Диалоги о КЭДО. Какой подход поможет успешно внедрить систему

Эта статья — текстовая расшифровка видео из цикла «Диалоги о КЭДО».

Спикеры:

Айрат Сибгатуллин

директор продукта Directum HR Pro

Екатерина Сюрсина

руководитель поддержки внедрения Directum HR Pro

Переводим кадровые документы и процессы в цифру за 4 шага Айрат Сибгатуллин: Чтобы внедрить КЭДО, любой компании потребуется провести определенный набор мероприятий. Многим этот процесс кажется сложным, а результат — неочевидным. Рождаются страхи, которые часто тормозят проекты. Как их развеять? Обсуждаем с руководителем команды поддержки внедрений HR Pro Екатериной Сюрсиной.

Начнем с основного вопроса: в чём причина эти страхов и опасений?

Екатерина Сюрсина: На самом деле на старте всё действительно может выглядеть объемно, трудоемко и дорого. Представим большую компанию, где много сотрудников, распределенных по разным городам. Сюда же накладываются процессы, которые выстроены и работают годами. Есть системы, которые уже внедрены и интегрированы между собой. Плюс добавляем опыт с предыдущих проектов, которые идут не всегда гладко и оставляют у сотрудников определенный отпечаток.

Ну и неочевидность результата. На старте мы закладываем свои ожидания. В процессе они меняются, и вообще мир меняется. И через год, когда мы выходим к концу проекта, всё становится совершенно по-другому. Людям страшно заходить в такой объемный проект.

Айрат Сибгатуллин: Если я правильно слышу, основные страхи — это сложность, дороговизна и неочевидный результат. Наверное, будет странно, если просто смотреть на эти страхи и бояться, с этим нужно что-то делать. Хотелось бы поговорить про практические приемы, как лучше компании подготовиться заранее. Начнем с первого страха, что проект внедрения КЭДО — это сложно.

У вас будет КЭДО! Как убедить коллектив перейти на кадровый электронный документооборот Екатерина Сюрсина: На самом деле, если мы идем по классике и говорим о том, что нас ожидает анализ, проектирование, исследование, модификации, согласование проектных решений, подготовка документации, в том числе технической, то да, это так и есть на любом проекте. Но в КЭДО добавляется еще и работа с пользователями: нам надо подключить большое количество сотрудников, организовать работу, убедить их, донести свою мысль, что КЭДО — для них, это то, что им нужно.

Плюс техническая составляющая: не все работают со смартфонами, у кого-то кнопочные телефоны. Нужно подготовиться и обеспечить доступ. То есть предстоит большой пласт работ, а это — трудозатраты и сроки.

Айрат Сибгатуллин: Действительно, накладывается прошлый опыт: много проектов проходили по водопадной системе, когда всё нужно сделать четко и последовательно. Это долго, трудоемко. Что-то нужно менять. Расскажи, что делать в данном случае?

Екатерина Сюрсина: Можно попробовать поменять подход и рассмотреть три составляющие. Во-первых, для начала взять самый простой массовый процесс — например работу с заявлениями. Второй момент: на старте подключаем небольшое количество сотрудников, 100-200 человек. И третье — идем от «коробки», то есть берем процесс, накладываем на типовую функциональность системы и смотрим, как его можно адаптировать.

Готовые решения vs разработка с нуля: какой путь выбрать при переводе HR-процессов в цифру При этом задача — минимизировать доработки и максимально использовать возможности настройки. Так мы не только сокращаем трудозатраты и сроки, но и начинаем правильно работать с пользователями. Сотрудник в личном кабинете видит только пять заявлений и начинает с ними работать: отправляет их, привыкает к этой системе.

Дальше мы постепенно увеличиваем функциональность, расширяемся. Например, появляются отпуска: можно будет ходить в отпуск, видеть остатки по отпускам, участвовать в планировании и так далее. При таком подходе сотрудник вливается очень комфортно, видит уже знакомый интерфейс и осваивает новые возможности.

Айрат Сибгатуллин: Выглядит всё достаточно просто. А что со вторым опасением, что внедрение КЭДО — это дорого?

