Основной эффект от ECM-системы в эпоху цифровой трансформации - отказ от рутинных операций и лишних этапов в процессах

Основной эффект от ECM-системы в эпоху цифровой трансформации - отказ от рутинных операций и лишних этапов в процессах

Артем Пермяков, руководитель отдела перспективного развития DIRECTUM, ответил на вопросы журнала IT-Manager в рамках обзора «Электронный документооборот: новый этап развития».

1.     Какие технологические тенденции на рынке систем электронного документооборота вы считаете наиболее актуальными и востребованными?

Во многом рынок СЭД и ECM-систем подчиняется технологическим тенденциям, характерным для всей ИТ-отрасли. К каким-то бизнес только присматривается. Например, тема блокчейна актуальна в публичном поле, о ней много говорят, но сами заказчики ECM-систем занимают выжидательную позицию, так как не имеют достоверной информации о потенциальном эффекте для своего бизнеса. Сейчас блокчейн для обмена документами пробуют внедрять такие крупные игроки, как Сбербанк.

Более активно заказчики интересуются технологиями искусственного интеллекта, по ним уже накоплены кейсы пилотных внедрений, есть статистика, которая обещает ощутимую выгоду. Массовый переход на интеллектуальные технологии пока сдерживает относительно высокая стоимость таких решений.

Близкий к этому тренд — работа с big data и анализ данных внутри системы. Компании хотят строить прогнозы и принимать решения на основании достоверной информации о пользователях и документах.

Также активно компании проявляют интерес к возможностям альтернативной мобильности — мессенджеров и чат-ботов. В связи с последними блокировками остается открытым вопрос платформы — но сами механизмы, позволяющие управлять рутинными процессами с помощью смартфона, по-прежнему пользуются спросом на рынке.

Есть и специфические тенденции, характерные только для систем электронного документооборота. Развитие законодательства в области долговременных электронных архивов подтолкнуло рынок к созданию решений для выполнения новых требований к долговременным хранилищам: поддержание юридической значимости при длительном сроке хранения, одновременная работа с бумажными и электронными документами.

Аналогично, появление утвержденных форматов обмена электронными документами на государственном уровне позволило более активно развиваться технологиям внешнего электронного документооборота. Сейчас востребованы решения, предлагающие бесшовный процесс, идущий от внутреннего согласования договоров, писем, первичных учетных документов к внешнему обмену с контрагентами — то, что мы называем межкорпоративным документооборотом.

2.     Основной заказчик СЭД/ECM-систем — это государственный сектор. Насколько повлияла на этот рынок тенденция к импортозамещению? Стали ли российские решения намного популярнее?

Госсектор — это основной заказчик именно СЭД, так как для государственных организаций формализованные делопроизводственные процессы характерны в первую очередь. Бизнес-заказчики ставят перед ECM более широкие задачи, на стыке ECM и BPM. Кроме классического делопроизводства на базе ECM-платформ автоматизируется межкорпоративный документооборот, формируется сервисная модель предприятия, в банках реализуется кредитный конвейер — основным заказчиком для таких задач как раз выступает бизнес.

Тенденция к импортозамещению затронула не только государственный сектор и компании с госучастием. Российские заказчики обратили свое внимание на отечественные разработки и убедились в многообразии интересных и качественных решений на ИТ-рынке. На это повлиял положительный пример технологических лидеров во многих отраслях: компаний уровня «Газпрома» и «Роснефти», которые уже частично осуществили переход на российское ПО и поделились своим опытом. Информация об отечественных разработках также стала более доступна широкой общественности, а не только узкому кругу заинтересованных лиц.

3.     Сегодня все говорят о цифровой трансформации бизнеса. Как СЭД/ECM-системы поддерживают этот процесс? Насколько они гибкие и адаптивные к новым реалиям, в которых приходится работать заказчикам?

Сейчас на уровне технологического развития компаний идет активный процесс перехода от оцифровки к цифровизации, и на примере СЭД/ECM это заметно довольно ярко.

Допустим, если взять служебные записки, то на первом этапе развития документооборота есть бумажные документы, которые физически разносятся по управлениям для сбора подписей. На втором этапе, с внедрением СЭД, эти же самые служебные записки согласуются в электронном виде, а затем распечатываются для подписи первым лицом компании. Следующий этап — все сотрудники работают в электронном виде, руководитель выносит резолюции со своего компьютера или мобильного устройства и использует электронную подпись для утверждения документов. Но и второй, и третий этап всё еще являются оцифровкой, так как сохраняется сущность электронного документа.

Этап цифровой трансформации, который сегодня интересует заказчиков, — цифровизация процесса, уход от электронного документа как сущности. По сути, служебная записка — это запрос одним подразделением сервиса, который может оказывать другое подразделение. Сейчас всё идет к тому, что на месте служебной записки появляются порталы с набором сервисных услуг, которыми можно воспользоваться. Это похоже на развитие в сторону неких «внутрикорпоративных госуслуг», когда достаточно указать необходимые параметры для запуска бизнес-процесса, без создания каких-либо документов. Роль ECM на этом этапе заключается в том, чтобы обеспечить выполнение бизнес-процессов по реализации этих услуг.         

4.     С электронным документооборотом все более-менее ясно, а насколько востребована функциональность ECM-систем российскими заказчиками? Все ли готовы к ней?

Исходя из упомянутой глобальной тенденции к цифровой трансформации бизнеса, можно сказать, что это неизбежный эволюционный процесс. Здесь правильнее говорить не о готовности всех заказчиков в целом, а об этапах автоматизации в российских организациях. Компания на определенном этапе своего развития задумывается об автоматизации процессов, и начинает она, конечно, с классических задач. Для электронного документооборота это может быть канцелярия, управление организационно-распорядительной документацией и договорной работой.

