ECM-кейс: Не хочу работать в выходной!
В организации B выпустили приказ: в связи с срочностью работ по незавершенному в срок проекту сотрудники отделов К, Л, М и Н выходят на работу в выходной день. Зябликов Иван Петрович (имя, разумеется, выдумано) на работу не вышел; когда же руководитель отдела подготовил и подписал руководителем организации выговор Зябликову, тот обратился с жалобой в профсоюз.
В организации B выпустили приказ: в связи с срочностью работ по незавершенному в срок проекту сотрудники отделов К, Л, М и Н выходят на работу в выходной день. Зябликов Иван Петрович (имя, разумеется, выдумано) на работу не вышел; когда же руководитель отдела подготовил и подписал руководителем организации выговор Зябликову, тот обратился с жалобой в профсоюз.
Суть жалобы в том, что Зябликов не вышел на работу в выходной, т.к. приказа не видел, и вообще, по его словам, приказ оформлен задним числом. Профсоюз обратился за разъяснениями в организацию B, где ему официально ответили: приказ о выходе на работу в выходной день имеется, он подписан руководителем организации. Более того, руководитель отдела приказ согласовывал и до своих сотрудников информацию донес.
Профсоюз потребовал копию приказа. На бумажном экземпляре не было согласующей подписи начальника Зябликова. Профсоюз видит несоответствие и обращается в суд. В суде юрист организации B сообщает, что приказ согласуется в системе электронного документооборота, на документе стоит ЭЦП начальника Зябликова. Суд признает наличие согласующей подписи, профсоюз к неудовольствию Зябликова снимает претензии.
Однако в организации B недовольны таким прецедентом и хотят избежать судов и конфликтов с профсоюзом в будущем. Для этого консультантам поставлена задача: на бумажных копиях нужно иметь живые подписи согласующих. Есть ли другие способы решения проблемы?
Комментарии 19
Если так, то здесь получается всего лишь локальная проблема начальника Зябликова. Если он не отрицал в суде факта согласования приказа, то это именно его обязанность - довести приказ до подчиненных так, чтобы не возникало нежелательных инцидентов.
А профсоюз и СЭД просто "удачно" попались под руку.
Радикальный. Автоматизировать рабочее место каждого сотрудника и рассылать всем приказ со списком ЭЦП. Тогда, если Заябликову во "Входящие" попал согласованный и утвержденный при помощи ЭЦП документ, то сотрудник уже не имеет права сказать "а я не знал". В трудовом договоре прописать, что сотрдуник считается уведомленным о чем-бы то ни было в том числе и в случае, когда его пользователю в ECM-системе была прислана соответствующая информация.
Если речь идет о сотруднике, которому невозможно поставить компьютер на рабочее место (например, рабочий цеха, мастер по вызову и т.п.), то в его цехе можно поставить "разделяемый ресурс" - компьютер и обязать каждого сотрудника цеха минимум 1 раз в день перед уходом домой проверять свои "Входящие".
В общем, пока все обращают внимание на кажущийся корень проблемы: Зябликов не видел приказа. На самом деле Зябликов может это утверждать и в случаях, когда приказ висит на доске объявлений, когда приказ смотрят через "киоск", когда у Зябликова есть рабочее место в СЭД ("да я компьютер оставил включенным, кто-то и просмотрел документ за меня").
Вопрос ознакомления Зябликова с приказом -- это вопрос договоренностей и формальных правил в организации (Дамир правильно отметил: например, "обязать каждого сотрудника"). Именно поэтому профсоюз прицепился к отсутствию согласующей подписи как к факту нарушения правил.
А что по сути проблемы? Как можно решить задачу наличия согласующих подписей на бумажном экземпляре документа, не усложняя процесс?
А почему проблема в описанной ситуации заключется в подписях?
Разруха не в клозетах, а в головах. С этим и надо бороться в первую очередь.
В конце концов, мы движемся к правовому государству и застраховаться от судебного иска становится в принципе невозможно (читали про пункт "не сушить животных" в инструкции к микроволновкам? а как насчет того, чтобы посушить любимое растение и подать в суд за то, что оно погибнет?). Другое дело - какое именно решение примет суд. Ну так и в этом случае решение было в пользу предприятия.
Ответ кроется в самом кейсе.
1. На предприятии действует СЭД, приняты все необходимые нормативные документы.
2. Суд признает действительными и имеющими силу электронные документы.
