5 советов AIIM: Как повысить эффективность сотрудников — от ECM к цифровому рабочему пространству

От переводчика

Сложно представить себе современную развивающуюся компанию без возможности удаленного доступа к корпоративным ресурсам. Число сотрудников, работающих вне офиса, стремительно растет. Почта, внутренний чат, документы — без этого не обойтись в командировке, при встрече с клиентом или партнером, а зачастую даже дома.

Теме удаленного доступа посвящен отчет AIIM «От интранета (или ECM) к цифровому пространству: как быстро и эффективно расширить возможности персонала». Ниже приведу наиболее интересные моменты из этого и других смежных исследований AIIM.

Работа в любом месте и с любого устройства

Неважно, с какого устройства, откуда и в какое время работает сотрудник, главное — предоставить ему доступ к корпоративной информации и бизнес-процессам. И нужно сделать это максимально просто для пользователя и с минимальными затратами для компании.

Создание так называемого «цифрового рабочего пространства» позволит значительно повысить продуктивность персонала. Только представьте, что ваш сотрудник не будет привязан к рабочему месту и у него появится возможность решать вопросы, сидя за чашкой кофе в любимом кафе, находясь в дороге и даже в самолете.

AIIM провели опрос, как мобильность и облака влияют на бизнес:

Помимо удаленной работы (67%), в качестве преимуществ респонденты назвали улучшение взаимодействия (52%), быстрый доступ к информации (40%), отказ от бумаги (31%), повышение эффективности работы бэк-офиса (20%) и др.

Также в ходе исследования «Безбумажный офис — мы уже там?» респондентам задали вопрос: как они используют мобильные устройства в работе. 28% опрошенных делают фотографии товаров, объектов строительства и т. п., 23% заносят изображения сопроводительных документов, и лишь немногие используют телефоны и планшеты для захвата подписи и извлечения данных, хотя обе эти возможности идеально подходят для мобильных устройств и могут принести большие преимущества при рассмотрении и согласовании документов.

Интеграция

Цифровая экосистема: модный термин или новая реальность? Информационная экосистема состоит из множества компонентов: бизнес-приложения, ECM-системы и связи между ними. Изолированная среда ставит перед компанией вопрос: как предоставить сотрудникам безопасный доступ к нужной информации в нужное время. По факту, конечных пользователей не волнует, где хранятся и обрабатываются данные, главное, что можно занести и быстро найти их, когда потребуется. Чтобы вся необходимая информация была доступна в одном месте, организации нужно позаботиться об интеграции между системами.

Недостаточно заносить и хранить данные. У сотрудников должна быть возможность действовать, идентифицировать, классифицировать и обрабатывать информацию. Способность немедленно реагировать на информацию позволяет организации более эффективно отвечать на запросы клиентов, запускать процессы и даже развивать бизнес с большей эффективностью и меньшими затратами.

Неудивительно, что по результатам опроса AIIM в ходе обзора «Совершенствование процессов и автоматизация» у 46% уже есть интеграция информационных ресурсов с ECM- и ERP-системами, а у 42% с другими инструментами управления данными.

Выводы и рекомендации

Мир становится все более мобильным. Число удаленных сотрудников растет с каждым днем. Заказчики все чаще требуют доступ к информации с любого устройства.

Чтобы идти в ногу со временем и отвечать потребностям клиентов, компаниям нужно выстраивать информационную экосистему, которая сможет обеспечить доступ к корпоративным данным в любое время — 24/7, в любом месте и с любого устройства. Также крайне важно настроить оповещение сотрудников, когда случается какой-нибудь инцидент или событие, требующее действий.

Чтобы определить потребности организации, посмотрите на информацию и рабочие процессы глазами пользователя.

1. Опишите процесс и определите точки, где появляется бумага.

2. Выясните, кто и для чего использует эту информацию.

3. Составьте список источников, где хранится данная информация, и оцените, как можно сделать ее более доступной для пользователя.

4. Разработайте технологию по управлению информацией и проведите обучение среди сотрудников.

5. Поощряйте сотрудников за успехи.

Перевод: Шабалина Эльвира

Источник: AIIM White Paper