Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру
Государство и электронный документооборот

Законопроект об электронных архивах. Реформа документооборота уже началась

  0 комментариев Добавить в закладки

Российским компаниям разрешат не хранить документы в бумажном виде. Новый федеральный закон могут принять уже к концу 2020 года. Каких документов коснутся новые правила и что именно изменится, читайте далее.

Взаимодействие организаций друг с другом, а также с органами власти должно стать цифровым. Впервые об этом в Правительстве России заявили в 2018 году. Именно тогда стартовала реализация национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации», в рамках которой авторы запланировали масштабный перевод госструктур, юридических лиц и ИП на юридически значимый электронный документооборот.

Все мероприятия должны пройти до конца 2024 года. В их числе правовые изменения, которые урегулируют хранение документов в электронном виде. Соответствующий законопроект в Правительстве готовили на протяжении трёх лет. Этой осенью его планируют внести на рассмотрение в Госдуму.

В разработке законопроекта приняли активное участие эксперты Федеральной налоговой службы. Специалисты оценили предлагаемые изменения, основываясь на собственном успешном опыте по созданию цифрового взаимодействия с налогоплательщиками, органами власти, операторами ЭДО и систем маркировки товаров.

Ожидается, что новый законопроект об электронных архивах поможет компаниям и индивидуальным предпринимателям с цифровизацией бизнес-процессов. Благодаря изменениям компании сократят издержки на хранение и обработку бумажных документов.

Дубликат вместо скан-образа

Законопроект вносит изменения в ряд действующих федеральных законов. Большую часть поправок ожидает 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Впервые в правовое поле разработчики законопроекта вводят понятие «конвертация электронного документа», под которым понимается «преобразование исходного электронного документа посредством изменения формата такого электронного документа с сохранением его структуры и содержания».

Любая компания с контрагентом может подписать электронный договор в .PDF. И если потребуется передать документ третьему лицу в формате.XML, то будет достаточно провести конвертацию.

Такой сконвертированный документ станет равнозначным электронному оригиналу, подписанному электронной подписью. При этом саму процедуру проведёт специализированный оператор – организация, которая прошла аккредитацию и имеет право предоставлять соответствующие услуги.

Аккредитация также понадобится для создания электронных и материальных дубликатов документов. Тот же оператор, получивший разрешение от государства, сможет готовить для клиентов юридически значимые копии исходников любого вида и формата.

Допустим, индивидуальный предприниматель Иванов А.А. поставляет продукцию в X5 Group Retail.  Документооборот с торговой компанией проходит в электронном виде.

В производстве продукции предприниматель использует материалы, которые поставляет ему небольшой завод. На них выдаются бумажные сертификаты.

Вопрос: как передать документы в X5 Group Retail, если в работе с поставщиками там используют только электронный документооборот? Ответ: отправить электронный дубликат бумажного сертификата, созданный и заверенный аккредитованным оператором.

Таким образом, вместо скан-образов, обмен которыми сегодня не имеет юридической силы, в правовом поле появляется новая сущность – электронный дубликат документа (цифровой двойник документа). Гарантия его идентичности оригиналу подтверждается двумя усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП), которые проставляют специалисты аккредитованной организации.

Законопроектом утверждается и обратный порядок создания дубликата документа – когда нужно сформировать бумажную копию электронного оригинала. 

Что имеем и храним

Важный момент – законопроект разрешает хранить не только электронные оригиналы, но и электронные дубликаты бумажных документов. Если соблюдены все требования, то исходник в этом случае уже не будет нужен.

При этом появляется законная возможность делегировать функции хранения электронных документов другим лицам. Опять же речь идёт об аккредитованной организации – операторе, который получил право на оказание таких услуг. Компания может заключить с ним договор на организацию хранения электронных документов и дубликатов (цифровых двойников документа) с учётом сроков, которые регламентированы действующим законодательством.

Тот же индивидуальный предприниматель Иванов А.А. может сконвертировать все свои документы и передать архив на аутсорс. Заключая договор с аккредитованным оператором, он пропишет условия хранения и предоставления доступа к документам для своих сотрудников и иных лиц.

Переводить в электронное хранение по порядку, описанному в законопроекте, можно практически все виды документов. Исключений немного. Возможность не касается документов Архивного фонда РФ, а также содержащих государственную тайну, удостоверяющих личность и тех, что юридически могут оформляться только в бумажном виде.

Это только начало

Законопроект об электронных архивах – лишь один из шагов на пути к глобальной цифровизации страны. Ожидаемые изменения уже отражены в Концепции развития электронного документооборота России, которую Федеральная налоговая служба представила 21 октября 2020 года на первом заседании межведомственной рабочей группы высокого уровня по развитию электронного документооборота в России. Какие инициативы войдут в документ и будут ли приняты все положения нового законопроекта, читайте в следующих материалах на ECM-Journal. 

 

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев