Наверх

ECM-Journal обновился!

Если вы ещё не зарегистрированы на сайте, сделайте это прямо сейчас. Если у вас уже есть профиль, то просто обновите пароль.

Как ознакомить сотрудника с документом? Ограничения и возможности для предприятий

Время чтения: 8 минут
10
Как ознакомить сотрудника с документом? Ограничения и возможности для предприятий

Если в организации заняты несколько тысяч сотрудников, часть которых и вовсе работает удаленно, организовать взаимодействие с ними по кадровым вопросам порой непросто. При этом законодательство по-прежнему...

Евгения Cарварова, бизнес-аналитик DIRECTUM

Если в организации заняты несколько тысяч сотрудников, часть которых и вовсе работает удаленно, организовать взаимодействие с ними по кадровым вопросам порой непросто. При этом законодательство по-прежнему налагает на работодателей обязанность знакомить сотрудников с некоторыми документами исключительно под роспись. И все же оптимизировать этот процесс хотя бы частично, используя современные технологии, вполне возможно. Подробнее — в ниже.

Статья 22 ТК РФ об основных правах и обязанностях работодателя говорит о том, что работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. А согласно ч. 2 ст. 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечить обучение работников по охране труда, а также обучение работников безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, а также обеспечить ознакомление работников с требованиями охраны труда.

Несоблюдение этих требований ведет к штрафам и даже в некоторых случаях к приостановке деятельности. В случае выявления государственным инспектором труда нарушений в этой сфере по отношению к работодателю будут применены следующие санкции:

1) на должностное лицо работодателя будет наложен штраф в сумме от 15 до 25 тысяч рублей в соответствии с ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ;

2) на юридическое лицо будет наложен штраф в сумме от 110 до 130 тысяч рублей или вынесено предупреждение в соответствии с ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ;

3) на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, будет наложен штраф в сумме от 15 до 25 тысяч рублей в соответствии с ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Работодателю следует обеспечить обучение работников по охране труда, а также обучение работников безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве; ознакомление работников с требованиями охраны труда с проставлением работником личной подписи и даты в соответствующих документах: журналах, листах ознакомления.

Кроме того, следует отстранить от работы работников, не прошедших в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда.

охрана труда

Сложности организации ознакомления

Сложности ознакомления появляются из-за нескольких факторов: объемов документов, необходимости подписания удаленными сотрудниками, необходимости организации гарантированного подписания и соблюдения его сроков. Разберем подробнее.

Если в организации работает несколько тысяч сотрудников, то в рамках кадровых мероприятий для работников может появляться более 500 документов в день: при приеме, увольнении, переводе и т.д. Если добавить еще документы по назначению ответственных, в том числе со специализированными проверками на допуск к работам, имеющих статус особо опасных, листы ознакомлений, то число может доходить до 1000 документов. Если все это вести в бумажном виде, то это становится тормозящим фактором внутренних процессов.

Если часть сотрудников работает удаленно, то организовать ознакомление с документами удаленных сотрудников так, чтобы это было быстро и удобно, становится проблемой.

Специалисты по кадрам и охране труда обязаны знакомить работников с правилами внутреннего трудового распорядка, с правилами техники безопасности и другими локальными нормативными актами. Сотрудники знакомятся с документами при приеме на работу чаще всего на территории отдела кадров, когда все нужные документы под рукой и сотрудник расписывается вручную.

Но с течением времени в локальные нормативные акты вносятся изменения. Появляются приказы по личному составу. Делопроизводители готовят приказы по основной деятельности, допуски на опасные работы, списки и направления на прохождение медосмотров. Все эти документы требуют наличия подписи сотрудников. Нельзя подписать приказ у руководителя, положить его в папку и ждать, когда у сотрудника появится возможность зайти и ознакомиться с документом.

Законодательство для отдельных видов документов устанавливает период, в течение которого работодатель обязан ознакомить работника «под расписку». Так, ст.193 ТК РФ устанавливает период, равный 3 дням, для приказов о дисциплинарном взыскании. Судебная практика показывает, что затягивать с ознакомлением документов, для которых законом не установлен подобный период, также не стоит. Суды часто обращают внимание на своевременность подготовки документов, на то, когда сотрудник ознакомлен с документами. Так, из аппеляционного определения Московского городского суда от 08.02.2016 по делу №33 - 4253/2016 видно, что суд встал на сторону работодателя, т.к. все документы были оформлены вовремя, в соответствии с законодательством.

Если организация небольшая и все находятся в одном офисе, то организовать ознакомление достаточно просто. Сложности начинаются, если в организации несколько тысяч сотрудников, и многие из них работают в цехах, а часть – «в полях» на месторождениях, объектах строительства или в удаленных подразделениях, куда иногда можно добраться только на вертолете.

Современные предприятия – современные возможности

Если нужна «живая» подпись

Работодатель обязан ознакомить сотрудников под расписку только с теми документами, для которых «живую» подпись явно требует законодательство. Это приказы о приеме, о наложении дисциплинарных взысканий и т.д.

Наличие ECM-системы (системы электронного документооборота) облегчает эту работу делопроизводителя или специалиста по кадрам. Оповещение о том, что надо подойти, например, в приемную, ознакомиться с документом и расписаться в листе ознакомления может быть разослано в ECM-системе. Офисные работники, имеющие постоянный доступ к ECM-системе, получают задание. В задание вложен электронный документ. Работник знакомится с электронной версией документа на своем рабочем месте, после чего подходит лично в приемную, ставит «живую» подпись, возвращается и выполняет задание. Секретарь или специалист по кадрам контролируют процесс ознакомления, анализируя переписку по задаче.

С удаленными работниками придется действовать по старинке. Собирать подписи работников на листах ознакомления, пересылать документы по почте или на вертолетах.

В некоторых случаях есть возможность использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Среди удаленных работников можно выделить так называемых «дистанционных» сотрудников, которые работают вне территории работодателя или его удаленного подразделения, но с доступом к компьютеру. Трудовое законодательство разрешает использовать таким сотрудникам КЭП. Но, во-первых, использование КЭП – это дорого, а во-вторых, для большинства сотрудников и видов документов это не разрешено (считайте, запрещено).

Подпись сотрудника не требуется

Работодатель вправе разработать локальные нормативные документы, для которых в законодательстве нет явного требования об ознакомлении сотрудников под расписку: положение о служебных командировках, о размере выплачиваемых суточных и т.д. И работник должен быть в курсе порядка согласования командировок и объема возмещаемых расходов, то есть ознакомлен с этими положениями. Квалифицированная электронная подпись в этом случае не требуется. Работодатель может организовать ознакомление с такими документами полностью в электронном виде, используя разные инструменты.

Персональный компьютер. Сотрудник получает задание из ECM-системы, изучает документ на компьютере, выполняет задание.  Процесс строится также, как если бы для ознакомления требовалась «живая» подпись, но без хождения в приемную. Такую подпись будет заменять нажатие кнопки «Выполнил» или «Ознакомился» в карточке задания.

Чат-бот. Работодатель может организовать ознакомление с документами с помощью чат-бота. Этот вариант подойдет для работников, у которых нет доступа к ECM-системе, но есть смартфон с доступом в интернет. На основании рыночных данных о продажах смартфонов, можно предположить, что таких работников примерно 70-80%. Сотрудник получает сообщение и ссылку на документ в чат-боте, просматривает документ на смартфоне, нажимает кнопку «Ознакомился».

Инфокиоск. Удобный вариант для сотрудников, которые работают в цехах. К тому же данный способ охватит и тех, у кого кнопочный телефон. Работник может получить оповещение из ECM-системы, например, в виде SMS-сообщения о том, что необходимо ознакомиться с документом. Изучить документ можно на экране инфокиоска. Авторизацию работников в инфокиоске можно организовать несколькими способами: путем ввода логина и пароля или считывания данных пропуска (смарт-карты). После авторизации работник открывает задание на ознакомление, изучает документ и нажимает кнопку «Ознакомился». Работодателю важно учесть количество сотрудников и закупить такое количество инфокиосков, чтобы рядом с ними не выстраивалась очередь.

Также работодатель может использовать портал или поставить общий компьютер для нескольких сотрудников.

* * *

Можно выбрать один или несколько из вышеописанных вариантов. Наличие ECM-системы позволяет сделать работу специалиста отдела кадров или делопроизводителя удобной. Специалист отдела кадров может отправить документ на ознакомление всем сотрудникам, система сама определит каким способом (через чат-бот, инфокиоск или компьютер) сотрудник будет знакомиться с документом. Отслеживать ход ознакомления можно будет через «единую точку входа» – задачу ECM-системы. При необходимости можно сформировать лист ознакомления как отчет. В отчете будут видны наименование документа, ФИО сотрудников, дата и время ознакомления.

Необходимо, чтобы работодатель закрепил в локальных нормативных актах порядок и доступные способы для ознакомления с документами. Также важно, чтобы с порядком электронного ознакомления работник в свою очередь был ознакомлен под расписку, например, в день его приема на работу.

