Чек-лист для внедрения роботизации

Руководство требует максимально перевести процессы в электронный вид? Вам поможет роботизация. Правила и признаки хорошего внедрения – далее.

Роботизация процессов обсуждается не только в бизнес-кругах, но и в государственных структурах. RPA (Robotic Process Automation), как технология, привлекательна универсальностью и простотой освоения.  Вместе с тем в сети проскальзывают упоминания о неудачных проектах. Истории успеха звучат параллельно с предостережениями.

В Directum постоянно ведётся работа по улучшению и автоматизации внутренних процессов. Мы реализовали пару кейсов, и RPA нам понравилась. Дальше встал вопрос: какова коммерческая перспектива технологии для нашей компании?

Поставщики роботов проводят учебы, вебинары, ведут иную просветительскую деятельность с общей темой: как избежать ошибок в выборе кейса, как добиться окупаемости проекта роботизации?

Чтобы это сделать, мы в Directum с опорой на собственный опыт разработки коммерческого ПО сформулировали вопросы. Отвечать на них должны те сотрудники, которые непосредственно вовлечены в роботизируемую задачу и хорошо знают бизнес-процесс.

На диаграмме ниже вопросы сгруппированы в три аспекта: информационный, инфраструктурный и экономический.

Формулировки намеренно выбраны так, чтобы ответ «да» считался в пользу роботизации.

• Если ответ «да» получен на все вопросы из группы «Обязательно», то обстановка для роботизации благоприятна.
• Дополнительные вопросы из группы «Рекомендовано» относятся только к специфическим ситуациям. Но ответ «да» также говорит в пользу RPA.

Разберем каждый вопрос детальнее.

Группа «Обязательно»

Есть данные?

Главная цель корпоративного ПО – работа с данными.  Их характер может быть разным: экономика, финансы, запасы, ресурсы, технологические сведения, спецификации, календари и т.д.

Вид и формат тоже варьируются: документы из файловой системы, веб-странички, таблицы баз данных. 

Здесь важно разобраться, какие данные мы задействуем, какой у них формат. Необходимо определить каждый источник и получить к нему доступ.

Есть описание бизнес-процесса?

В команде по внедрению робота должно сложиться чёткое понимание бизнес-процесса. Список участников, общая последовательность действий, движение данных и другая ключевая информация. Чем более формализованы процедуры, тем проще будет разработка робота.

Если же участники бизнес-процесса не отдают себе отчёта в своей деятельности, робота в таких условиях не собрать. С низшей ступени (организационного хаоса) шагнуть сразу к высшей (автоматизация) не получится. Рабочая среда на предприятии будет к этому не готова и отторгнет даже самый продвинутый проект.

Логика без принятия решений?

Робот способен выполнить математические расчеты и принять решение, сравнив фактические результаты с требуемыми. Такая логика хорошо формализуется, условно назовем её «простой».

«Сложная» логика требует непосредственного участия человека, потому что на решения влияет учёт:

• интересов/конфликтов отдельных личностей, их взаимодействия друг с другом;
• юридических моментов;
• психоэмоциональных аспектов.

Есть несколько информационных систем?

В рамках одной системы поставщик достаточно автоматизировал работу пользователя. Но если пользователь работает в нескольких, возникает много ручной рутины по переносу данных. Это межсистемное взаимодействие хорошо поддаётся роботизации.

Часто по времени? Много по объему?

Эти два вопроса проиллюстрируем общей выкладкой.

На рутинной пятиминутной операции, которую 30 пользователей вынуждены совершать каждый час, предприятие теряет 800 000 руб. ежегодно. Если удастся выявить и роботизировать такую операцию, то ровно эту сумму можно будет сэкономить. Столь большое количество пользователей и операций явно указывает, что роботизация процессов – это уровень крупных предприятий.

Пример такой рутины: проверить почту, из новых входящих выгрузить вложения, занести эти документы в ECM-систему и заполнить метаданные.

Группа «Рекомендовано»

Есть legacy-системы?

Системы, снятые с поддержки, с закрытым API, самописное ПО встречается повсеместно — именно такие назовём унаследованными, или legacy-системами. Где-то такое ПО ещё используется, где-то его хотят заменить на современную альтернативу. В первом случае нужна интеграция. А во втором – требуется решение для быстрой миграции исторических и справочных данных. В обоих случаях взаимодействие часто доступно только через GUI, что как раз и является «специализацией» RPA-платформы.

Есть конфиденциальность?

Персональные данные и сведения, составляющие коммерческую тайну, — это секретная информация. Доступ к ней должен быть ограничен, но при этом переносить данные и документы между различными системами все равно приходится. Здесь тоже может пригодиться RPA. Робот действует на удалённой машине под собственной учетной записью, ему даже монитор не нужен.

Мало специалистов с глубокими компетенциями в разработке?

Если средство автоматизации нужно, а специалистов с глубокими компетенциями в разработке нет, то RPA-решение тоже подойдёт. Порог вхождения низкий, многие поставщики предлагают бесплатные курсы обучения.

***

Если тщательно разобраться в обстановке на собственном предприятии, навести порядок в процессах, то RPA – интересный и действенный инструмент автоматизации. А применение роботов наобум, на волне популярности как вредит самой компании, так и подрывает репутацию новых технологий.

Автор: Александр Палагин, аналитик Directum