11 трендов управления документами в 2023 году

Тренды в области управления документами становятся всё более значимыми в современном мире. Следуя им, вы сможете повысить эффективность работы, настроить более совершенный контроль версий, организовать управление полным жизненным циклом документов.

Компаниям важно разбираться в тенденциях управления документами для того, чтобы быть в курсе новейших технологий. Нужно не только идти в ногу со временем, но и работать эффективнее в быстро меняющейся обстановке. Понимание тенденций поможет выстроить упорядоченный документооборот, который сэкономит ресурсы.

Управление документами — непростая задача, поэтому стоит быть в курсе новинок отрасли и максимизировать свою эффективность через изучение основных трендов. Мы выделили 11 главных тенденций.

1 — Использование облачных хранилищ

Существует множество технологических наработок, которые постепенно меняют привычные способы хранения документов и обеспечения доступа к ним. Один из таких трендов — облачное хранение, которое становится всё более популярным как безопасный и удобный способ содержать файлы.

Ваши сотрудники оценят все преимущества перехода в облако, ведь они получат неограниченный доступ к документам в любой момент с любого устройства вне зависимости от подключения к корпоративной сети.

2 — Более широкое использование ИИ

Искусственный интеллект значительно влияет на управление документами: он не только экономит время и деньги, но делает данные доступнее. ИИ сегодня начинает вытеснять привычные методы организации документооборота, которые подразумевают управление контентом вручную.

К примеру, лучшие инструменты для оптического распознавания и некоторые интеллектуальные системы обработки документов уже интегрируют искусственный интеллект и машинное обучение, чтобы увеличить точность распознавания, более эффективно работать с неструктурированным контентом и автоматизировать классификацию документов.

3 — Более широкое использование блокчейна для обеспечения безопасности данных

Технология блокчейн всё чаще применяется для укрепления безопасности документов и представляет собой своего рода цифровой реестр, который может хранить любой тип данных и в который нельзя внести несанкционированные изменения. В таком реестре можно безопасно хранить документы и обмениваться ими без привлечения третьей стороны для подтверждения подлинности.

Некоторые системы управления документами уже используют технологию, чтобы обеспечить высокий уровень безопасности данных, не ограничивая их доступность.

4 — Автоматическая классификация документов

Еще недавно сотрудникам компаний приходилось разбирать бумаги вручную. Только представьте, сколько времени им приходилось тратить, чтобы просмотреть каждый документ и определить его в корректную папку.

Такой формат работы требует много времени и ведет к ошибкам. К счастью, последние технологические достижения сделали возможным настройку автоматической классификации с помощью технологий машинного обучения и искусственного интеллекта. Использование этих инструментов экономит время и помогает избежать неточностей, связанных с человеческим фактором.

5 — Федеративный поиск

Многие компании используют несколько систем для управления контентом и хранения документов, что усложняет работу сотрудников.

Федеративный поиск позволяет находить данные и собирать их в одном месте независимо от первоначального местоположения.

Инструмент экономит время, которое работники тратят на поиск информации, и увеличивает продуктивность.

6 — Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов критична для компаний, которые стремятся быть гибкими и процветать в цифровую эру. Пандемия COVID-19 выявила потребность в трансформации у самых разных организаций. Компании, которые вели дела на бумаге, столкнулись с серьезными сложностями во время локдауна.

Применение BPM-систем для увеличения эффективности работ — это один из главных трендов управления документами, который мы наблюдаем сегодня в организациях всех размеров.

7 — Использование технологий RPA

Инструменты RPA используются для автоматизации повторяющихся ручных операций, на которые сотрудники тратят большую часть рабочего времени (к примеру, ввода данных).

Роботы могут выполнять такие манипуляции без участия человека быстрее и эффективнее.

8 — Легкое взаимодействие

С помощью инструментов совместной работы с документами ваша организация сможет оптимизировать документооборот и обеспечить непрерывность бизнес-процессов.

Во время пандемии компании и вендоры осознали, что нужно создать возможности для полностью удаленной работы сотрудников и неограниченного доступа к документам.

Производители ПО сегодня уделяют пристальное внимание созданию эффективных инструментов совместной работы сотрудников.

9 — Настройка интеграции с разными системами

Большинство компаний использует целый набор систем, чтобы организовать бизнес-процессы. Чтобы всё шло гладко, нужен широкий спектр интеграционных решений для бесшовного взаимодействия разного ПО без участия человека.

Интеграции стимулируют продуктивность и взаимодействие сотрудников внутри компании, помогают настроить работу со сторонними организациями.

10 — Отказ от изолированного хранения документов

Когда данные хранятся изолированно и не передаются сотрудникам других департаментов или бизнес-единиц, это ведет к неэффективной работе и дублированию задач, а в худшем случае может негативно сказаться на бизнес-процессе в целом. Создание множества отдельных хранилищ документов приводит к снижению эффективности и информационному хаосу.

Помочь может ИИ — он собирает информацию из разных источников и представляет ее в удобном формате.

11 — Гибкий интерфейс и пользовательский опыт

Полный потенциал систем управления документами долгое время был ограничен статичным пользовательским интерфейсом. Предоставление работникам возможности адаптировать интерфейс под повседневные потребности — одна из важнейших тенденций в области управления документами сегодня.

Как западные тренды ложатся на специфику отечественных компаний? Читайте комментарии российского эксперта в статье «5 основных российских трендов в ECM 2023».

Источник оригинала: https://theecmconsultant.com/document-management-trends/ Автор — Хайссам Абдул Малак. Перевод — Екатерина Шишкина.