Планирование ECM-стратегии

Какой должна быть правильная ECM-стратегия? Аналитик компании AIIM Боб Ларриви и директор по стратегии и инновациям компании Systemware Андреа Кьяппе провели исследование, в котором выяснили, зачем организациям нужна ECM-стратегия, как ее сформулировать и претворить в жизнь.

В статье представлены основные идеи и самые интересные выжимки из доклада. Оригинал ищите на сайте Systemware.

Для чего нужна ECM-стратегия

Согласно прогнозам, к 2020 году в мире будет как минимум 30 миллиардов устройств, с помощью которых будут общаться и работать более 7 миллиардов людей и бизнесов.

Однако многим организациям некогда смотреть в будущее. В настоящем у них – ежедневные попытки совладать с огромным потоком проходящей через них информации. Решить эту проблему может новый, более современный подход к управлению информацией. Он должен быть, прежде всего, стратегическим, чтобы отвечать бизнес-целям организации, и, в то же время, гибким, чтобы уметь подстроиться под неизбежно меняющуюся действительность. Подход «установил и забыл» больше не пройдет.

Например, многие крупные корпорации далеки от того, чтобы сделать свой бизнес цифровым, потому что их информационная инфраструктура не отвечает стандартам настоящего цифрового бизнеса. Одна из главных причин этого – разрозненность информационных систем.

Проблема эта не новая и обсуждается не первый год. Уже давно известно, что такая разрозненность наносит вред бизнесу, и все же, десятилетия спустя, она по-прежнему реальна. Самая очевидная причина – нежелание корпораций отказываться от уже установленных систем, зачастую устаревших. Поэтому новые системы они просто «паркуют» рядом со старыми. Попытки совладать с растущим объемом информации и растущими требованиями к ее обработке и хранению приводят к еще большему разнообразию систем внутри организации – каждое подразделение стремится подобрать такую систему или системы, которые смогли бы удовлетворить их специфические потребности.

Как сформулировать ECM-стратегию

Наилучших результатов в использовании ECM-системы можно добиться, если позиционировать ее как стратегическую инициативу.

Формирование стратегии требует глубокого понимания бизнес-процессов организации, связанного с ними контента и того, как разные типы контента способствуют достижению целей на уровне предприятия в целом и на уровне отдельных его подразделений. Должно быть четкое представление о том, как ECM-система будет способствовать росту бизнеса и достижению бизнес-целей, а критерии этого роста должны быть явно сформулированы и легко измеряемы. Проще говоря, ECM-стратегия должна соответствовать общей стратегии развития организации.

Например, если цель организации – в течении следующих пяти лет ежегодно увеличивать оборот бизнеса на 50% и открыть офисы в десяти новых регионах, ECM-система должна поддерживать возможность организации сложной распределенной структуры, уметь работать с историческими данными, обеспечивать высокий уровень защиты информации и позволять удалять устаревшие и дублирующие данные.

Компания AIIM провела опрос с целью выяснить, каким видят сотрудники компаний стратегическое назначение их основной ECM-системы. Результаты представлены на графике:

Так, 64% респондентов считают, что в стратегическом плане ECM-система должна быть, прежде всего, платформой для удобной совместной работы и обмена информацией между всеми сотрудниками. При этом 57% также говорят, что ECM-система должна обеспечивать безопасную среду для хранения важной информации. Около 37% видят в ECM-системе способ собрать воедино все базовые технологические процессы по работе с документами для их удобного мониторинга и контроля.

Меньшее количество респондентов видит стратегическое назначение ECM-системы в другом: программный продукт для автоматизации работы с конкретными кейсами и проектами, хранилище для обеспечения удобного доступа к техническим документам, чертежам и проч., портал для локального и удаленного доступа к другим хранилищам контента, механизм для сортировки и публикации контента, исходник проектов по анализу данных и большим данным, социальная платформа с отображением ленты активности и возможностью общения в группах.

Как реализовать ECM-стратегию

Авторы выделяют четыре этапа реализации ECM-стратегии в организации: оценка текущего положения дел, определение будущего состояния системы, поиск дыр в текущей реализации и продумывание последствий вносимых изменений.

Оцените текущее положение дел

Выясните, как фактически все работает в данный момент. Выявите существующие проблемы – и это поможет вам перейти к поиску возможных решений этих проблем. Например, если в организации остро стоит вопрос дублирования информации, имеет смысл рассмотреть различные способы делиться документами, избегая при этом их дублирования, к примеру, облачные решения.

Это также отличная возможность упростить устоявшиеся процессы, например, избавиться от ненужных этапов, придумать, как уменьшить время обработки информации внутри организации.

Определите будущее состояние системы

После выявления текущих проблем перейдите к продумыванию идеального состояния системы. Решите, какими возможностями должна обладать ECM-система, чтобы отвечать стратегическим целям организации и способствовать росту бизнеса.

Найдите дыры в текущей реализации

Крайне важный этап для успешной реализации ECM-стратегии. Подход такой: оцените, могут ли уже установленные в организации системы, возможно, с небольшими модификациями, закрыть необходимые требования. Если отдельные части проекта можно реализовать без привлечения новых технологий, лучше так и сделать. Часто организации идут к новым вендорам в поисках технологии, которая у них уже есть. Это приводит к накоплению разрозненных систем, которые сложно синхронизировать и дорого поддерживать.

Подумайте, на что повлияют изменения

На этом этапе важно определить не только технические последствия планируемых изменений, но и то, как эти изменения повлияют на сотрудников организации. Важно объяснить людям, каковы причины перемен, какими преимуществами обладает новый порядок по сравнению со старым. Мы часто являемся заложниками своих привычек: нам комфортно ежедневно выполнять на работе рутинные задачи. Неожиданно узнать, что наша работа или способ ее выполнения изменился – это вызов привычному образу действий, и этот вызов почти наверняка будет принят негативно. Нужна продуманная стратегия, которая поможет вывести пользователей из зоны комфорта и направить в нужное русло.

Вместо вывода

В основе большей части ECM-инициатив лежит два фактора. Экономический фактор направлен на увеличение доходов и уменьшение расходов, повышение стоимости акций. Организационный – на уменьшение влияния человеческого фактора, повышение продуктивности и организацию инновационной среды, способствующей росту и развитию сотрудников. Эффективная ECM-стратегия принимает во внимание оба этих фактора плюс факторы, специфичные для конкретного бизнеса.

Современная ECM-стратегия использует итерационный подход. Он подразумевает постоянный пересмотр ECM-стратегии на предмет соответствия общей стратегии и бизнес-целям. При внедрении ECM-системы важно учитывать не только то, отвечают ли ее возможности целям предприятия, но и будут ли они отвечать им в будущем.

При этом важно не забывать, что ECM-стратегия никогда не должна продвигать изменения ради самих изменений. Если система уже успешно работает, извлеките из нее максимальную выгоду. Вносимые изменения должны лишь способствовать преодолению ограничений этой системы.