Наверх

ECM-Journal обновился!

Если вы ещё не зарегистрированы на сайте, сделайте это прямо сейчас. Если у вас уже есть профиль, то просто обновите пароль.

Особые ситуации

Архив
Время чтения: 2 минуты
0
Особые ситуации

Иногда возникают ситуации, когда документы ни в коем случае не должны быть сохранены – и электронные версии наравне с бумажными нужно уничтожить. Другой пример: в ECM-системе иногда могут хранится образы входящих документов, которых в бумажном виде нет.

С электронным документооборотом, несмотря на его кажущуюся очевидность, не всегда все просто.

Вот, например, казалось бы, обычная задача хранения абсолютно всех документов организации. Копии документов (или оригиналы – это с какой стороны посмотреть) всегда помещаются в хранилище ECM-системы и регистрируются. Но возникают ситуации, когда документы ни в коем случае не должны быть сохранены – и электронные версии наравне с бумажными нужно обязательно уничтожить. Нет, речь не идет о документах, нежелательных для налоговой проверки; это могут быть обычные ничтожные договоры, ошибочные версии документов, которые заменяются правильными. И чтобы случайно не перепутать верный вариант с неверным, лучше неверный уничтожить.

Паспорт - особый документ
Взято с flickr.com, автор nathangibbs
http://www.flickr.com/photos/nathangibbs/189244437/Другой пример особой ситуации. В ECM-системе иногда могут хранится образы входящих документов, которых в бумажном виде в организации нет. Самый простой пример – факсы, но есть пример и поинтересней, например, цветные образы паспортов, дипломов и других аналогичных документов внешних контрагентов, с которыми имеет дело организация в процессе своей работы.

Не думаю, что открыл Америку, но ситуации, по-моему, заслуживают того, чтобы их отдельно рассматривать при планировании политик хранения документов в электронном виде.

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 0

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь