Задача управления корпоративными операционными электронными архивами в России

С момента появления двадцать лет назад самого понятия «управление корпоративным контентом» (ЕСМ) направление «управление архивами» было одной из ключевых составных частей всего этого комплекса задач. Тогда (да и сейчас) под этим термином понимались вопросы долгосрочного (и даже вечного) хранения важных документов (records) с учетом внешних (определяемых на государственном уровне) нормативных требований.

Однако в последние годы термин «электронные архивы» стал чаще использоваться для обозначения другого класса задач. Речь идет о создании единых корпоративных хранилищ (или едином управлении набором специализированных хранилищ) самых разнообразных документов, необходимых в текущей операционной деятельности предприятий. Само появление такого класса задач отражает важный переломный момент в российской сфере управления документам: мы видим переход от автоматизации отдельных бизнес-участков к комплексному управлению информационным пространством организации. Переход от внедрения отдельных систем электронного документооборота (СЭД) к полноценному воплощению концепции ECM, которая во многом изначально базировалась на идее единого хранилища документов.

Вполне очевидно, что реализация такой задачи диктует необходимость определенных (а может, и существенных) изменений в требованиях к техническим средствам, в методологии выполнения проектов (со стороны как заказчиков, так и исполнителей) и т. д. Возникают трудности, которые нужно решать совместными усилиями разработчиков, внедренцев и пользователей.

Именно эти вопросы рассмотрены в обзоре ITWeek. Ниже представляем ответы Артёма Пермякова, R&D-директор компании DIRECTUM

Как вы оцениваете актуальность задач создания и использования операционных электронных архивов в России?

Задача организации электронных архивов в России очень актуальна, поскольку изменился сам подход к хранению информации. Если раньше электронные архивы создавали для ускорения доступа к сканам документов, имеющих бумажный оригинал, то сегодня у компаний есть стремление переводить корпоративный контент полностью в электронный вид, и эту информацию в изначально цифровом виде тоже нужно где-то хранить.

Электронные документы генерируются в разных системах с разными целями, но сами правила и процедуры хранения должны быть одинаковыми – поэтому все чаще в крупных компаниях и возникает идея создать единый корпоративный архив. Он, в свою очередь, делится на несколько пластов: оперативное хранилище, временное хранилище и долговременное хранилище. В идеале все три вида архива стоит совместить в одной системе, для того чтобы не дублировать одни и те же функции в других системах, изначально не предназначенных для хранения документов, например, ERP.

Какова готовность ИТ-поставщиков к реализации таких проектов?

С 2017 года основные поставщики называют автоматизацию архивов одной из ключевых тенденций на рынке ECM. У большинства крупных вендоров уже есть механизмы для построения единого операционного электронного архива. Мы предлагаем решение, которое сочетает в себе возможности электронного хранилища документов с обеспечением юридической значимости и функции долговременного архива.

Текущие ECM-платформы решают основные задачи, создания каких-то новых решений не требуется. Тренд на импортозамещение здесь также заметен – отечественные поставщики лучше учитывают существующие практики российского архивного делопроизводства.

Что можно сказать о вопросах интеграции операционных электронных архивов с другими информационными системами?

В случае с архивами интеграция требуется с двух сторон: необходимы доработки и настройка как со стороны ERP, так и со стороны ECM. Важно договориться о формате передачи данных из систем-источников. Например, при контейнерном хранении важно, чтобы возможность сформировать такой контейнер была внутри ERP-системы, иначе необходим специальный сервис, который будет приводить данные, поступившие из разных систем, к единому формату хранения.

Второй момент, который необходимо решить при интеграции, – управление правами доступа. В долговременном архиве это не так актуально, поскольку при передаче на длительное хранение мы ограничиваем доступ для большинства пользователей. А вот в операционном архиве нам важно синхронизировать права на документы.

Третий важный вопрос – обеспечение юридической значимости. К примеру, это может быть реализовано с помощью механизма перештамповки, который обеспечит доказательную базу согласно федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи». Но перештамповка будет актуальна лишь в том случае, если мы успеем поставить штамп времени до истечения срока действия сертификата электронной подписи, которой был подписан документ. А значит, для соблюдения процедуры требуется либо сразу сдавать документ в электронный архив и обеспечивать подписание внутри хранилища, либо обеспечивать эту перештамповку внутри системы-источника.

Какие советы можно дать заказчикам, раздумывающим или уже принявшим решение о выполнении такого проекта?

Главный совет заказчикам – во-первых, понять, что именно они хотят: оперативное хранилище с определенной структурой или классический архив. Во-вторых, необходимо решить вопросы интеграции, которые мы упоминали раньше. В-третьих, заказчикам важно продумать пользовательские сценарии обращения к документам в архиве. Например, где будет осуществляться поиск документов: из интерфейса системы-источника или электронного архива. От этих сценариев будут зависеть требования к системе: какие следы оставлять, например, в ERP-системе, как назначать права, где будет находиться единая точка входа для поиска информации и так далее.

Какие “подводные камни” возникают в ходе реализации проектов операционных электронных архивов?

В первую очередь трудности могут возникнуть при практической реализации интеграции систем и обеспечения юридической значимости, о которых мы говорили выше. На наш взгляд, лучше всего решить технические вопросы за счет организации отдельной системы для архива электронных документов. Эта система будет принимать информацию на хранение из различных источников и обеспечивать внутри себя соблюдение всех процедур. В этом случае нет необходимости создавать дополнительные механизмы внутри ERP-системы, изначально не предназначенной для операций архивного документооборота.

По этой же причине отдельный архив лучше подходит для реализации всех нюансов классического делопроизводства: например, определения в дела в соответствии с принятой номенклатурой. В перспективе операционный электронный архив также можно дополнить возможностями искусственного интеллекта: алгоритм машинного обучения может тренироваться на массиве документов, которые хранятся в архиве, и затем с помощью полученной «умной» модели автоматически классифицировать документы и распределять их по делам.

Помимо этого, на проектах возникает много вопросов организационного характера: например, как сдавать электронные документы в государственные архивы, как обеспечить пользователей электронными подписями, какие ЭП необходимо использовать и так далее. Есть и трудности ментального характера, которые необходимо учесть на уровне культуры организации. В частности, кто именно будет ответственным за электронный архив? Далеко не всегда ответственными за внедрение стоит назначать архивистов и специалистов по классическому архивному делопроизводству, которые ориентированы на работу с бумагой. В таком проекте могут быть в большей степени заинтересованы ИТ-специалисты или бизнес-пользователи, и важно найти такого двигателя автоматизации внутри компании.

Источник: ITWeek