Наверх

ECM-Journal обновился!

Если вы ещё не зарегистрированы на сайте, сделайте это прямо сейчас. Если у вас уже есть профиль, то просто обновите пароль.

Правила пользования

Архив
Время чтения: 2 минуты
16
Правила пользования

Есть много правил для удобного взаимодействия и работы с документами. Современные средства управления документами и взаимодействием разными способами позволяют облегчить соблюдение таких нехитрых правил.

В деловом общении за много лет еще в докомпьютерную эру выработалось много правил для более удобного взаимодействия и работы с документами. Пример: в конце служебного письма для удобства ставится реальный исполнитель и его телефон — ведь всем понятно, что подпись генерального директора на большинстве подобных писем лишь формальность, и связываться по вопросам письма надо с конечным исполнителем.

В компьютерную и электронно-почтовую эпоху правила эти естественным образом пересмотрелись и переосмыслились. Что-то добавилось, что-то исчезло. Пример подобного правила: если я отправил кому-то внутри компании проект договора по электронной почте, то я не буду вносить правки в локальный файл с текстом договора, пока не получу обновленную версию, т.к. потом мне будет неудобно сливать изменения, сделанные одним или более сотрудниками.

Следуешь правилам — получаешь удобную работу, не следуешь — имеешь проблемы.

Современные средства управления документами и взаимодействием разными способами позволяют облегчить соблюдение таких нехитрых правил — или вовсе отменяют их. Именно в этом ценность ECM-средств, понятная конечным пользователям. Почему популярен Google Docs? Не надо мучиться с отправкой, ожиданием и последующим слиянием документов, экономится время. Правило отменено.

Я предлагаю вспомнить подобные правила из своей практики и вписать в комментарии ниже. Я начну первый.

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 16

Максим Галимов 26 октября 2011

В один момент времени документ правится только одним человеком -- иначе потом сложно сливать версии.

Если я кому-то что-то поручаю, то я назначаю срок -- иначе вряд ли добьешься от исполнителя какого-то результата.

Если я хочу, чтобы документ (файл, страницу в интернете) прочитали, я сам высылаю ее -- иначе люди эту информацию никак не получат.

Михаил Романов 26 октября 2011
Я предлагаю вспомнить подобные правила из своей практики и вписать в комментарии ниже. Я начну первый
Правила, которые были отменены вследствие внедрения неких технических средств или просто правила работы? 
Елена Питомцева 26 октября 2011
Если я кому-то что-то поручаю, то я назначаю срок -- иначе вряд ли добьешься от исполнителя какого-то результата.
Еще правила: несрочное неважное поручение - почтой, важное с результатом - в СЭД, очень важное - в СЭД и + личное общение.
Максим Галимов 26 октября 2011

2Миша: просто правила работы с документами и правила взаимодействия. Полезные практики -- из электронного они века, или раньше возникли.

2Елена: я бы переписал это так: уведомление -- почтой, а если хочу контролировать исполнение -- использую "контрольный звонок", личное общение. Плюс технические средства контроля (неважно, СЭД, поля в письмах Outlook'а, возможность Яндекс.Почты уведомить о неполучении ответа в течение пяти дней или просто поставить себе "напоминалку" в календаре).

Михаил Романов 27 октября 2011

Понял. Хорошо, попробую.

  1. Продумать структуру папок для входящей кореспонденции и сортировать по ним. Если можно - автоматически (если можно вывести четкое правило), если нет - руками, сразу после прочтения.
  2. У документа должен быть один автор - остальные или ревьюеры или корректоры, но в минимальном виде (т.е. орфография/пунктуация). Исключения возможны, но тогда процедура работы обсуждается заранее.
  3. Если редактор имеет средства отслеживания изменений (Track Changes ) обязательно их использовать
  4. Иметь в документе краткий список изменений по версиям. Обычно это табличка сразу за титульным листом с колонками "версия", "автор изменения", "дата", "краткое описание". В описании очень полезно давать ссылки на изменененные разделы (но иногда это слишком трудоемко)
  5. Использовать версии документа (если система поддерживает версионность), только как историю работы. Т.е. ни в коем случае не изменять ранее созданные версии.

Пока так. Попозже попробую еще дополнить.

Сергей Барыкин 27 октября 2011

1. Отдельные интерфейсы рабочих столов для Топ-менеджмента, миддл-менеджмента и специалисты. У Топ-менеджмента д.б. только 3 кнопки "да", "нет"  и "потом".

2.Дать пользователю возможность самому настраивать структуру папок в зависимости от вида документов/их атрибутов.

3. Пересчитывать временные параметры исполнителей по задачам в соответствии с  часовыми поясами непосредственных исполнителей и х графиком. Отображать это для всех участников.

4. Отображать планируемого исполнителя и реального (в случае делегирования функц. обязанностей)

5. Ввести функцию drug&drop для прикрепления файлов, где это возможно

6. Сделать область быстрой парковки объектов: карточек документов, файлов, веб-ссылок, принтскринов с последующим "привязыванием" их к объектам СЭД

7. Иерархическая настройка делегирования функциональных обязанностей вплоть до конструктра выражений и атрибутов документов.

и т.п.

Максим Галимов 27 октября 2011

Сергей, это вы список пожеланий опубликовали. А какие правила-тонкости-хитрости применяете, чтобы не потеряться  в вале документов?

Миша, ты привел действительно классные и предельно практичные правила, обеспечивающие удобство и экономию времени в работе с документами при их последовательном применении (правда, 5 -- это, скорее, решение п. 4).

Вот еще правило-хитрость: если я пишу длинное важное электронное письмо и планирую его переделывать, то никогда не ставлю получателя в поле "Кому" сразу -- чтобы случайно не отправить.

Вот еще правило. Комментируя документ в Word'e, не удаляй чужие комментарии -- пиши к ним свои. Автор комментария сам решит, что с ним делать. (Кстати, комментирование Adobe Reader'а поддерживает жизненный цикл комментария, в Word'е же приходится следовать правилам).

Михаил Романов 27 октября 2011

Продолжу. Немного почто-ориетрированных правил.

  1. Тема письма должна в 2-5 словах отражать содержание письма. По возможности не использовать темы типа "Обратите внимание!" или "По поводу вчерашнего обсуждения ... " или оставлять ее пустой. Основная идея - письма (ну кроме, быть может сообщения "Сегодня буду после 12") могут храниться и использоваться очень долго (гораздо дольше, чем представлялось первоначально). По этой причине тема должна быть краткой и емкой - чтобы проще вычленять глазами при поиске.
  2. Если используемая система поддерживает, то рассылая приглашение на событие (совещание, празднование, ...), высылать элемент календря для быстрого занесения в личный календарь. Ни в коем случае не рассчитывать, что люди сделают напоминание сами.
  3. Никогда не удалять внешнюю периписку. А внутреннюю только по большой необходимости: ограничения на размер хранения или затруднения при поиска (слишком много однотипных результатов находится). Правило не касается спам-сообщений, дублей, ...
  4. Решение по тому что сделать с документом: куда переложить, ответить сразу или отложить, просто удалить, ... - принимать сразу по прочтении. Повторный пересмотр слишком дорог.
Михаил Романов 27 октября 2011

Максим

 правда, 5 -- это, скорее, решение п. 4

Не совсем (но тут может быть я не совсем четко выразился). В двух словах:

  • п. 4, полезен при повторном знакомстве с документом. Т.е. я смотрел версию 3.1, затем мне прислали версию 5.2. Как быстро понять, а что поменялось и касаются ли меня эти изменения? Вот тогда краткое резюме по изменениям в каждой версии получаются очень кстати. Ну и где как не в самом документе их хранить...
  • а п.5, о том, что этапы работы над документами удобно фиксировать как гарантированно неизменяемые (случайно или намеренно - не важно) объекты. Т.е. менять можно только последний вариант, все остальные - только смотреть. Это как позволить изменять резервную копию - после этого копия перестает быть копией (или резервной :) ). Увы, если система версирования не поддерживает именно такой сценарий (или максимально к нему подталкивает), очень велика вероятность ошибиться и поменять "не то или не там".
Дмитрий Старков 28 октября 2011

При работе руководителей с большими документами - маркирование (выделение) разделов/абзацев / страниц, на которые руководителю стоит обратить особое внимание. Операция проводиться либо помощником либо тем, кто отправляет документ для согласования / подписи / исполнения руководителю.

Дмитрий Старков 28 октября 2011

При отправке на согласование - подпись документов:

1. В бумажном виде: закладки/стикеры на листах, где требуется подпись руководителя (особо актуально когда подписываются несколько экземпляров многостраничного документа или подпись должна быть поставлена на различных страницах одного документа)

2. В электронном: выделение различными способами (шрифтом, цветом) тех документов из пакета, поступивших на согласование-подпись, который должны быть согласованы-подписаны.

Актуально, т.к. при согласовании документа часто (и это правильно) дополнительно прикладываются "документы-обоснования" - в связи с чем данный документ на согласование отправлен и почему там именно та или иная информация содержится. Механизм "связанных документов" не всегда удобен.

Дмитрий Старков 28 октября 2011

Актуально что для бумажного, что для электронного документооборота.

Иметь возможность отсортировать поступившие документы-поручения по такому "субъективному" параметру как "Важность" или "Срочность".

Т.е. при большом обьеме поступивших документов сначала отработать, например, "Важные и срочные", затем "Срочные, но не важные", затем "Важные, но не срочные", затем все остальное.

Кто и на каком основании сортирует - тема отдельной дискуссии.

Дмитрий Старков 28 октября 2011

В условиях электронного документооборота: при необходимости утвердить изменения в существующий документ (например приказ или договор) проще подготовить его новую редакцию приложить пояснительную записку о составе изменений (или использовать сравнение документов), чем утверждать документ с содержанием: «В таком то приказе/договоре букву А заменить на букву Б» (механизм версий в таком случае редко подходит, т.к. новый документ снова подлежит регистрации).

Дмитрий Старков 28 октября 2011

Банально, но очень актуально.

Информация в тексте документа и в его карточке (реквизиты) ДОЛЖНА СОВПАДАТЬ.

Дмитрий Старков 28 октября 2011

Актуально по крайней мере для DIRECTUM: если ты работаешь с папкой "Входящие" другого сотрудника (замещая его) и какие-то документы хочешь оставить до его возвращения, после просмотра верни статус "непрочтено" для задания.

Максим Галимов 28 октября 2011

Ух ты как много правил! Дмитрий, спасибо!

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь