Электронное кадровое дело. Руководство для HR-менеджера

Компании активно внедряют новые технологии в управлении персоналом. Развивается в этом направлении и законодательство. Всё, что нужно знать о цифровизации HR-процессов и электронном кадровом деле сегодня, рассказываем далее.

В профессиональном стандарте 07.003 «Специалист по управлению персоналом» трудовые функции разделены на группы:

А) Документационное обеспечение работы с персоналом;

B, C, D) Подбор персонала. Обеспечение оценки, аттестации и развития персонала;

Е) Организация труда и оплаты персонала;

F) Организация корпоративной социальной политики;

G) Операционное управление персоналом и подразделением организации;

H) Стратегическое управление персоналом организации.

Под документационным обеспечением понимается:

● применение трудового законодательства и ведение делопроизводства;

● обеспечение документооборота по учёту и движению кадров;

● ведение организационной и распорядительной документации (ОРД) по персоналу.

Электронный кадровый документооборот. Законодательная база

КЭДО, или Почему все перейдут на HR-процессы без бумаг Самое важное для квалифицированного специалиста — знать и понимать законодательную базу, на которой основывается управление персоналом. Причём сейчас недостаточно разбираться в стандартах ГСДОУ, ТК РФ и конституционных правах граждан. Знания должны охватывать вопросы управления информацией, архивами и юридической значимостью электронных документов.

Трудовой кодекс РФ прямо не разрешает, но и не запрещает вести кадровые процессы в электронном виде. Однако 63-ФЗ «Об электронной подписи» признает электронные документы, подписанные электронной подписью, равнозначными бумажным с собственноручной подписью.

Кроме того, на рассмотрении находятся законодательные инициативы, направленные на устранение правовой неопределенности в части электронного кадрового документооборота:

● Законопроект № 736455-7 о юридически значимых сообщениях;

● Проект изменений № 657361-7 в федеральные законы (касательно архивного хранения документов).

Минтруд с 2018 года проводит ряд экспериментов по отработке механизмов ведения и применения электронных кадровых документов работодателями. Итоги первого эксперимента показали значительную экономию на бумаге, но вместе с тем выявили сложности с представлением электронных документов в инспекции по труду.

Эксперимент 2020–2021 годов с использованием электронных документов, связанных с работой, в том числе трудовых договоров, нацелен на подготовку предложений о внесении изменений в трудовое законодательство.

Фактически многие компании работают в цифровом режиме даже в условиях правовой неопределенности, поскольку экономическая выгода от электронных процессов значительно превышает неудобства.

Данные исследования Deloitte «Уровень развития кадрового электронного документооборота в компаниях в России», 2019

Управление персоналом и информационные системы

Всё, что связано с кадровым делом в нашей стране, строго регламентируется и контролируется. То есть специалисту нужно держать в голове массу информации, выполнять предписанные процедуры и множество однообразных операций: фиксировать данные, уведомлять, передавать, сохранять и т. д. На помощь приходят информационные системы — зашитые в них правила помогают соблюдать законодательство, дают правильные шаблоны, ускоряют взаимодействие, сокращают рутину.

HR-специалисту, если он хочет занимать руководящие должности и участвовать в стратегическом планировании управления персоналом, необходимо разбираться в классах информационных систем и их возможностях.

Какие функции уже реализованы в информационных системах, представленных на рынке:

На рынке представлено множество информационных систем, решающих задачи автоматизации кадровых процессов: ERP, HRM, BPM, ECM… Но ни одна из них не может «покрыть» все задачи. Распределение функций между системами в компаниях реализовано по-разному. Границы информационных систем размываются, можно сделать практически всё на системе любого класса, но всегда возникает вопрос в затратах, времени и удобстве.

Рассмотрим на схеме, как наиболее важные функции выполняются разными классами распространённых корпоративных систем:

Наилучшим вариантом будет синергия: учётная система + система управления взаимодействием. При этом в ERP содержатся база и управление организационной структурой, штатным расписанием, расчёт заработной платы, начисления и удержания и т. д. А в ECM/BPM-системах организуются кадровые бизнес-процессы, создание\хранение\подписание документов по личному составу, выгрузка для проверок ГИТ, обеспечение юридической значимости.