После того, как внутри организации формируется привычка взаимодействовать в электронном виде, многие компании переходят к развитию средств управления корпоративным контентом, решению специфических задач в ECM: от проектного документооборота и финансового архива до кредитного конвейера или архива клиентских досье в банке.

Но сейчас такая привычка к электронному взаимодействию формируется и за пределами компании: рядовые сотрудники привыкают пользоваться государственными услугами в электронном виде и частными мобильными и веб-сервисами. Так что можно отметить, что переход от оцифровки к цифровизации происходит быстрее, чем 10 лет назад. По нашим наблюдениям, компаний, достигших высокого уровня зрелости корпоративной ИТ-инфраструктуры становится гораздо больше. В том числе потому, что это становится требованием рынка и клиентов, делающих свой выбор в цифровом пространстве.

5.            Отраслевая специфика в проектах СЭД/ECM: насколько эта тенденция заметна на рынке?

Безусловно, такая специфика есть. Например, если говорить о финансовом секторе, то он все больше приближается к финтеху. На базе ECM-систем может быть реализован кредитный конвейер или архив клиентских досье, долговременное хранение финансовых документов в соответствии с требованиями регуляторов.

В свою очередь, ритейл активно развивает межкорпоративный документооборот. На отрасль повлияли изменения федерального закона, в частности: ЕГАИС и обязательная маркировка меховых изделий в 2016 году, ФЗ №53 «О применении контрольно-кассовой техники» в 2017-м, переход на ФГИС «Меркурий» в обороте продуктов животного происхождения. В 2018 году в России проходит эксперимент по электронной маркировке табачной продукции. Все это требует частичного перевода документов в электронный вид и формирует стабильный спрос на внедрение межкорпоративного документооборота со стороны ритейла.

6.     Насколько широко применяется технология блокчейн в электронном документообороте и управлении корпоративным контентом? Способна ли эта технология революционным образом изменить всю индустрию СЭД/ECM?

Технология блокчейна пока не применяется широко, в том числе потому, что для этого отсутствует нормативная база. Для индустрии ECM cейчас, в первую очередь, перспективно применение блокчейна для межкорпоративного взаимодействия и долговременного архивного хранения.

Для первой задачи сегодня существуют сервисы обмена документами, которые выступают в качестве посредников. А цифровая трансформация в том числе предполагает отказ от таких посредников. Блокчейн позволит предприятиям обмениваться документами напрямую, от одной информационной системы к другой, обеспечивая некую среду доверия. Записывая метаданные документов и их хэш в цепочку блоков, мы гарантируем двум предприятиям валидность документов без подтверждения какой-либо третьей стороны.

Для подтверждения юридической значимости в долговременных архивах сегодня мы используем перештамповку. Это сложная, ресурсоемкая криптографическая процедура. Блокчейн позволил бы уйти от этих затрат. Как это может быть реализовано: мы принимаем документы в архив и записываем в цепочку блоков информацию о них, например, хэш документа и его метаданные. Через 10 лет мы извлекаем этот документ и вычисляем его хэш. Если хэши совпадают — значит, информации можно доверять. Такие возможности блокчейна сейчас активно обсуждаются в сообществе документоведов и архивистов.

7.     Как грамотно рассчитать эффект от внедрения СЭД/ECM-системы? Насколько разборчивее стали заказчики в вопросах окупаемости систем?

Ключевой момент, на который мы обращаем внимание заказчиков при расчете эффекта, — не нужно считать экономию бумаги основным показателем. Самый существенный эффект от ECM-системы в эпоху цифровой трансформации заключается в отказе от рутинных операций, лишних этапов процессов и посредников. Для того чтобы грамотно оценить полученный результат, эффект необходимо закладывать при внедрении. На этапе проектирования нужно не просто переносить существующие процессы в электронный вид, а ставить цель — оценить ситуацию и избавиться от лишних звеньев в процессе. Тогда компания сможет получить выгоду за счет сокращения времени процесса и, соответственно, его стоимости.

8.     Оказывают ли существенное влияние новые технологии, такие как Искусственный интеллект и Большие данные на индустрию ECM-решений или это влияние — дело будущего?

Интерес к обработке и анализу больших данных проявляют в первую очередь крупные компании с большим объемом накопленного корпоративного контента. Они уже столкнулись с трудностями использования всей имеющейся в компании информации и получат наиболее явный эффект от использования машинного обучения. Сейчас появляются интересные кейсы использования больших данных. Например, анализ поведения и взаимодействия пользователей в системе поможет обнаружить спрогнозировать и даже предотвратить конфликты в компании — за счет определения эмоциональной окраски контента. В перспективе искусственный интеллект может выступать консультантом и выявлять узкие места в процессах — например, где чаще всего задерживается исполнение задач.

На рынке ECM тоже сформировались кейсы, где использование искусственного интеллекта будет наиболее выгодным: интеллектуальное распознавание и извлечение фактов, аннотирование документов, умный поиск информации, подготовка автоответов и проектов резолюций на основе анализа данных, автоматическая маршрутизация. Интеллектуальные механизмы позволят получать информацию из системы быстрее и с меньшими трудозатратами, раньше доносить ее до нужных людей, исключая узкие места из процесса. Например, обученная система сможет сама отправлять документы нужным людям, исключая человека, вручную распределяющего поток. Такие решения уже набирают популярность.

Источник: www.it-weekly.ru