Наверх

ECM-Journal обновился!

Если вы ещё не зарегистрированы на сайте, сделайте это прямо сейчас. Если у вас уже есть профиль, то просто обновите пароль.

Зачем нужны папки документов в СЭД?

Время чтения: 5 минут
10
Зачем нужны папки документов в СЭД?

Надо ли все документы раскладывать по папкам, если при необходимости их можно найти по реквизитам или полнотекстовым поиском?

Почти все СЭД/ECM-системы имеют механизм работы с папками документов. Документ можно сложить в одну или несколько папок. Вопрос: надо ли все документы по папкам раскладывать, если при необходимости их можно найти по реквизитам или полнотекстовым поиском?

https://ecm-journal.ru/image.axd?picture=754fb1f1-cf01-4e68-b141-d30addfcd368.png

В случае бумажного документооборота при наличии минимального порядка на предприятии каждый документ складывается в папку (дело). Благодаря этому шансы найти его в случае необходимости существенно повышаются.

Электронные же документы в СЭД найти можно и без папки (поиском по реквизитам, по тексту). Так стоит ли вообще складывать электронные документы в папки? Ведь процесс раскладывания по папкам довольно трудоемкий и, исходя из практики, не стоит надеяться, что пользователи точно их будут раскладывать «куда надо», сколько бы инструкций вы не написали.

И все же есть ситуации, когда папки электронных документов очень полезны.

Когда нужны папки

a)     Собрать произвольные документы, без точных критериев поиска. Например:

●    результаты исследования по какой-то теме, анализ вопроса и проработка решения (например, выбор маркетинговых мероприятий для участия в этом году).

●    подборка документов для судебного заседания (тут тоже можно сложить все, что хоть как-то имеет отношение к делу: договора, письма, первичка, вплоть до переписки по электронной почте);

●    все по договору (коммерческое предложение, сам договор, допсоглашения, акты и приложения к ним, письма, протоколы согласований).

Чаще всего документы собирает ответственный в процессе работы. В дальнейшем через папку можно легко передать результаты работы другому сотруднику или на сторону (например, в суд).

Такие документы потом через папку бывает проще найти: это могут быть нетиповые документы, отнесенные к группе «прочие» - в их карточке может не оказаться ни специальных реквизитов, ни упорядоченного названия. В последующем ищешь документы «по теме», точно на зная, какой документ искать: не знаешь точного наименования, автора и пр., а по критериям находится очень много.

Альтернативой папке может служить очень релевантный полнотекстовый поиск. В некоторых случаях папку может заменить реквизит документа (договор, проект). Но надо быть уверенным, что все документы к этому реквизиту «привязаны».

b)    Когда ищешь не конкретный документ, а изучаешь тему целиком. Наиболее распространенный пример: нормативные или технологические документы (новый продавец изучает технологию продаж или новый рабочий – инструкции по процессу). Тут проще дать ссылку на папку со всей необходимой документацией.

c)     Когда нужен список документов по определенным критериям, но обращение к этому списку идет часто и вводить критерии поиска каждый раз – лишние клики и время. Например, список договоров для юристов, актов для бухгалтеров, квартальных отчетов у менеджеров партнерской сети.

d)    Вариация предыдущего кейса – со списком документов работают разные люди и надо быть уверенным, что они точно ввели правильные критерии для поиска и получили одинаковый список.

e)     Для неопытных пользователей, которым папки проще критериев поиска, так как не знают правильные критерии. Или которым обязательно нужна аналогия с бумажными папками. Да, можно говорить, что надо «учиться работать по-новому», но на стадии освоения порог вхождения надо минимизировать.

Возможно, у вас тоже есть примеры, когда папки документов необходимы. Дополняйте мой список в комментариях.

Как сложить в папку

Использование папок как элемента поиска документов надежно будет работать только если есть гарантированная раскладка документов по папкам.

Как это сделать – сильно зависит от возможностей системы, но по большому счету подходов 3:

1.   Сознательные пользователи сами регулярно раскладывают документы по папкам. Тут на всех надеяться конечно не стоит, но какие-то ответственные за документы сотрудники (делопроизводители, юристы и т.п.) вполне могут перенести свою дисциплину с бумажных документов на электронные.

2.   Система складывает документы в папки автоматически с помощью периодически запускаемых сценариев или в рамках настроенных процессов и действий пользователей.

3.   Автоматические папки (сохраненные поиски), которые сами собирают документы по критериям, заданным в настройке или разработке.

Последние 2 метода сработают только для кейсов с) и d), когда есть четкие критерии отбора документов. Но это уже не так и мало. Например, отлично закроются кейсы работы с финансовым архивом, когда надо акты или счета-фактуры разложить по папкам с учетом периода. Или проектные документы собрать, при условии, что проект как реквизит в карточке документа присутствует. Методы работают хорошо, если документы именуются по правилам, лучше автоматически, и критерии определить легко.

Итого

В общем папки – штука полезная, но чтобы заставить ее надежно работать, придется потрудиться. Скорее всего надо определить кейсы, где это очень необходимо – и за полноту таких папок побороться организационными и техническими методами.

Задаваться целью «все разложить по папкам» - бесполезный труд. Чтобы найти «что угодно», надо двигаться в сторону интеллектуального поиска.

Рекомендации для оптимизации использования поисков и каталожной структуры

Определите бизнес-процессы и кейсы, где необходимо использовать документы, сгруппированные по папкам.

Минимизируйте число кейсов, где требуется сортировку документов по папкам делать вручную. Закрепите такие кейсы организационными и методическими мерами.

