал или клуб?

Алексей Корепанов 28 августа 2019 г. 14:58  

Возможен ли такой кейс с точки зрения законодательства: переводим в электронный вид только часть ознакомления (например, ИТР работает в электронном виде, работники в цехах - на бумаге)? Как правильно собрать бумажную и электронную части листов ознакомления? Есть рекомендации или практика?

В нашей необъятной стране есть еще и удаленные подразделения, где нет даже сотовой связи. Понятно, что проще на бумаге, но есть ли (или могут появиться в будущем?) какие-то инструменты для перехода на электронные документы в этом случае?

Евгения Сарварова 30 августа 2019 г. 09:32  

Алексей, к вопросу о переводе в электронный вид только части ознакомления с точки зрения законодательства. Текущее законодательство предусматривает 2 варианта работы: для некоторых документов обязательно требует "живую" подпись, для остальных не требует вообще. Во втором варианте работодатель вправе самостоятельно решить, что ознакамление с документами все-таки требуется. В этом случае можно полностью либо частично переводить ознакомление с документами в электронный вид. Думаю, что подготовку листов ознакомления для сбора бумажной и электронной частей листов ознакомления можно удобно реализовать на уровне ECM-системы.

Если при этом у удаленных подразделений нет ни сотовой связи, ни проводного интернета, то организовать ознакомление в электронном виде пока не получится. По крайней мере мне такие инструменты не известны, но возможно, что в будущем они появятся. Либо до удаленных подразделений проведут интернет.

Евгений Стоянов 10 сентября 2019 г. 09:42  

Евгения, а какие конкретно документы требуют живую подпись? в статье размыто очень об этом сказано.

Евгения Сарварова 11 сентября 2019 г. 08:00  

Евгений, четкого перечня документов, требующих подписания работником, явно нигде нет. Но можно ориентироваться, например, на тот же трудовой кодекс. В нём можно хоть поиском найти документы, про которые написано, что с ними надо ознакомить работника "под роспись" или "под расписку".

Вадим Майшев 11 сентября 2019 г. 12:06  
...с ними надо ознакомить работника "под роспись" или "под расписку".

Насколько я понимаю, вопрос (живая подпись) снова был про требование именно собственноручной подписи.

 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев