Присмотритесь к офисному новичку — Microsoft Groove 2007

Андрей Колесов

ПАКЕТ РЕАЛИЗУЕТ ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЙ РЕЖИМ КОЛЛЕКТИВНОЙ РАБОТЫ

Вряд ли будет преувеличением сказать, что главным событием зимнего сезона 2006-2007 гг. на мировом ИТ-рынке станет полное обновление настольной платформы Microsoft: операционной системы Widnows и семейства офисных продуктов — Windows Vista и MS Office 2007. Ведь почти все мы, от “простых” пользователей до “крутых” ИТ-профи, имеем дело с этим ПО и, значит, хотя, может быть, и не сразу, а год-два спустя, будем работать с новыми продуктами. Что же касается важности выпуска данных программных продуктов для самой Microsoft, то напомним, что предыдущие версии Windows и Office выпускались соответственно пять лет и три года назад (до этого обновления происходили чаще) и что на долю этого ПО приходится почти 60% объема продаж ее продуктов (в сумме — 25 млрд. долл. в последнем финансовом году) и до 90% прибыли.

Все это сказано для того, чтобы в общих чертах можно было представить объем инноваций, с которыми многие из нас столкнутся уже в начале следующего года. Ведь только в состав Office 2007 входит более полутора десятка клиентских и серверных приложений! Конечно, в основном речь идет об обновлениях уже знакомых нам программ (но на этот раз объем новшеств значительнее, даже по сравнению с двойным переходом 2000 – XP -- 2003), но есть там и новички. Самый интересный из них (за свои слова отвечаю!) — Groove 2007.

Собственно, это довольно хорошо известный на ИТ-рынке (но не в России) продукт. Он попал в арсенал Microsoft после приобретения ею весной прошлого года компании Groove Networks. Это ПО (прежнее название — Groove Virtual Office) предназначено для поддержки коллективной работы в рамках динамического группового пространства, в том числе при отсутствии сетевого соединения. Перспективы данного продукта можно себе представить по такой детали: основателем и руководителем Groove Networks является Рей Оззи, создавший в свое время Lotus Notes. Сразу после перехода в Microsoft именно он занял пост главного технического менеджера этой корпорации, а летом 2006 г. фактически возглавил разработку всего ее софта, заменив Билла Гейтса в должности главного архитектора ПО.

Децентрализованная модель групповой работы

Продукты Office System, представляя собой интегрированный набор настольных и серверных приложений, нацелены на решение двух основных задач: обеспечения эффективной индивидуальной деятельности пользователя и поддержки коллективной работы.

Нетрудно заметить, что последние лет пять развитие Office связано в основном со вторым направлением, о чем свидетельствуют появление и расширение серверной составляющей семейства. Здесь, в свою очередь, также можно выделить два варианта взаимодействия людей.

Обмен сообщениями. Во-первых, это электронная почта, за работу с которой отвечают прежде всего Exchange Server (он с нынешнего года “перешел” в ведение подразделения офисного направления Microsoft, а до этого был в группе серверов) и клиентский Outlook. В последние годы эти средства дополняются возможностями обмена мгновенными сообщениями и IP-телефонии (Communications Server и Communicator). Сейчас Microsoft объединяет все эти инструменты в единую коммуникационную платформу Microsoft Unified Communications.

Групповая работа с документами. Тут ключевая роль отводится SharePoint Server, который еще три года назад перекочевал из серверного семейства в офисное, а его “облегченный” вариант SharePoint Serviсes — в состав Windows Server 2003. Именно SharePoint Server как универсальный механизм поддержки коллективной работы и управления информацией должен формировать единое информационное пространство при построении корпоративных информационных систем на базе ПО Microsoft, причем речь тут идет не только об объединении клиентских офисных приложений, но и о решении задач информационной интеграции в других программных продуктах, например в ERP-решениях MS Dymanics. В версии 2007 возможности этого сервера существенно расширены, в частности в нем реализован полноценный механизм workflow. Еще одно важное новшество — формирование на базе SharePoint Server нескольких специализированных серверов поддержки групповой работы, в том числе при использовании электронных таблиц и электронных форм.

Пакет Groove предлагает иной, третий вариант поддержки коллективной работы на основе децентрализованной клиентской архитектуры, которая использует модифицированный вариант прямого взаимодействия между компьютерами “точка — точка” (peer-to-peer). При использовании Groove каждый член команды на своем компьютере имеет точную копию рабочего пространства (workspace) данной группы. Реализуется это с помощью весьма изощренного механизма синхронизации клиентских данных.

Собственно, этот механизм и является, судя по всему, изюминкой продукта, его ноу-хау. Принципиально важно то, что никакой групповой информации на сервере централизованно не хранится, — все данные находятся только на клиентских ПК. Сервер обеспечивает лишь взаимодействие членов команды, управляя очередью передаваемых между клиентами зашифрованных сообщений. Подобная служба на английском языке называется Relay, что можно перевести как “переключатель”, но, возможно, более точным здесь будет слово “эстафета”.

Пользователи могут настраивать режимы обмена данными для оптимизации объема передаваемой информации и загрузки компьютера, но все же основной метод коммуникаций — автоматические push-технологии с использованием механизма предупреждений (alerts).

Для организации Groove-сетей Microsoft предлагает три варианта.

                   1. Публичная интернет-служба Public Relay, предоставляемая корпорацией. Чтобы подключиться к ней, нужно просто купить коробочный продукт Groove и установить его на клиентский ПК, имеющий доступ в Интернет. Продукт поставляется автономно или в составе комплекта Office 2007 Enterprise Edition.

                   2. Для организаций, которые хотят создать собственные внутренние сети на основе Groove, сэкономить на клиентских лицензиях, снизить расходы на управление системой и интегрировать Groove в корпоративную ИС, предлагается продукт Groove Server 2007. Он включает три основных компонента. Server Relay выполняет примерно те же функции, что и Public Relay, оптимизируя при этом объемы передаваемых данных. Server Manager обеспечивает развертывание и управление Groove-сети в соответствии с корпоративными политиками. Server Data Bridge отвечает за информационное взаимодействие клиентских приложений Groove с корпоративными базами данных и прикладными системами.

                   3. Groove Enterprise Services — вариант Groove Server, предназначенный для малых и средних предприятий, в том числе не имеющих собственной серверной инфраструктуры. Его реализует сама Microsoft в режиме Web-хостинга.

Сказав эти общие слова о принципах работы Groove, посмотрим, как продукт выглядит с точки зрения пользователя.

Начало работы

После установки Groove вам нужно создать на сервере свою учетную запись. Если вы купили продукт самостоятельно, то это делается с помощью Groove Account Setup Wizard, если же ваша компания приобрела корпоративную лицензию, то ИТ-менеджер пришлет вам нужную информацию по электронной почте. Вы можете работать со своей учетной записью на разных компьютерах — на ПК в организации и, скажем, на ноутбуке дома. Синхронизация между ними будет выполняться автоматически через Интернет.

По умолчанию приложение запускается автоматически сразу после загрузки Windows и, если вы находитесь в сети, сразу соединяется с сервером и начинает выполнять операции синхронизации в фоновом режиме. Вы же увидите на экране стартовую панель Groove Launchbar (рис. 1).

На ней расположены два основных окна, с помощью которых выполняется управление ключевыми ресурсами приложения — набором имеющихся у вас рабочих пространств (Workspace list) и списком контактов (Contact list, встроенная адресная книга Groove). Представление этой информации можно менять: например, контакты можно упорядочить по именам, по их текущему статусу (подключен, вне сети и пр.), по принадлежности к рабочим пространствам, по организациям. Внизу на панели еще находится вспомогательное окно Common Tasks, в котором предлагается динамично изменяемый контекстный список часто выполняемых операций.

Главным элементом Groove является workspace — виртуальное информационное пространство (данные и инструменты для их обработки), в котором трудится та или иная группа людей. Хотя этот термин переводится как “рабочее пространство”, наверное, точнее его суть отражает понятие “проект”, имеющее также такую важную характеристику, как состав команды (рабочей группы).

Но отметим сразу: Groove не является средством управления проектами. Его задача в другом — в информационном обеспечении реализации относительно небольших проектов небольшими же группами. При этом данные группы могут быть территориально распределенными, со слабыми организационными связями, а ее члены — весьма мобильными.

Есть два варианта появления workspace в составе установленного на вашем компьютере пакета Groove — сформировать собственное новое пространство и принять участие в уже реализуемом проекте. Создание workplace выполняется двумя щелчками мыши, при этом можно использовать различные шаблоны для формирования начальной структуры (которую можно потом изменять) пространства.

После создания проекта вы можете приглашать любых людей стать членами этой команды. Приглашения отправляются через систему обмена сообщениями Groove или по обычной электронной почте. Единственное условие для них — иметь на своем компьютере пакет Groove. Вот как это происходило на практике, когда сотрудники московского офиса Microsoft демонстрировали мне возможности пакета.

Мне было отправлено приглашение по электронной почте. Дома я увидел письмо такого содержания: “Если у вас нет пакета Groove, то вы можете установить бесплатную ознакомительную версию (бета), щелкнув на этой ссылке:

https://us7.trymicrosoftoffice.com/product.aspx?family=officelivegroove&culture=en-US

Если у вас уже есть пакет, щелкните здесь:

https://invitation.groove.microsoft.com/

Пакет у меня был установлен, поэтому мое подключение к проекту заняло не более двух минут (но для получения копии workspace нужно, чтобы кто-то из членов группы был в режиме онлайн).

Каждому члену команды присваивается роль (менеджер, участник или гость), которая определяет его права при работе внутри данного информационного пространства. Эти права устанавливаются при отправке приглашения и могут быть изменены в дальнейшем. По умолчанию инициатор проекта получает статус менеджера (он может потом передать свои полномочия другому человеку), остальные члены команды — статус участников. Но приглашать новых членов группы может не только менеджер, но и все участники.

Итак, к реализации некоторого информационного проекта могут быть привлечены любые пользователи ПК, никак не связанные между собой организационно. Встроенная система шифрования обеспечит защиту информации при использовании любых проводных или беспроводных сетей. Доступ к информации будут иметь только те, кто получил приглашение и дал согласие на участие. Никакая “мастер-копия” на сервере не хранится. Все операции по созданию и управлению рабочим пространством выполняются без участия ИТ-администраторов или каких-то ИТ-служб.

Использование рабочего пространства

Теперь посмотрим, что представляет собой рабочее пространство (рис. 2). По сути это автономный офис с собственной файловой системой и встроенными инструментами. Разумеется, при этом вы можете работать с внешними файлами и приложениями, установленными на вашем ПК. Пакет Groove 2007 предоставляет возможность использования более десятка различных инструментов, из которых мы сейчас рассмотрим только основные.

Средство Files Tool обеспечивает работу с файлами, хранимыми в workspace. Его функции в целом аналогичны функциям Windows Explorer. Собственно для работы с файлами применяются соответствующие приложения, установленные на компьютере пользователя. После добавления файла в Groove Files Tool каждый член команды может просматривать его содержимое, а в зависимости от назначенной ему роли -- и вносить изменения. Когда кто-то редактирует файл, то все сделанные исправления (только исправления!) автоматически передаются на компьютеры всех остальных членов группы. Если другой участник в это же время также корректировал данный документ, то Groove создает две копии файла, с которыми пользователи должны разобраться, контактируя между собой.

Одно из важнейших новшеств Groove 2007 — его интеграция с библиотеками документов SharePoint (через Office SharePoint Server 2007 или Windows SharePoint Services). Это устраняет возможные конфликты при работе с файлами и позволяет публиковать документы в корпоративных хранилищах данных. В новой версии Groove реализована возможность совместного просмотра презентаций PowerPoint 2007.

В отдельную категорию документов в Groove выделены электронные формы. Специализированный инструмент для работы с ними в этом пакете имеется уже давно, но сейчас эти возможности существенно расширены за счет интеграции с Office InfoPath 2007.

Традиционными функциями пакетов поддержки групповой работы являются средства планирования — управление встречами и ведение календаря (Meeting Tool и Calendar Tool, см. рис. 2). Для организации обсуждений внутри рабочей группы служит Discussion Tool. Диалоговый поток может быть представлен в хронологическом порядке или в структуре “тема — ответы” (рис. 3).

И, наконец, ключевое значение имеет набор инструментов для мониторинга деятельности команды и взаимодействия ее членов в режиме реального времени. Встроенные средства уведомления о присутствии и оповещения членов группы, а также средства для работы в режиме реального времени дают возможность узнать, кто, где, когда и над чем работает, и связаться с членами группы в нужное время (рис. 4).

Для общения с коллегами Groove предлагает собственные механизмы передачи сообщений (текстовых и голосовых) и текстовых диалогов в режиме Сhat. В Groove 2007 эти возможности расширены за счет интеграции с Office Communicator 2007 или 2005, что позволяет, например, общаться по телефону (в том числе через Интернет) и обмениваться мгновенными сообщениями (рис. 5).

Как уже подчеркивалось ранее, изюминкой Groove является механизм синхронизации данных рабочего пространства. Основная идея здесь заключается в том, что приложение автоматически регистрирует изменения и доводит их до членов группы. Все обмены данными выполняются в фоновом режиме. Пользователи могут работать в оперативном или автономном режиме и не заботиться о том, как и когда изменения будут доставлены другим участникам проекта. Хотя, конечно, наиболее оптимальный вариант, если члены группы будут максимально часто работать в режиме онлайн. В то же время вы можете управлять режимами синхронизации — например, для отдельных файлов можно установить вариант загрузки только по требованию.

Важную роль в обеспечении информационного взаимодействия команды играет также система предупреждений (alerts) об изменениях в рабочем пространстве (рис. 6) — они появляются на экране в виде всплывающих текстовых сообщений в сопровождении звуковых сигналов (получение писем, изменение статуса контактов, модификация отдельных файлов и т. д.).

Уровень приоритетов предупреждений может определяться автоматически, но у пользователя есть право и самому указать объекты (файлы, инструменты, контакты), об изменении которых ему нужно знать в первую очередь.

Области применения

Вернемся к главному вопросу — для чего нужен продукт Groove?. Вот его видимые достоинства:

●     возможность быстро организовать совместную работу без участия ИТ-служб предприятий, пригласив для сотрудничества любых людей, в том числе находящихся за периметром корпоративной сети;

●     обеспечение мобильной работы пользователей как в автономном, так и в подключенном режиме;

●     автоматическое решение вопросов синхронизации данных внутри группы.

Даже из краткого описания продукта понятны его основные возможности и ограничения. Это не портал коллективной работы, он не годится для длительного хранения данных, не подходит для публикации материалов и решения длительных “процессных” задач.

Groove нацелен на реализацию проектно-ориентированной модели работы относительно небольшими (но весьма “разношерстными”) командами, созданными на ограниченный период времени, со слабо формализованными взаимосвязями и бизнес-процессами. Примеров таких очень много — это может быть и подготовка информационных материалов для проведения презентации нового продукта внутри компании, и работа над научным проектом специалистов из различных организаций и стран.

Из всех вариантов перевода слова “Groove”, наверное, его суть лучше всего отражает такой:“гармонично взаимодействовать”.