Определите бизнес-процессы и кейсы, где папки не нужны. Рекомендуйте пользоваться альтернативными методами: интеллектуальный поиск, автоматическая категоризация.

Обучайте пользователей максимально использовать возможности ECM-системы.

Используйте современные СЭД, обеспечивающие интеллектуальный поиск и автоматическую категоризацию.

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 10

У ECM-систем есть ещё одно преимущество перед бумажными папками в вопросе хранения. Как правило, хранить в папках можно не только документы, но и другие объекты. Например, у одного из заказчиков было требование: сотрудник договорного отдела должен был при необходимости быстро найти информацию о том, на какой стадии согласования находится договор с определенным контрагентом. По каждого контрагента заводилась папка, куда складывались и договоры, и задачи с перепиской по согласованию. При этом создание папок происходило автоматически, как и помещение в них нужных объектов.

Василий Лукин 30 августа 2018

Может это и странно, но лично я получаю какое-то эстетическое удовольствие при раскладывании документов по папкам. Ну, вот нравится мне, когда вся информация систематизирована именно таким образом, прям глаз радуется.

По поводу подходов помещения в папку, из опыта проектов, заказчик часто просит реализовать именно автоматическое размещение документов по папкам, и хочет полностью исключить влияние человеческого фактора, а не полагаться на сознательность пользователей.

Елена Истомина 30 августа 2018

Да, Василий, на практике эстетическое удовольствие пользователя (особенно уровня главного бухгалтера или финансового директора) вполне может стать критерием высокого приоритета требования "разложить все по папкам в СЭД" :)

Спасибо за статью! Часто при проектировании функционала мы забываем про удобство дальнейшего его использования, а когда есть в голове четкие критерии, по которым ты будешь предлагать «фишки», становится намного проще про них не забыть и использовать. 

И кейс, который мы автоматизировали на проекте:
Нас попросили автоматизировать «жирную» услугу по экспертизе инженерных изысканий, по которой подается более 40 документов за приём. По требованиям законодательства они должны быть структурированы по папкам. В нашем случае, когда заявитель с Регионального портала гос. услуг запрашивает проведение экспертизы, то мастер действий автоматом создает структуру папок, раскладывает документы по нужным папкам и предоставляет права экспертам.

Пример иерархии папок по заявлению на предоставление услуги. 

Замечаний к исходным документам бывает много и в папке «7. Ответы по замечаниям» автоматом создается подпапка с загруженными на РПГУ исправленными документами.

В ходе прохождения экспертизы необходимо выгрузить все документы в сохранившейся структуре и загрузить документы на ЕГРЗ (единый гос. реестр заключений). Структура папок нам позволила сократить время эксперта на поиск нужных документов и исключить "человеческий фактор" при их приеме и расфасовке. 

Артём Занин 30 августа 2018

Структура папок может служить неким ориентиром для пользователя в поиске необходимого документа. Когда пользователю неизвестны точные критерии для поиска нужного документа, ему зачастую приходится долго перебирать варианты этих критериев.

Елена Истомина 30 августа 2018

Артем, абсолютно согласна. По критериям можно искать когда знаешь, что ищешь. А когда "что-то на тему" - бывает проще искать по папкам (если туда все складывают...). Видимо эта мысль у меня растворилась в кейсах a) и b)

Юлия Вотинцева 30 августа 2018

Соглашусь, что когда все документы структурированы и разложены по папкам, то поиск становится проще, понятнее и быстрее. Но при этом нужно еще учитывать такой момент, как наименование документа. Очень часто при поиске какой-либо информации "пробегаешь" глазами по наименованию документа, и только потом открываешь сам документ. Поэтому, наверное, в качестве рекомендации можно добавить, что при проработке кейсов и бизнес-процессов, которые требуют/не требуют использование папок, следует проработать кейс по структуре наименования создаваемых документов.

Елена Истомина 30 августа 2018

Юля, действительно, структурированное название документа может частично заменить папки. Только это может быть не очень удобно пользователю.

Например,

сейчас документ назван как Договор №18-06 от 29.01.2018 с Автозавод ООО Внедрение DIRECTUM

а придется писать: 2018. Внедрение DIRECTUM. Договор №18-06 от 29.01.2018 с Автозавод ООО 

Т.е. названия становятся такие "машиночитаемые", а не "человекоприятные". Аналитики и программисты это вполне примут и поймут, а обычные пользователи - не всегда. К тому же от контекста использования документа порядок структирования наименования может потребоваться разный (тебе нужны все договоры за период или все договоры по клиенту). Тут поможет, если СЭД умеет выводить в отдельные колонки реквизиты карточки документа. Тогда название можно оставить человеческое, а в список документов вытащить нужные реквизиты и сортировать/фильтровать по ним.

Юлия Вотинцева 30 августа 2018

Заменять папки структурированным наименованием документа, думаю, что не стоит. Но если взять какой-либо документ из папки и скрыть название папки, то он должен иметь такое наименование, которое максимально раскрывает его содержание и не являться избыточным. На мой взгляд, второй вариант является таковым. 

Согласна, что "человекоприятные" наименования документов воспринимаются лучше. Можно в наименование документа "зашить" какие-либо условные символы, которые бы позволяли точно определить к чему относится документ (вопрос, контрагент, вид документа и т.д) и сделать наименование лаконичным. Например, Договор №DIR-18-06 от 29.01.2018 с OOO Автозавод. Внедрение. 

По пункту b) если сместить фокус в сторону прав на документы папки, то очень удобно выдать права сразу на все документы папки (если в ЕСМ-системе есть такая возможность). Хотя с такой «массовой» выдачей прав нужно быть аккуратнее. Но при передаче дел такая функциональность выручала не раз.

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь