Журнал о системах электронного документооброта (СЭД)
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Эксперты
Делопроизводство и канцелярия

Обзор новой инструкции Росархива по делопроизводству

  1 комментариев Добавить в закладки

Для делопроизводителей государственных организаций подготовили новую инструкцию по работе с бумажными и электронными документами, начиная от их приема и подготовки, заканчивая передачей в архив.

Новая примерная инструкция должна заменить действующие сейчас Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти").

Ключевые новшества:

●   уточнен состав реквизитов документов, а также порядок их оформления;

●   установлены общие требования к изготовлению документов, в частности, определены требования к полям, шрифтам, абзацному отступу;

●   изменены положения по организации документооборота.

Иллюстрация:
Проект «100 раритетов российской государственности»
Первый в истории России устав государственной гражданской службы.
Составлен при личном участии Петра I.

 

Что предусматривает новая инструкция

В Росархиве решили, что делопроизводителям нужен отдельный документ, который бы регламентировал их работу. Несмотря на действие положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 6.30-2003 (с 01.07.2018 вместо него будет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016), ГОСТ Р 54471-2011, чиновники подготовили еще примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

После публикации этот документ станет обязательным при работе с официальными бумагами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. В инструкции чиновники: описали документы, которые должны быть в организации; привели бланки приказов и распоряжений на разные случаи; уточнили правила заполнения официальных бумаг и состав реквизитов в них; объяснили, как писать тексты в различного рода документах — деловом письме, акте, резолюции, служебных и объяснительных записках; разъяснили случаи привлечения к ответственности делопроизводителей — за порчу и потерю официальных бумаг, разглашение их содержания без разрешения руководства.

Большой раздел инструкции посвящен организации документооборота. В нем представители Росархива предлагают делопроизводителям проверять целостность упаковки поступивших документов, оценивать вес, размер, форму, запах и цвет почтовых отправлений. При любых подозрениях о нестандартных посылках придется сообщать в службу безопасности.

Определенные требования есть и к электронным документам. В частности, их перечень должен будет определить работодатель, но получать и проверять — непосредственно делопроизводители. Так, им нужно будет убедиться в подлинности ЭЦП, заниматься первичной обработкой, в том числе сортировкой полученных по интернету копий, документов, сообщений.

Согласно примерной инструкции, делопроизводители обязаны следить за сроками исполнения распоряжений. Эти сроки могут быть установлены в законе либо в решении руководителя. Например, документы (поручения) без указания конкретной даты исполнения, у которых в тексте имеется пометка «срочно», должны быть исполнены в 3-дневный срок, а если никаких пометок нет, то в срок не более 30 дней. Реагировать на парламентские запросы в организации должны в течение 15 дней со дня их получения, а предоставлять информацию или документы по межведомственным запросам в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — в течение 5 рабочих дней со дня получения запроса. Чтобы не пропустить сроки, рекомендуется наладить автоматическое напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения поручений. Кроме того, установлено, что в каждой госкомпании ежегодно должен готовиться отчет об объеме документооборота за год с разбивкой на группы. Его придется сдавать руководству организации.

Зачем нужен документ и когда он вступит в силу

Чиновники подчеркивают, что инструкция поможет усовершенствовать делопроизводство и повысить эффективность работы с документами, поскольку вводит правила подготовки официальных бумаг, уточняет технологии работы с ними, вводит требования по текущему хранению и подготовке к передаче в архив.

От себя добавим, что инструкция написана четким понятным языком, что называется, по существу. Возможно, в ней нет каких-то специализированных форм и рекомендаций, но наиболее распространенные ситуации описаны. Поэтому она вполне может пригодиться не только сотрудникам государственных компаний, но и частных. Что касается делопроизводителей из организаций с государственным участием, то им пора не только знакомиться, но и привыкать к новым требованиям.

6 марта 2018 г. проект примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях был размещен на портале Федеральном портале нормативных правовых актов http://regulation.gov.ru/. Замечания и предложения принимались до 25 марта. Утверждающий ее приказ Росархива планировалось принять в течение 2-3 месяцев. Но в данный момент он не опубликован.

 

 

Источник: По материалам Клуба ТК

Похожие записи
Комментарии (1)
Ирина Горшкова 02 июля 2018 г. 12:42  

Поразительные эксперты пишут обзорные статьи. Все что указывается ключевыми новеллами, уже прописаны в Методических рекомендациях от 2009г. : 

1. Состав реквизитов, порок из оформления в п. 3.2.2, оформление реквизитов в том же документе приложение № 11.

2. Требования к оформлению документов, шрифты/отступы и пр. в Рекомендация п. 3.1.1. , приведены в приложения образцы бланков.

3. Что касается положений по организации документооборота-  проверку целостности поступившего пакета, порядок рассмотрения поступившей корреспонденции (3.4.2.), порядок написания текстов документов - все было описано в Рекомендациях, как минимум в части указания на то, что эти вопросы должны быть учтены и описаны при подготовке инструкций по делопроизводству.

Мне кажется все же было бы неплохо господам экспертам как минимум сначала читать первоисточники, проводить сравнительный анализ и только затем пытаться выдать некую аналитику. 

Данная статья ни знания материала не показывает, ни понимания степени изменений. Больше здесь следовало бы говорить о том, что завершен рекомендательный характер методических требований к делопроизводству для государственных организаций, об описании порядка работы с электронными документами, последнее действительно в едином документе не описывалось. 

Мне жаль времени потраченного на прочтение данной статьи. Мне жаль людей, который будут читать данную экспертную аналитику и заблуждаться на тему как становилось делопроизводство в современной России в органах государственной власти и государственных организациях, а также каково было содержание первичных документов по делопроизводству.  

 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев