Двигаясь "за горизонты СЭД"

Тема “выхода за горизонты СЭД”, т. е. расширения границ использования систем электронного документооборота за счет как решения новых задач автоматизации, так и увеличения круга пользователей, уже некоторое время находится в центре внимания при обсуждении перспектив развития этого рынка. Можно с уверенностью предположить, что и в наступившем деловом сезоне эти вопросы сохранят актуальность, и потому мы решили узнать мнение представителей ведущих российских СЭД-поставщиков о том, что можно ожидать на рынке СЭД в ближайшей перспективе.

Текущее состояние российского рынка СЭД

По мнению вице-президента и директора департамента продуктов для ввода данных компании ABBYY Арама Пахчаняна, основным драйвером российского рынка СЭД остается решение проблем управления, накопление же знаний и доступ к информации пока не воспринимается подавляющим большинством заказчиков как значимая задача, требующая существенных вложений. “В рамках задач управления на основе СЭД строились и продолжают строиться не только сами базовые средства управления документами и бизнес-процессами, но и инструменты поддержки и реализации этих бизнес-процессов, так как, по мнению заказчиков, это выглядит вполне естественно, — отметил он. — Логика примерно такая: “Если система сообщила мне о задаче, то почему бы ей не предоставить сразу и инструменты ее решения”. Ведь большинство задач в тех бизнес-процессах, которые автоматизируются средствами СЭД, так или иначе сводятся к работе с документами и информацией. Однако иногда средствами электронного документооборота начинают охватывать и такие области, как взаимодействие с клиентами, простое управление некоторыми ресурсами (резервирование, очереди, простой учет и т. д.)”. Игроки на рынке практически не поменялись, считает г-н Пахчанян, расстановка сил также в основном неизменна, хотя тенденция к изменениям есть: окрепшие региональные компании пытаются расширить зону своей активности. Правда, понемногу меняется и восприятие этих систем у руководителей: все большее их число становится активными пользователями различных интернет-сервисов, в результате чего они задумываются о том, чтобы привнести элементы этого опыта во внутрикорпоративное информационное поле.

Примерно такой же точки зрения придерживается генеральный директор компании “ИнтерТраст” Андрей Линев: “В подавляющем большинстве круг решаемых СЭД задач остается прежним — поддержка документационного обеспечения управления. Применение систем электронного документооборота в других областях в основном ограничено бизнес-процессами, опирающимися на работу с документами. В первую очередь это работа с договорами, кадровое делопроизводство, поддержка проектного управления (workflow-процессы, связанные с обработкой документов и задач). Что касается потребителей СЭД, то это по-прежнему федеральные и муниципальные органы исполнительной власти, а также муниципальный уровень управления, для которого этот год проходит под эгидой развертывания электронных госуслуг и организации межведомственного взаимодействия. На коммерческих предприятиях и в организациях реального сектора экономики СЭД в основном интересуют средние и среднекрупные структуры. Предприятия малого бизнеса, как и ожидалось, относятся к теме СЭД достаточно индифферентно, так как СЭД не оказывает заметного влияния на эффективность их бизнеса. По-прежнему развитие СЭД идет по пути подключения новых пользователей в центральных аппаратах управления и растягивания СЭД на филиальную структуру организаций. Что касается состава игроков на рынке, то он также не изменился, те же 10 системных интеграторов, активно выполняющих заказные и полузаказные проекты разработки и внедрения СЭД, те же пять-семь относительно маленьких специализированных вендоров СЭД российского происхождения”.

Главный архитектор компании “Логика бизнеса 2.0” Олег Бейлезон, ссылаясь на аналитические агентства, сказал, что основу российского рынка СЭД составляют около десятка компаний-разработчиков, отметив при этом, что в целом же рынок СЭД пребывает в довольно мучительной ситуации потери идентичности: “Это связано с тем, что диапазон применения термина “работа с документами” за последние несколько лет существенно расширился — на смену привычному “получил — зарегистрировал — расписал — исполнил — сдал в архив — забыл” пришла деятельность по типу “работы со знаниями” (Knowledge Work), когда документы являются не способом общения сотрудников друг с другом, а имеют ценное в контексте работы компании содержание. И на смену функционалу по атрибуции и маршрутизации приходят совсем другие запросы — полнотекстовый поиск, организация хранения и разделения доступа (причем в сторону упрощения процедур получения доступа), способы совместной работы над документами, вовлечение экспертов по предметным областям в работу и т. д. Не все классические СЭД оказались готовы к такой смене парадигмы”.

Основной тренд функциональности СЭД на российском рынке видится в том, что системы становятся комплексными, полнофункциональными, сказал руководитель службы внедрения компании Paybot LLC Филипп Калашников: “Я назвал бы этот тренд “ECM'зация СЭД”. Российские СЭД все больше становятся похожими на западные ECM-системы, сохраняя при этом весь богатый набор функций по автоматизации бюрократии, присущий отечественному документообороту. Еще одним трендом является downsizing заказчиков — СЭД начинают использовать не только крупные и средние, но и мелкие предприятия. Соответственно повышаются требования к технологичности СЭД — для небольших заказчиков нужны системы, отвечающие слогану одной из СЭД: “Скачал. Запустил. Работает!”, которые способен обслуживать один администратор, возможно даже работающий неполный рабочий день — именно так обслуживаются сети и информационные системы многих малых предприятий”.

Директор по перспективным исследованиям компания DIRECTUM Максим Галимов считает, что, несмотря на все усилия вендоров, системы электронного документооборота в России в подавляющем большинстве случаев решают классические задачи — поддержка делопроизводства, управление договорами, архивирование. Тем не менее тенденция к разнообразию решений есть. Из новых популярных решений на базе компонентов СЭД он выделил системы, поддерживающие финансовые данные и процедуры — архивы финансовых документов, согласование счетов и др. В то же время технологические сдвиги на рынке пока не слишком большие. Облака остаются загадочной областью для подавляющего большинства заказчиков и поставщиков, доля облачных ECM-сервисов пока невелика. Мобильность для СЭД выразилась в АРМ руководителя на планшетах, что, правда, позволило привлечь этих руководителей в ряды пользователей систем документооборота

На какие новые рубежи будет выходить рынок

Освоение новых сфере применения идет на рынке уже давно и будет продолжаться, сказал генеральный директор компании “Электронные офисные системы” Владимир Баласанян, отметив среди основных трендов развития движение в сторону вертикальных решений, мобильности и облачных моделей применения ИТ. Требования заказчиков к быстродействию системы, оптимизации юзабилити также будут повышаться. Заказчикам потребуется работа на единой платформе, на которой должны быть реализованы не только функции работы с документами, но и полностью управление контентом, знаниями, совместная работа, порталы, общение, т. е. такие системы, как ECM, станут все более интегрированными в бизнес-среду и будут покрывать всё большее количество задач. Будут предъявляться повышенные требования к интероперабельности разных систем предприятия и к их интеграции. “Что касается вопросов мобильности, да, этот тренд будет продолжаться, но работа будет вестись над оптимизацией функционала таких решений, потому что большинство существующих сейчас на рынке систем ориентируются на руководителей, — отметил эксперт. — А ведь мобильными должны быть (и уже есть) и управленцы среднего звена, да и вообще практически любые сотрудники. Так что мобильные сервисы будут развиваться в сторону учета интересов этих пользователей”.

По мнению Филиппа Калашникова, основной тренд в развитии функционала СЭД сейчас связан с интеграцией традиционных задач СЭД (электронное согласование документов, управление версиями документов, контроль исполнения и т. п.) с задачами комплексного управления бизнес-процессами предприятия. В том числе как с давно известными технологиями, объединенными аббревиатурой BPMS (системы управления бизнес-процессами), так и с новыми подходами, реализованными в системах управления задачами и поручениями и системами ACM (Adaptive Case Management). Тесная интеграция документооборота и управления поручениями вполне естественна: цель работы с документами — исполнение поручений по ним, а многие поручения связаны с созданием и обработкой документов. В воздухе носятся идеи (и даже есть реальные попытки их воплощения в жизнь) реализации электронного документооборота на базе системы контроля исполнения поручений, это в настоящее время действительно перспективное направление развития, расширяющее клиентскую базу СЭД и облегчающее первоначальное внедрение.

“Новые рубежи уже намечены международным опытом — это перевод фокуса с управленческих задач на задачи, связанные с повышением эффективности работы того, чем пытаешься управлять, — уверен Арам Пахчанян. — На мой взгляд, должно прийти окончательное понимание, что слишком часто люди неэффективны, потому что тратят много сил на поиск информации. При этом нужно учитывать текущий опыт работы людей с информацией и не предлагать им старые, отжившие свой век средства. Удивительно, что интернет-отрасль блестяще реализовала те парадигмы работы с информацией, вокруг которых индустрия СЭД больше теоретизировала, чем реально занималась их воплощением. Поэтому в отрасли СЭД теперь нужно быть в роли догоняющего, а это непросто, потому что догонять приходится сразу по многим направлениям: эффективное управление метаинформацией, мобильные решения, поиск и т. д.”

Максим Галимов считает, что нас ожидает дальнейшее расширение спектра ориентированных на документы и процессы задач, решаемых средствами ECM. Кадровые процессы, финансовый документооборот, задачи управления рисками и другие решения уже опробованы в реальных проектах, и они будут широко востребованы. Государственные органы по-прежнему составят довольно существенную долю заказчиков, и их специфичные задачи получат дальнейшее разрешение. В качестве современного тренда он называет не просто решение вновь возникающих задач, а вовлечение все большего числа пользователей в работу с уже существующими системами. Новые сотрудники потребуют новых интерфейсов, которые более станут специализированными. Способы взаимодействия и доступа к информации сместятся в сторону социальных инструментов, хотя тут будет развиваться не столько функционал, сколько методы работы с ним. Таким образом, будет закрыта очевидная необходимость в сотрудничестве команд разных компаний, но при этом нужно будет также решить задачу агрегации информации и синхронизации разнородных хранилищ.

Андрей Линев сказал о необходимости предоставить заказчикам удобный инструмент для повышения личной эффективности работы руководителей компаний и снижения риска принимаемых ими решений. Именно это вместе с проблемами кейс-менеджмента и темой мобильных рабочих мест и обозначит новые рубежи СЭД в краткосрочной и в долгосрочной перспективах.

По мнению Олега Бейлезона, основной тенденцией на ближайшие два-три года будет смещение задач пользователей в сторону управления знаниями: “Поставщикам необходимо обеспечить возможность работы с документом как с артефактом высокой ценности и неопределенно долгим — до тех пор, пока он востребован. При этом доступ к таким документам должен быть максимально удобным, но без потери корпоративной составляющей в виде управления безопасностью и возможностью организации на базе документов обязывающих и подконтрольных бизнес-процессов. Одним из вызовов в этой ситуации является построение решения, удовлетворяющего одновременно и старым требованиям (классического СЭД), и новым (ECM-функционал). Это сложная задача, перед которой уже фактически спасовали некоторые отечественные вендоры — СЭД- и ECM-функционалы у них разнесены по разным системам. Долгосрочная же перспектива — решение, обеспечивающее организации возможностью реализовывать любые сценарии документо-ориентированной работы”.

Готов ли рынок к выходу на новые рубежи?

Говоря о том, что заказчики становятся требовательней, чем несколько лет назад, Максим Галимов отметил, что это происходит во многом благодаря высокому уровню освещения на разного рода мероприятиях и в СМИ темы работы с корпоративной информацией, а также связано изменением привычек и персонального опыта руководителей разных уровней, с государственной политикой в области управления информацией. Поэтому психологические и нормативные барьеры, по его оценке, не слишком высоки и уже не играют важной роли. В то же время готовность вендоров ограничивается и существующими платформами, и доступными им ресурсами, но при этом эксперт считает, что мы еще увидим новых игроков, в том числе из числа существующих интеграторов: потребности возрастают, а реализовывать их становится сложнее. Хотя нынешние вендоры также держат в запасе какие-то козыри, которые будут вскрыты в ближайшем будущем.

Ключевым моментом, по мнению Арама Пахчаняна, является то, что заказчики готовы платить за новые возможности, поэтому рынок СЭД в России активно растет. Но на рынке мало евангелистов, людей, которые разъясняли бы заказчикам, какие у них могут быть новые, интересные возможности: “Сообщество поставщиков СЭД работает не очень активно, его деятельность не вызывает интерес, нет ощущения того, что это динамичная, инновационная область. Это неудивительно: многие разработчики российских СЭД держатся за управленческий документооборот, и расширять представления своих клиентов им крайне не выгодно: это как пустить козла в огород. Конечно, картину немного смягчает наличие профессиональных конференций и выставок. Но мне кажется, что данная тема заслуживает большего внимания, а эксперты СЭД и заинтересованные лица могли бы занимать более активную позицию”.

Владимир Баласанян также упомянул о неоднозначности оценок готовности рынка: “С одной стороны, большинство поставщиков предлагает решения, которые идут впереди и предопределяют потребности заказчика, с другой — заказчики все же диктуют свои требования к функционалу и методам работы. Больше всего я вижу проблем не функциональных, а, скорее, нормативных и организационных. Чаще всего желание автоматизировать и внедрить системы класса ECM бежит впереди организационных возможностей компании. Часто бывает, что не все поддерживают это или в компании нужно провести определенные перемены. И тут все зависит от поддержки проекта автоматизации первыми лицами компании. Про нормативно-законодательную часть писали уже много, повторяться не буду. Но скажу, что это основательно мешает развитию отрасли и рынка в целоми является большим сдерживающим фактором для более быстрого перехода к использованию электронных документов как в государстве, так и в бизнесе”.

Во многом развивая именно “нормативную” тему, Олег Бейлезон отметил: “Технологические и организационные проблемы существовали всегда, но уникальной для нас проблемой в данном случае стал вопрос разной трактовки одних и тех же понятий. “Документ” в терминах ГОСТов на ДОУ — это совсем не тот документ, которым “мыслят” системы Content Management. Такая же двоякость наблюдается и в процессах работы с этими документами. Причем проблема эта не только заказчиков — разработчикам и внедренцам СЭД (а кому, как не им, осваивать новые горизонты) тоже сложно перестраивать годами утверждавшийся понятийный аппарат ”.

Очевидно, в наше время рынок готов к использованию систем существенно более простых и дружелюбных к пользователю, , чем это было раньше. Это отметил Филипп Калашников, сказав, что “офисный народ” ждет от новых СЭД возможности обсуждать документы так же легко, как это делается в Facebook*’е. И новые версии практически всех СЭД предлагают такие возможности, оптимистично заявил эксперт.

Роль новых технологий и бизнес-моделей

Максим Галимов уверен, что всему, в том числе и свободному ПО (СПО), и облакам, найдется свое место, но на сегодняшний день бизнес-модель проприетарного ПО с развертыванием по принципам on-premise остается самой надежной. По его мнению, вряд ли эта ситуация радикально поменяется в ближайшие несколько лет. Перемены, конечно, могут произойти: например, возможен массовый переход в облака, если вдруг бизнес-потребности заказчиков резко изменятся, а ПО, поддерживающее их, будет доступно только в облачной модели.

Андрей Линев также осторожно говорит о “модных” тенденциях, отметив, что его компания, работая на среднекрупном рынке, строит свою политику на прагматичной основе: “Мы в своих решениях применяем компоненты, выполненные на СПО, но очень аккуратно, предоставляя заказчику полные гарантии поддержки установленного у него в составе нашей СЭД СПО (я мало верю в перспективы решений, полностью выполненных на базе СПО СЭД для крупных организаций — слишком велики для них риски). Что касается облаков, то нас интересуют в первую очередь корпоративные облака наших клиентов, и в тех случаях, когда заказчик идет по этому пути, мы охотно переносим наши решения на эту модель организации ИС предприятия”.

Роль новых технологий и бизнес-моделей пока незначительная, считает также Арам Пахчанян, подчеркивая, что СПО еще вызывает легкий интерес, а вот облака и аутсорсинг плохо сочетаются с жесткой управленческой ориентированностью заказчиков, да и число предложений по ним пока невелико.

Олег Бейлезон настроен более оптимистично: “Все нововведения в общем ландшафте продуктов и услуг ИТ-индустрии обязательно затрагивают самые разные функциональные области — и ERP, и CRM, и ECM, и СЭД. Причем затрагивают в примерно одинаковой степени. И производители систем любых классов должны эти изменения внимательно отслеживать. Применительно к рынку СЭД/ECM можно сказать, что и создание облачных реализаций систем (работающих в принципиально других моделях заказа и оплаты услуг), и появление решений на базе СПО, не требующих вложений в лицензионные отчисления на старте, и “мобилизация” доступа к документам и функционалу — все это формирует новый облик систем управления контентом, и пользователи ждут именно таких систем. Хотя, конечно, не совсем корректно валить все в одну кучу — есть новшества технологические, а есть новшества в бизнес-модели, и если кому-то нужны, например, решения по мобильному доступу, то не факт, что этого же клиента привлечет SaaS-модель”.

Облачная СЭД в российских условиях — это почти оксюморон — сочетание несочетаемого, уверен Филипп Калашников. Пока мало кто хочет выкладывать все свои конфиденциальные документы на сторонний сервер в Интернете. А вот бесплатные СЭД приобретают все большую популярность, хотя бы как способ выяснить, а нужна ли реально предприятию индустриальная платная СЭД.

А вот Владимир Баласанян считает несколько иначе: уже в ближайшей перспективе облачные технологии станут все больше использоваться, но широкого их применения все же можно ожидать лишь в более отдаленном будущем. Сегодня очень мало кто из российского бизнес-сектора рассматривает такую возможность именно для ECM-систем. Ссылаясь на опыт своей компании, у которой такие сервисы развернуты, он сказал о наличии пока очень осторожного спроса, но при этом уверен, что рынку просто нужно время на осознание возможностей облаков, как и модели аутсорсинга.

Изменение конкурентной обстановки

Арам Пахчанян исходит из того, что следует всегда быть готовым к возможным изменениям. Российский рынок СЭД растет, а это значит, что какой-то крупный зарубежный игрок может сделать на него серьезную ставку и пойти дальше существующей модели, при которой клиенты ориентированы на поиск надежных и эффективных решений. Но основной рынок в России составляют те компании, которым нужен практический результат, для которых мода не является важным фактором. Если зарубежные игроки увидят именно этот рынок, то они могут начать серьезно работать на нем, как это сейчас делают некоторые российские компании — лидеры рынка.

По мнению Андрея Линева, сегодня самый заметный сегмент в России — рынок СЭД для государственных учреждений, что создает потенциальные проблемы для российских вендоров СЭД, поскольку тут есть угроза монополизации со стороны ведомств и государственных компаний (Минкомсвязи, Ростелеком). В то же время приход новых игроков можно ожидать со стороны компаний, предлагающих сейчас услуги по обмену юридически значимыми финансовыми документами, если они поставят себе цель расширить спектр применения своих систем на проблематику СЭД (но это не быстрый путь, так как сложность создания полнофункциональной СЭД очень высока). Что касается зарубежных вендоров, то для них, по мнению эксперта, единственный путь — приобретение отечественных разработчиков СЭД.

Конкурентная обстановка на данном рынке довольно инерционна, считает Филипп Калашников. Лидеры стабильно держат свои доли рынка, так как смена СЭД на предприятии — дело затратное и рискованное. Гарантию, что новая система будет лучше старой, дать до окончания проекта очень трудно. При этом новые игроки появляются практически постоянно, не давая лидерам самоуспокоиться.

Владимир Баласанян отметил, что сейчас основные игроки представлены примерно теми же компаниями, что и ранее. Вхождение в этот рынок достаточно сложный, затратный и, главное, долгий процесс. В госсекторе можно отметить намерение ряда заказчиков использовать СЭД “Практика” (Казань), которая ранее не рассматривалась как промышленное тиражное решение.

Максим Галимов также считает, что новые зарубежные игроки в классическом секторе функционала ECM вряд ли могут серьезно изменить расстановку сил, как и требования со стороны госсектора. Благодаря отечественной специфики, более низким затратам и ценам российские игроки набрали вес, как технологический, так и в виде клиентской базы. Политика государства тоже предсказуема, так что радикальных изменений не ожидается.

А вот Олег Бейлезон придерживается иного мнения: “Конкурентная обстановка уже меняется: ECM-системы зарубежного производства, беспомощные в хитросплетениях функционала классических СЭД, в условиях изменения структуры спроса очень неплохо смотрятся в сравнении со многими узкофокусированными СЭД-системами. Кроме того, рынок начинает наполняться облачными предложениями — большинство из них пока оставляют желать лучшего по функциональной зрелости, но это не значит, что такой класс систем вообще не надо принимать во внимание. Еще одним серьезным конкурентным фактором для российского рынка следует считать ECM-системы, распространяемые по модели Open Source — низкая стоимость входа в пользование такими решениями сочетается с высоким потенциалом этих систем”.

Что нас ждет через год-два

Арам Пахчанян считает, что будущее индустрии и российского рынка СЭД за мобильными технологиями, средствами совместной работы и большей ориентированностью на контент, а не на процессы.

Максим Галимов уверен, что обязательно появятся новые приложения, которые будут восполнять и предлагать заказчикам функционал, отсутствующий в ECM-системах, появятся и новые игроки. Также будет развиваться экосистема приложений для существующих систем. Обновятся технологические платформы действующих вендоров. Пойдет борьба за пользователей внутри компании, а не за сами компании. Больше будем слышать про замещение систем, изменится характер проектов. Нынешние вендоры будут захватывать смежные и абсолютно новые рынки. И это — в перспективе двух-трех лет.

Андрей Линев согласен с постоянно появляющимися прогнозами о надвигающемся экономическом кризисе и считает, что в этой ситуации трудно говорить о перспективах развития рынка. Но все же в тяжелые времена руководители склонны обращать внимание на эффективность работы своих сотрудников, что собственно и является задачей, которую решает СЭД.

Олег Бейлезон перечисляет те требования, которым должны будут соответствовать системы управления контентом (включая СЭД) в ближайшие годы: реализация различных сценариев работы с разными документами, гибкость настройки документ-ориентированных бизнес-процессов, обеспечение различных моделей доступа к контенту (толстые, тонкие, мобильные клиенты, интеграция со сторонними системами, включая социальные сети), легкость в развертывании, настройке и управлении, простота обучения пользователей работе с системой, наличие средств интеграции в информационную инфраструктуру предприятия (даже если эта инфраструктура — облачная), а также предоставление клиентам возможности выбора бизнес-модели использования системы.

“Мне видится несколько большая дифференциация данного рынка за счет как появления новых игроков, так и существенной переработки функционала уже известных на рынке систем в тех направлениях, которые я обозначил выше, — сказал Филипп Калашников. — СЭД станут более дружелюбными, работа в них станет больше напоминать работу в социальных сетях, использование мобильных устройств для доступа к СЭД будет обычным делом, а работа с документами окажется частью работы с бизнес-процессами предприятия, а не наоборот, как сейчас, когда все процессы в СЭД строятся вокруг документов”.

“Однозначно определятся основные игроки рынка, конкурентная ситуация еще более ужесточится, — подвел итог обсуждению Владимир Баласанян. — Приоритет будет отдаваться компаниям с хорошим опытом и репутацией. Появится больше именно мобильных сервисов и тонких решений. То есть решения все больше будут через тонкого клиента и в облаках. Работать с ECM-системами начнет намного более широкий круг людей, ведь системы такого класса все глубже проникнут в бизнес-процессы компаний и интегрируются с ними”.

Источник: PC Week

* - организация, признанна экстремистской на территории РФ