Действительно ли Европа сможет полностью отказаться от бумажных документов?

На первый взгляд, на этот вопрос можно ответить однозначным «Нет» — бумага за сотни лет заслужила немало доверия. Однако радикальное снижение потребления бумаги — это цель, которую реально достичь.

Государственные и частные предприятия все активнее переходят с бумажных носителей информации на электронные. Приходит понимание, что «бизнес со скоростью бумаги» перестанет быть экономически оправданным уже через несколько лет. 68% респондентов, участвовавших в исследовании Ассоциации по управлению информацией и изображениями (AIIM) «Бумажные войны 2014: сводки с поля боя», разделяют это мнение. Международное исследование показало: повышенные способности к поиску и обмену документами — это один из крупнейших стимулов для использования электронных копий.

Впрочем, электронный документооборот приходит не только в частный бизнес. Государственные предприятия многих стран уже давно заинтересовались технологиями обмена электронной информацией. Правительства по всему миру стремятся перейти на электронный документооборот, чтобы повысить доверие своих граждан. Например, государственная служба здравоохранения Великобритании планирует полностью отказаться от бумажных документов к 2018 году.

Эта инициатива направлена на снижение бюрократических издержек и повышение качества медицинского обслуживания. Оцифровывание документов также набирает обороты в правоохранительной системе: благодаря технологиям захвата данных каждый суд должен перейти на работу с электронными документами к 2016 году. Министерство юстиции Великобритании инвестировало в надежный и эффективный обмен электронной информацией 160 миллионов фунтов стерлингов.

Оцифровывание без границ

Переход на цифровые документы также набирает обороты в странах Европы. Например, программа Цифровое Правительство 2020 в Германии нацелена на стимуляцию перехода с бумажных носителей информации на электронные на федеральном уровне. Ее цель — оцифровывание и связывание внутренних процессов федерального правительства на всех уровнях и повышение доступности государственных услуг для населения в онлайн-режиме. Еще одна важная инициатива Германии — цифровой учет и выставление счетов, от времени поступления заказа до момента его оплаты. Новая система обещает оказать сильное влияние на поставщиков, рестораны и прочих представителей сферы услуг, каждый день имеющих дело с огромным количеством счетов и чеков.

Инициатива по снижению потребления бумаги также набирает популярность во Франции, особенно в отрасли фармацевтики. В соответствии с «Dossier Pharmaceutique» каждый гражданин с государственным полисом медицинского страхования может создать собственный фармацевтический файл. В Польше инициативы по отказу от бумажной документации тоже реализуются в основном в области здравоохранения. Их цель — к 2017 году перевести всю бумажную документацию в электронный формат. С другой стороны, Цифровая Программа Италии нацелена на оцифровку удостоверений личности, управления, образования, здравоохранения и перевод в электронный формат расчетов, выставления счетов и правоохранительных операций.

Нидерланды планируют основать «Цифровое правительство» к 2017 году, а Бельгия — к концу текущего срока работы правительства.

Как оцифровывают в Европе

В принципе, все технологии, необходимые для реализации этих и других цифровых инициатив, существуют уже давно, так что изобретать велосипед не потребуется. Однако работы все равно предстоит много. Решений для сканирования существует не меньше, чем развивающихся в Европе инициатив, и при выборе сканера необходимо уделить пристальное внимание его формату, функциям и качеству отсканированных документов. Помимо классических форматов изображений TIFF или JPG, документы часто конвертируются в PDF с функцией поиска.

Поиск по отсканированным документам особенно важен, учитывая, что ни одно госучреждение не может функционировать без форм распознавания рукописного текста. Также без этих форм не обойтись страховым компаниям и организациям, имеющим дело с массой бумажных документов и счетов. Следовательно, бизнесу и государству необходимы сканеры, способные распознавать формы и быстро извлекать, распознавать и распределять содержимое документов. Распознавать — то есть автоматически извлекать содержимое из форм и опросников.

ПО для распознавания форм стало настолько разумным, что теперь программы могут распознавать номера телефонов клиентов, цифры, номера договоров и суммы в счетах. Это идеал сканирования — достаточно нажать на кнопку.

Еще одна отличительная черта сканера — удобство использования. Всего несколько лет назад пользователям приходилось возиться со сложными текстовыми меню, но уже сегодня на рынке доминируют устройства с большими дисплеями и интуитивно понятным интерфейсом. Повышение удобства, ко всему прочему, привело к тому, что сотрудники с большим желанием стали пользоваться сложными сканерами. Теперь для выполнения любой задачи достаточно просто нажать на кнопку.

Также, например, можно создать индивидуальные профили пользователей и запрограммировать сканер на выполнение ряда задач — отсканировать документ, сконвертировать его в формат с поддержкой поиска и сохранить в облачном хранилище или отправить в другое приложение — одним нажатием кнопки. Достаточно создать несколько основных шаблонов, и не нужно будет переобучать персонал, компания сэкономит время, а сотрудники будут готовы использовать новые технологии.

Важность программного обеспечения

Программные интерфейсы сканеров позволяют отправлять отсканированные документы прямо в систему управления документами, корпоративную систему управления контентом или систему хранения. Помимо драйверов по умолчанию, таких как ISIS и TWAIN, постоянно создаются и дорабатываются дополнительные целевые приложения. Приложения становятся быстрее и современнее. Количество документов в мире растет, и цифровые инициативы ставят новые задачи перед предприятиями, переходящими на электронный документооборот.

Компания Fujitsu, например, уже готова предложить свои драйверы и ПО для дополнительной обработки изображений PaperStream IP и решение PaperStream Capture для потокового сканирования. PaperStream IP — это совершенно новый тип промежуточного ПО. С ним сканирование может осуществляться в три потока, с одновременным созданием трех файлов в разных цветовых схемах, разрешениях и форматах для разных систем и целей.

От сканирования до сканирования-в-процесс

Функциональность современных сканеров действительно впечатляет, но нельзя забывать, что одним сканированием дело не ограничивается. Цифровые документы должны быть направлены для использования в государственной или частной деятельности. «Сканирование-в-процесс» стало лозунгом дня. Все начинается с качества сканирования, но сканирование — это только первый шаг в сложной структуре цифровых бизнес-процессов.

PFU, дочерняя компания Fujitsu, и прочие поставщики решений для сканирования тесно сотрудничают с ISV и системотехническими фирмами и разрабатывают полноценные решения для поддержки бизнеса и интеграции сканирования в их системы управления данными и корпоративным контентом.

Интеграция отсканированных документов в процессы и приложения и рассылка всем задействованным сотрудникам может стать отличным подспорьем для пользователей практически в любой отрасли. Частный и государственный сектор, здравоохранение, образование, малый бизнес, даже фриланс и работа на дому — в любой из этих областей пользователи могут извлечь выгоду из существующих решений и бизнес-процессов.

Источник: Предоставлено PFU, Fujitsu