3. Профсоюз явно встает в позу и делает вид, что не в курсе СЭД.
Вывод - переговоры с профсоюзом, заключение соглашения с профсоюзом об использовании СЭД в работе с персоналом и т.п. Причины такой позиции профсоюза могут быть в банальной обиде, оставшейся, например, от внедрения системы. Возможно к предложениям профсоюза на этапе внедрения не прислушивались и т.п. Но это уже фантазии. Главное сейчас - вовлечь профсоюз в электронный документооборот и, думаю, что подобные преценденты не повторяться.
Профсоюз большой и "внешний". О СЭД мог и не знать. Да и с его вовлечением во внутренний электронный документооборот могут возникнуть сложности. То, что он должен признавать электронные документы и подписи -- согласен, правильный шаг.
Я, конечно, не юрист, но по-моему, организация нарушила трудовой кодекс. Т.к. Статья 22. "Основные права и обязанности работодателя", четко предписывает работодателю: "знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью". Наличие или отсутствие согласующей подписи непосредственного руководителя здесь роли не играет...
С приказом обязаны были ознакомить самого работника, не важно, что там написано в трудовом договоре - это требование вышестоящего нормативного акта.
Кстати, Максим, уточни, пожалуйста - возможно требование наличия "живой" подписи связано именно с необходимостью предъявлять сотрудникам оригинал.
Просто в исходном сообщении ничего не сказано каким именно образом получает уведомление конечный работник. И если есть такие служащие, которые могут знакомиться только с бумажной версией приказа, то наличие подписи на бумаге - единственный способ для них подтвердить подлинность данного документа.
для этого достаточно подписи высшего руководителя, а она была.
Вообще, я бы в очередной раз предложил абстрагироваться от Зябликова :) Что делать, когда согласование идет в электронном виде, а кто-то важный хочет видеть живые подписи?
Работник в командировке, т.о., может не соблюдать требования "локального нормативного акта", т.к. "не ознакомлен под роспись"? Речь здесь идет о подтверждении факта доведения информации до работника. Теоретически это может быть сделано различными путями - по факсу, по телефону, по электронной почте, устно. И если есть механизмы, позволяющие зафиксировать факт ознакомления, можно считать информацию доведенной. И вне зависимости от наличия/отсутствия электронного документооборота различную процедуру ознакомления необходимо предусматривать, тем более что есть такое понятие, как аналог собственноручной подписи. В некоторых системах таковым аналогом, например, считают логин/пароль, используемые для входа в систему :).
Конкеретно в СЭД фактом ознакомления могла бы быть история обращений - сам нередко пользовался в ответ на возражения - "не видели, не знаем" или в доказательство того, что информация, которой я сам должен был пользоваться, до меня не доводилась, была недоступна и т.п.
Это утопия.
Как поступить на практике?
Сделать автоматическую печать всех приказов с доставкой по пневмопочте "важным" сотрудникам
Надо смотреть ситуацию по месту. Что эффективней для бизнеса (читай: дешевле): замотивировать сотрудников на использование новой системы, изменить процессы или заменить их (сотрудников) на новых? Если замотивировать, то как? Кнутом? Пряником? Каким именно? Теоретически вариантов - масса.
Вопрос в том, как продемонстрировать важным потребителям документов (зябликовы не из их числа), что документ согласован не только с высшим руководством. Вряд ли пневмопочта как-то поможет. Или я недопонял вариант. :(
Вне зависимости от того как прописаны взаимоотношения между работодателем и сотрудником, привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. И то, что такие случаи должны соответствующим образом компенсироваться я вообще молчу. Если судья первой инстанции плохо знает трудовое законодательство, есть еще суды более высоких инстанций, инспекция по труду, районная прокуратура в конце концов. К счастью работников и несчастью работодателей, наше законодательство написано под первых.
Поправьте меня, если не прав.
Философское: кто ж в России после такого работать будет...
Суд не решал вопрос о правомерности его выхода на работу, "суд признает наличие согласующей подписи".
Я, наверное, закрою тему, т.к., к сожалению, все мысли направлены на защиту зябликового права не работать в выходные, а не на рассмотрение задачи заказчика. В конце концов, возможно, ситуация не самая показательная, но задача, когда хочется видеть согласующие подписи в живом виде при электронном согласовании, сама по себе нередкая.
Всем спасибо.