Таким образом, прогресс идет даже в консервативной области кадровых вопросов и охране труда.

Источник: Экономика и жизнь. Юристу

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 10

Вадим Майшев 22 августа 2019
Но, во-первых, использование КЭП – это дорого, а во-вторых, для большинства сотрудников и видов документов это не разрешено (считайте, запрещено).

1. Дороже чего? Если для подписи одного документа, то зависит от стоимости документа. Если пользоваться каждый день в течение года в любых информационных системах, то сравнимо со стоимостью пасты для авторучки.

2. !? Закон говорит, что КЭП используется везде, где не запрещено. А где запрещено? Для какого "большинства" сотрудников и документов запрещено? 

1. Вадим, согласна. Всё будет зависеть от количества подписываемых сотрудником документов. Но бОльшая часть рядовых сотрудников подписывает по 5-10 кадровых документов в год и на этом всё. Они не подписывают договоры и т.д. Для большинства сотрудников выпускать ежегодно новую подпись - дорого.

2. В трудовом законодательстве явно разрешено использование КЭП только для дистанционных сотрудников. Для остальных сотрудников и большинства кадровых документов требуется бумага и "живая" подпись. Подробнее см. статью https://ecm-journal.ru/docs/Budem-zhdat-do-pensii-ili-perevodim-v-ehlektronnyjj-vid-Luchshijj-obzor-EhDO-v-trudovom-zakonodatelstve.aspx

Вадим Майшев 23 августа 2019

1. Вы рассуждаете в стиле "ручка для подписи кадрового документа дорогая". Ручки используются не только для подписи договора! И СКЗИ+Квалисерт тоже предназначены не для разовой процедуры подписи кадрового документа, а часть защищенной информационной системы, в т.ч. для защиты персональных данных (этого же работника) и конфиденциальной информации организации.

2. Еще раз, не "явно разрешено", а "явно запрещено". В приведенных ссылках не увидел ничего, где запрещается применять КЭП для кадровых электронных документов. "Письменно" не значит "собственноручно перьевой ручкой на белой бумаге плотности 80".

Вадим, я думаю, стоит обсудить это в очном споре. Приглашаем вас на клуб публичных экспертов либо на наше мероприятие по электронным кадровым документам. Я передам вам приглашение через администрацию сайта

Вадим Майшев 23 августа 2019

Споров и нет, только конструктивные комментарии к мнениям в статьях - здесь журнал или клуб?

Возможен ли такой кейс с точки зрения законодательства: переводим в электронный вид только часть ознакомления (например, ИТР работает в электронном виде, работники в цехах - на бумаге)? Как правильно собрать бумажную и электронную части листов ознакомления? Есть рекомендации или практика?

В нашей необъятной стране есть еще и удаленные подразделения, где нет даже сотовой связи. Понятно, что проще на бумаге, но есть ли (или могут появиться в будущем?) какие-то инструменты для перехода на электронные документы в этом случае?

Алексей, к вопросу о переводе в электронный вид только части ознакомления с точки зрения законодательства. Текущее законодательство предусматривает 2 варианта работы: для некоторых документов обязательно требует "живую" подпись, для остальных не требует вообще. Во втором варианте работодатель вправе самостоятельно решить, что ознакамление с документами все-таки требуется. В этом случае можно полностью либо частично переводить ознакомление с документами в электронный вид. Думаю, что подготовку листов ознакомления для сбора бумажной и электронной частей листов ознакомления можно удобно реализовать на уровне ECM-системы.

Если при этом у удаленных подразделений нет ни сотовой связи, ни проводного интернета, то организовать ознакомление в электронном виде пока не получится. По крайней мере мне такие инструменты не известны, но возможно, что в будущем они появятся. Либо до удаленных подразделений проведут интернет.

Евгений Стоянов 10 сентября 2019

Евгения, а какие конкретно документы требуют живую подпись? в статье размыто очень об этом сказано.

Евгения Сарварова 11 сентября 2019

Евгений, четкого перечня документов, требующих подписания работником, явно нигде нет. Но можно ориентироваться, например, на тот же трудовой кодекс. В нём можно хоть поиском найти документы, про которые написано, что с ними надо ознакомить работника "под роспись" или "под расписку".

Вадим Майшев 11 сентября 2019
...с ними надо ознакомить работника "под роспись" или "под расписку".

Насколько я понимаю, вопрос (живая подпись) снова был про требование именно собственноручной подписи.

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь