Диалоги о КЭДО: когда и зачем компании нужен кадровый электронный документооборо

Эта статья — текстовая расшифровка видео из цикла «Диалоги о КЭДО».

Айрат Сибгатуллин

директор продукта Directum HR Pro

Григорий Анонов

солюшен-менеджер Directum HR Pro

Айрат Сибгатуллин:

Многие организации задумываются о переходе на кадровый электронный документооборот. На мой взгляд, первостепенным здесь должен стать вопрос »для чего мы внедряем КЭДО?» Чтобы обсудить это, я пригласил в студию Григория Анонова, солюшен-менеджера Directum HR Pro.

Гриша, скажи, пожалуйста: ты ежедневно работаешь с нашими потенциальными клиентами, можешь помочь выявить болевые точки в кадровых процессах?

Григорий Анонов:

Давайте представим, что мы пришли к врачу, а он сразу выписывает лекарство, даже не спросив, что именно болит и как давно. Это плохой врач. Мы не хотим быть «плохими врачами» для наших клиентов, поэтому сначала всегда ищем корень проблемы, боль кадровой службы.

В этом и заключается суть подхода solution selling: в диалоге с заказчиком мы задаем вопросы, учитывая его сферу, опыт, отрасль. Стараемся понять, почему бизнес хочет внедрить КЭДО и что произойдет, если этого не сделать. ​

Недавно мы общались с HR-директором крупной строительной компании. Со слов специалиста, HR-менеджеры до 30% рабочего времени тратят только на исправление ошибок в заявлениях и приказах и на ручной ввод данных в учетную систему. На стратегические задачи у них просто не остается ресурсов.

По сути, специалисты завязли в рутине. Многие выгорают и задумываются об увольнении. Мы разобрали ситуацию и увидели, что ключевая проблема — в обработке кадровых документов и отсутствии интеграции с учетной системой. Предложили внедрение Directum HR Pro. Уже через месяц время обработки заявлений и кадровых документов сократилось примерно на 70%, а ошибки были полностью исключены.

Айрат Сибгатуллин:

Ну и те несчастные HR-менеджеры, которые тратили 30% своего времени на исправление ошибок, стали счастливее.

Наверное, симптомов существует огромное количество. Можешь ли ты привести наиболее типовые, которые чаще всего выявляете в беседах с клиентами?

Григорий Анонов:

Первое — частая потеря или порча документов. Приходится переписывать заявления, заново готовить и подписывать приказы. Если ошибка обнаружена уже после согласования, вся процедура начинается сначала. Теряются данные по сотрудникам, что может иметь серьезные последствия. Вторая проблема — забывчивость. Руководители упускают из виду документы, из-за чего процессы «зависают».

Расскажу случай. Руководитель запамятовал согласовать приказ о повышении зарплаты. Документ потерялся на три дня. Работник пришел подписать его и передать его в бухгалтерию, но срок подачи документов за этот месяц уже истек. Можно представить, какие эмоции он испытал. Еще одна типичная история — поиск документов. Архивы с 90-х годов могут храниться в шкафах, доступ к которым есть только у одного сотрудника. Этот человек может заболеть или уйти в отпуск, а документ нужен здесь и сейчас. Это тоже большой риск.

Айрат Сибгатуллин:

Это достаточно показательные примеры внутренних проблем. Скажи, пожалуйста, а есть ли реальные риски от того, что эти недочеты выльются в серьезные последствия?

Григорий Анонов:

Конечно. Ошибка в трудовом договоре — не опечатка в СМС. Исправить задним числом не получится, и компания рискует получить штрафы и претензии при проверках, например со стороны трудовой инспекции. ​

Отдельный блок — безопасность персональных данных. Например, бухгалтер оставил на столе список с зарплатами, и этот файл случайно попал в рабочий чат. В результате часть сотрудников может решить уволиться. Подобные истории встречаются достаточно часто.​ Все это может иметь очень неприятные последствия и для HR-директора, и для компании в целом.

Айрат Сибгатуллин: Мы видим, что «симптомы» есть и проблема реальна. Дальше у компании по сути два пути: что-то менять или продолжать работать по-старому. Что обычно происходит, если выбирают второй вариант?

Григорий Анонов: Представим, что мы едем на машине без тормозов. Какое-то время нам везет, и мы просто катимся по инерции. Но рано или поздно случится авария. То же самое с кадровыми процессами. Если ничего не менять, кадровая команда превращается в «пожарных», которые постоянно тушат локальные возгорания и не успевают заниматься развитием. В итоге не остается времени на стратегические задачи, автоматизацию, работу с HR-брендом. Все погружаются в рутину, хотя понимают, что так дальше нельзя.

Постепенно начинает падать доверие к работодателю. На рынке все больше компаний предлагают комфортные условия, в том числе удобный электронный документооборот. КЭДО уже становится одним из факторов выбора: люди охотнее идут туда, где заявление подписывается за пару минут, документы не теряются, а приказ о повышении не «зависает» в столе у руководителя.

Айрат Сибгатуллин: Хочется понять, как выглядит «вылеченный пациент» — компания, которая все-таки внедрила КЭДО. Что ее ждет?

Григорий Анонов: Мы постоянно общаемся с клиентами Directum HR Pro, сопровождаем их после запуска системы, развиваем ее и собираем обратную связь. Практически все отмечают ощутимый эффект: его видят и сами HR-специалисты, и сотрудники.

Помимо очевидных вещей — экономии времени и бумаги — снижается уровень стресса у кадровиков. Эти люди — ценные специалисты, и им нужно создать комфортные условия. Чем меньше ручной рутины, тем больше у них времени на аналитику, развитие сервисов для сотрудников и другие осмысленные задачи.

Когда мы «развязываем руки» кадровой службе, у людей буквально появляется огонь в глазах: они охотнее идут на работу и занимаются тем, что действительно считают важным.

Айрат Сибгатуллин: И в завершение не могу не спросить: КЭДО — это универсальное решение или все же есть случаи, когда он противопоказан?

Григорий Анонов: Как у любого инструмента, у КЭДО есть свои ограничения. Например, если это микробизнес, в штате два–три человека и за квартал оформляется пять кадровых документов, стоит трезво оценить, окупится ли внедрение сейчас.

Сложности могут быть и у компаний, которые привыкли подписывать многие документы задним числом. При переходе на КЭДО момент подписания фиксируется технически. Такие практики становятся невозможными. Здесь тоже нужно взвесить, готова ли организация менять свои процессы.​

Отдельная история — компании с иностранными филиалами, где сотрудники работают по локальному трудовому законодательству. Для них использование КЭДО по российским правилам пока ограничено, и требуется развитие нормативной базы и локальных решений в других юрисдикциях.

Айрат Сибгатуллин: Остается ждать, когда появится соответствующая нормативная база в других странах. Спасибо, Гриша, за реальные примеры.

Если в ходе нашей беседы вы узнали себя или свои процессы, это однозначный сигнал: пора задуматься о переходе на КЭДО.