Екатерина Сюрсина: Понимание слова «дорого» у каждого своё. Здесь важно иметь альтернативу. Если мы оцениваем все наши процессы с теми доработками, которые мы хотим, по классике, и в противовес у нас есть оценка той же «коробки», то есть типовой функциональности, конечно, нас будет привлекать «коробка», потому что она может в разы отличаться по стоимости.

Айрат Сибгатуллин: Уже несколько раз прозвучали слова «коробка», «коробочная функциональность», но все мы понимаем, что есть определенные процессы, специфичные для конкретной организации, которые «коробка» не поддерживает. В данном случае что делать?

Екатерина Сюрсина: Можно заходить в пилот от «коробки»: мы внедряем определенный минимум на небольшое количество человек и при этом через 2-3 месяца получаем результат.

Сотрудники зашли в систему, работают. Мы понимаем, какие есть плюсы и какие нюансы, которые нам нужно учитывать при развитии, при масштабировании. Мы всё это закладываем, описываем и идем итерациями. Оценимый результат получаем быстро. Каждая итерация имеет свой срок, и после этого снова подключаются сотрудники, добавляется процесс. Мы видим, ощущаем, понимаем, куда были вложены наши средства.

Айрат Сибгатуллин: Ключевое здесь — мы можем остановиться на базовой функциональности, но если хотим сделать лучше, учесть какие-то особенности, идем дальше. На мой взгляд, это правильный подход именно с точки зрения сотрудников. Мы на них «выкидываем» не все возможности системы сразу, а постепенно. Работник привыкает. Затем усложняем, расширяем. Принятие со стороны сотрудника пройдет гораздо проще.

А как работать, если в организации действительно сложный процесс? Нужно ли его один в один дублировать в цифру? Либо все-таки задуматься об упрощении, унификации, оптимизации?

Екатерина Сюрсина: Вообще процессы можно и нужно пересматривать. Если они исторически так сложились, устоялись, уже работают как-то, это не значит, что их не нужно модернизировать. Важно идти в ногу со временем, смотреть, как реализована типовая функциональность, что вообще предлагает продукт. Также интересоваться иными подходами, быть гибкими, подстраиваться. Такой подход поможет нам сократить объем работы, ускориться и приведет к оптимальному результату.

Айрат Сибгатуллин: Расскажи, пожалуйста, реальный пример из своей практики, где такой подход оказался результативным.

Екатерина Сюрсина: Да, был такой кейс. Мы с клиентом прорабатывали процесс отправки заявлений от сотрудника и выяснили, что в компании целых два специалиста по кадрам обрабатывают этот документ. Сначала задача поступает первому, он ее выполняет, потом — второму. При этом типовая функциональность предусматривает, что только один специалист по кадрам должен обрабатывать заявление.

Начали копаться глубже, посмотрели, что делает первый специалист, что второй. Выявили, что первый полностью работает с сотрудником, созванивается с ним, уточняет какие-то детали. Если сотрудник отправил не то заявление, корректирует, просит отправить заново. После того, как кадровый специалист завершил все проверки, он выполняет задачу.

Второй уже никак не взаимодействует с сотрудником, он просто совершает операции в системе, переносит все в 1С, заводит необходимые данные. На этом его работа заканчивается.

Поскольку система так не может, на практике мы реализовали следующим образом. Исключили полностью второго специалиста, ставили только первого. Он выполняет все те же операции, что и раньше. При этом дальше система полностью отрабатывает сама. Фоновыми процессами переносит данные в 1С, заносит их без ручного дублирования.

Мы опробовали такой подход на тестовой эксплуатации и поняли, что он не просто устраивает клиента, но и высвобождает ресурс, который направили на другие активности.

Айрат Сибгатуллин: А может быть, заказчик давно ждал этой оптимизации, и система КЭДО послужила катализатором изменений. Спасибо за пример. Я уверен, что в твоей практике их много.

Надеюсь, нам удалось показать, что внедрить КЭДО — это не страшно и в целом не дорого. Если у вас до сих пор остались такие опасения, обращайтесь в команду HR Pro.