Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру
Внедрение электронного документооборота

Управление ИТ-проектами: 5 важных правил для CIO

  3 комментариев Добавить в закладки

Вы можете знать всё об особенностях двухфакторной аутентификации SAML и с легкостью назвать преимущества облачных технологий, но какой в этом толк, если ваш бухгалтер грустит? Разберёмся, что важно помнить при внедрении ИТ-решений, чтобы достичь космических показателей эффективности, но не потерять связь с командой.

Управление ИТ-проектами как пилотирование космическим кораблем: информационное поле перенасыщено сотнями разных параметров, каждый шаг должен быть оценен и чётко выверен. Малейшая ошибка в расчётах может привести к краху всей миссии. Задача ответственная, а ещё пункт командования требовательно следит за выполнением KPI. Чтобы система «взлетела», обратите внимание на топ-5 пунктов, которые часто упускаются из вида в процессе управления ИТ.

О выборе при управлении ИТ-проектами. Подготовка к запуску

Внедрение ИТ-решений начинается задолго до покупки ПО. Большая доля успеха закладывается на начальном этапе, когда происходит выбор будущей системы.

Чем руководствоваться? Потребностью компании, перечнем планируемых к цифровизации процессов. А ещё ценой продукта, которая складывается не только из стоимости поставки, но и проектирования, внедрения и дальнейшего сопровождения. Кроме того, не забывайте, что система не может существовать изолировано, при выборе нужно убедиться, что она может быть интегрирована в существующий ИТ-ландшафт.

Об управлении ИТ-проектами. Капитан имеет значение

В идеальной ситуации инициатор ИТ-проекта – это руководитель того подразделения, которое в итоге будет ей пользоваться. Потому что у него есть личный интерес и достаточно ресурсов для выделения специалистов на проект. Он будет заинтересован в реальных результатах внедрения ИТ-решений, а не формальном выполнении показателей.

Очень часто к изменениям сотрудники относятся с недоверием, а иногда и резким негативом. Им не хочется менять устоявшийся порядок работы. Поэтому все технические нововведения должны быть подкреплены административными мерами, приказами, распоряжениями.

О процессах управления ИТ. Нельзя цифровизировать хаос

На самом деле можно. Но это будет больно, дорого и бесполезно. Управление ИТ-проектами неразрывно связано с управлением процессами, а управление успешными ИТ-проектами – с реинжинирнгом процессов.

Внедрение новой системы – это самый подходящий момент для того, чтобы пересмотреть существующие регламенты и отказаться от лишних этапов.

Но не забудьте заручиться поддержкой владельцев процесса, так вы сможете повысить их лояльность. К тому же опираться на документально закрепленный порядок выполнения работ нельзя, потому что он не всегда соблюдается. Приглашайте на исследование рядовых сотрудников, чтобы узнать, как на самом деле выстроен процесс. Только помните, что список участников должен быть неизменным в ходе всего проектирования. Если вдруг на этапе согласования проектных решений у вас в команде появится новый человек, скорее всего, у него будет свое видение процесса.

О людях в управлении ИТ-проектами. Внимание конечным пользователям

Если главный бухгалтер недоволен интерфейсом системы – это не повод сворачивать проект. Нужно показать, что система внедряется на благо всех сотрудников, выделить удобство и реальные плюсы от её использования. Лучше потратить пару дней на взаимодействие на начальном этапе развертывания системы, чем через полгода искать новую и начинать сначала.

Это правило справедливо не только в отношении лиц, принимающих решения, но и рядовых сотрудников. Потому что любая, даже самая современная система – это только инструмент. И насколько эффективно она будет использоваться, зависит от конечных пользователей. Если юрист не увидит удобства от применения информационной системы и будет дальше согласовывать договоры по электронной почте, ни о какой эффективности проекта внедрения говорить нельзя.

О развитии. Не останавливайтесь в пути

Развитие и изменение – это норма для живого организма. Вы должны быть готовы к тому, что нельзя просто внедрить систему и спокойно жить дальше. ИТ-решение должно обладать достаточной гибкостью, чтобы успевать расти вместе с компанией.

Современные системы построены на лучших практиках и быстро реагируют на изменения рынка и законодательства, своевременно предлагая готовые решения, соответствующие новым реалиям. Они улучшают процессы внутреннего и внешнего взаимодействия компании, создают конкурентное преимущество и помогают завоевать лояльность клиентов. Поэтому развитие системы в свою очередь будет приводить к организационным изменениям.

 

Надеемся, что этот свод правил поможет вам успешно пилотировать корабль цифровизации в компании. И вы не свернёте с этого пути.

 

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (3)
Константин Красноперов 28 октября 2020 г. 11:41  
Если юрист не увидит удобства от применения информационной системы и будет дальше согласовывать договоры по электронной почте, ни о какой эффективности проекта внедрения говорить нельзя.

В этой части можно отметить следующее:

Новая информационная система (и соответственно новый порядок работы) приносит "улучшение" не всем сотрудникам, т.к. в этом случае часто происходит перераспределение обязанностей и ответственности между отдельными участниками процесса либо между подразделениям - это вызывает недовольство.

Цель внедрения информационной системы - получение синергетического эффекта, поэтому в расчет должны быть приняты интересы компании в целом, иногда (к сожалению) в ущерб отдельным сотрудникам. В такой ситуации важен подбор эффективных способов убеждения, разъяснения, принуждения, с помощью которых до отдельных сотрудников будет донесена необходимость проводимых изменений.

Григорий Меньших 29 октября 2020 г. 11:31  

Интересная статья, спасибо.

Анна, мне кажется, что вы забыли пояснить один из ключевых моментов в разделе: Внимание конечным пользователям.

Вы пишите: 

Нужно показать, что система внедряется на благо всех сотрудников, выделить удобство и реальные плюсы от её использования. 

А какими инструментами вы предлагаете выполнять этот "показ"? Как вы писали ранее в статье: 

все технические нововведения должны быть подкреплены административными мерами, приказами, распоряжениями.

Только на "законодательном" уровне? А как же обучение сотрудников, проведение семинаров, индивидуальное обучение ключевого персонала? Привлечение пользователей к тестированию системы. Проведение различных демонстраций. Подготовка качественных, понятных инструкций. Организация поддержки пользователей, например, онлайн кабинета, где можно проконсультироваться. Опыт использования других организаций.

Может еще есть какие-то инструменты, которые я не учел. Прошу дополнить.

Также хотел уточнить, по поводу фразы:

Лучше потратить пару дней на взаимодействие на начальном этапе развертывания системы, чем через полгода искать новую и начинать сначала.

Что вы имеете ввиду? 

Ксения Иванова 30 октября 2020 г. 16:09  
Внедрение новой системы – это самый подходящий момент для того, чтобы пересмотреть существующие регламенты и отказаться от лишних этапов.

Реинжиниринг бизнес-процессов  - это задача с которой сталкиваются все организации в ходе проекта. Здесь важно понимать, что абсолютно все предусмотреть не получится, как говорится "жизнь богаче букв". Поэтому внедрить ИТ-решение - это не просто поставить точку, а потом изредка наращивать функциональность. Это больше похоже на точку с запятой, после которой будет еще много работы - после обкатки процессов на новом решении в любом случае будут замечания и пожелания, а возможно придет понимание, что надо что-то серьезно переделать. И это нормально, потому что организация - это живые люди, любые сделки и процессы - это живые процессы. Периодически проводить аудиты использования - это обязательная часть любого процесса (автоматизированного, либо нет).

Сейчас обсуждают
Больше комментариев