Цифровые договоры, или Какие плюсы принесла удалёнка бизнесу

Чем больше контрагентов у компании, тем масштабнее документооборот. Сотни и тысячи новых договоров в месяц – уже повод задуматься, а не стоит ли как-то ускорить их согласование, подписание и отправку. Особенно острым становится вопрос в эпоху пандемии, когда многие компании работают на удалёнке. Чем полезны цифровые договоры, рассказываем далее. 

Автоматизация договоров – теперь маст-хэв

Если объём документооборота с контрагентами становится слишком большим, то обычно руководители нанимают дополнительных специалистов. Такой способ хоть и решает проблемы со скоростью обработки договоров, но не исключает человеческие ошибки. Опечаток из-за невнимательности может стать даже больше, чем было раньше. При этом возникает ещё одна сложность: чем больше сотрудников в штате, тем тяжелее организовать взаимодействие между ними и проконтролировать корректность их работы.

Рассмотрим топ-5 причин использовать цифровые договоры:

1. Цифровизация особенно важна, если в компании нужно ускорить документооборот с контрагентами. Электронное подписание договоров в десятки и сотни раз быстрее, чем на бумаге. Доставка документа партнёру проходит в 2-5 минут, даже если он находится за тысячи километров от вас. Если использовать специализированный сервис, то не будет и проблем с юридической значимостью такого обмена договорами.

2. Если договоров очень много. Быстро найти нужный оригинал и связанные с ним документы можно, если есть единый финансовый архив. Чтобы подготовиться к проверке ФНС или аудиторов, достаточно воспользоваться поиском. При этом можно разграничить права пользователей, и тогда конфиденциальная информация по договорным документам будет доступна только тем пользователям, которым она необходима для работы с контрагентом и надзорными органами.

3. Автоматизация договоров снижает нагрузку на сотрудников. Каждый день работникам приходится выполнять рутинные операции. В их числе проверка корректности оформления договоров, соответствия принятым стандартам и заполнения обязательных реквизитов, а также сверка подписанных документов с изначальными версиями. Всё это у одного специалиста может занимать несколько часов в неделю. Цифровизация договоров с использованием AI-решений избавляет сотрудников от утомительных операций, освобождая их время для более важных дел и задач.

Современные технологии также ускоряют работу с сопутствующими документами: дополнительными соглашениями, приложениями, счетами на оплату и т.д. Чтобы заполнить реквизиты или объединить их в один комплект с договором, нужно всего лишь нажать на соответствующую кнопку в системе.

4. Если работа с договорами – сложный процесс в компании. Допустим, в некоторых случаях к согласованию подключаются специалисты по безопасности, в других – финансовая служба или департамент по закупкам.

Чтобы запомнить все нюансы, сотруднику нужны месяцы и иногда годы. Но даже если всё заучить наизусть, возможны человеческие ошибки. Исключить их поможет автоматизация договоров. В этом случае все маршруты согласования и подписания выстраиваются в системе, нужно лишь определить критерии и указать их в карточке документа.

5. Компании важно обеспечить эффективное хранение документов – в соответствии с законодательством и без лишних расходов. Традиционный архив с множеством шкафов – не самое экономное решение для современных компаний. Затраты на хранение договорных документов и помещения под них могут быть выше, чем расходы на организацию электронного архива. При этом все нормы законодательства, в том числе касающиеся долговременного хранения, будут соблюдены.

Как организовать электронный обмен договорами

Цифровые договоры легитимны. Их нужно и можно подписывать в электронном виде. Это подтверждают Гражданский Кодекс, ФЗ «Об электронной подписи» и другие нормативно-правовые акты РФ.

Чтобы перейти на безбумажное взаимодействие с контрагентами, нужно выполнить ряд нехитрых действий. Главные шаги:

• предупредить партнёра о вашем намерении;
• обеспечить юридическую значимость электронного обмена договорами.