Цифровые HR-процессы и вовлечение каждого работника

Важный момент — кадровые процессы затрагивают не только управленческий персонал больших и маленьких компаний, но и каждого работника. Как перевести в электронный вид взаимодействие со всеми сотрудниками?

С одной стороны, ERP-системы предназначены для специалистов профильных отделов, интерфейсы и функции неудобны для широкого круга. С другой — ECM/BPM-системы подразумевают, что цифровые процессы необходимы каждому работнику, от рабочих в цехе или продавцов в магазине до топ-менеджеров. Для этого разработаны гибкое распределение прав в системе, дружественные интерфейсы и различные способы доступа:

Это избавляет сотрудников от посещений отдела кадров, походов за бумагами. Множество вопросов, которые раньше решались через распечатанные документы (заявление на отпуск, справка о зарплате и т. д.), кадровики могут решить удалённо даже с сотрудниками, у которых нет на рабочем месте компьютера. Делается это через мобильные гаджеты или инфокиоски общего доступа.

Электронное кадровое дело работника. Как вести и передавать в архив

Уже сейчас трудовой договор работника оформляется в электронном виде, трудовая книжка — тоже. Все записи о повышении квалификации, поощрениях и взысканиях, заявления на отпуск, согласия на особые условия труда и переработку можно вести в безбумажном формате. Возможности информационных систем для ведения электронного кадрового делопроизводства есть, как мы и обсуждали выше.

Допустим, что все записи в кадровом деле сотрудника создавались и использовались в разных информационных системах компании. При этом в бумажном виде они вообще не существовали. И их необходимо хранить 75 лет. Как сделать так, чтобы всё, что есть в электронном виде сейчас, было читабельно и юридически значимо при выемке электронного кадрового дела через большой срок?

Специалистам известна проблема долговременного хранения (до 50 и более лет) документов и рисков устаревания технических средств для их просмотра. Решением этого вопроса может стать конвертация. В таком случае единицей хранения становится zip-контейнер, который включает исходный документ и отдельно документ в формате длительного хранения PDF/A, а также откреплённые электронные и метаданные файла. Такое решение соответствует Рекомендациям по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций от ВНИИДАД.

Предотвратить преднамеренное или случайное изменение информации в системе поможет сверка контрольных сумм контейнера, использование электронной подписи и прав доступа.

При истечении сроков действия сертификата электронной подписи, который ограничен 2-5 годами, используют метки доверенного времени, которые фиксируют время подписания документа. Законодательно эта методика регулируется 63-ФЗ «Об электронной подписи». Усилит её правомерность законопроекты, касающиеся архивного хранения. Ряд таких уже готовятся к рассмотрению и принятию в Госдуме.

Кадровое делопроизводство в электронном виде. Статистика в России

Напоследок приведём статистику — как уже сейчас обстоят дела с использованием электронных документов и кадрового ЭДО в мире. По данным того же исследования Deloitte:

· 33% компаний активно используют электронные кадровые процессы во время проверок контролирующими органами и в судебных спорах;

· 60% компаний применяют электронные документы в ходе аудиторских и налоговых проверок;

· 70% компаний урегулировали процедуру электронного взаимодействия между работником и работодателем в локальном нормативном акте;

· 93% компаний используют для кадрового электронного документооборота простую электронную подпись;

· 7% компаний уже полностью готовы отказаться от дублирования электронных кадровых документов бумажными.

Эксперты говорят, что правовые неопределённости тормозят внедрение электронного кадрового делопроизводства. Но в современных реалиях они уже не могут полностью заблокировать переход компаний на цифровые HR-процессы. Мы это видим на практике.

Подробнее о требованиях законодательства, судебной и инспекционной практике кадрового делопроизводства в компании, а также о выводах закрытого HR-клуба можно узнать в записи вебинара Practicum Directum: Цифровизация HR-процессов.