ECM-кейс: Чрезвычайные приказы
В компании А стартовал проект по внедрению системы электронного документооборота. Служба делопризводства вздохнула с облегчением, когда все приказы стали проходить по строго определенному маршруту, ведь до внедрения канцелярского блока СЭД с регистрацией приказов был полный бардак. Но спустя пару недель Отдел по чрезвычайным ситуациям заявил, что работать с системой документооборота он не может.
В компании А стартовал проект по внедрению системы электронного документооборота. Начали с наведения порядка в канцелярии. Служба делопризводства вздохнула с облегчением, когда все приказы стали проходить по строго определенному маршруту, ведь до внедрения канцелярского блока СЭД с регистрацией приказов был полный бардак. Например, приносили не подписанные гендиректором приказы, или приносили подписанные, но без корректного согласования.
Теперь же все четко: приказ согласуется, проходя через всех ответственных, затем направляется в Службу делопроизводства, где ему присваивается номер. Инициатор приказа получает в итоге подписанный и зарегистрированный приказ.
Спустя пару недель Отдел по чрезвычайным ситуациям заявил, что работать с системой документооборота он не может, а консультанты — враги, т.к. они нарушают работу отдела, что может привести к самым печальным последствиям, учитывая его специфику. Причина такого отношения в том, что, по их мнению, новый процесс согласования приказов слишком медленный и парализует работу отдела в условиях чрезвычайной ситуации.
Стали выяснять. Оказалось, выпуск приказа ОЧС сопровождается одновременной подготовкой приказов в аналогичных структурных подразделениях в филиалах, которым банально надо ссылаться на номер приказа из "головы". Номер же выдается только после завершения относительно длительного (но со всех сторон корректного) согласования. Раньше же они всегда "уламывали" Службу делопроизводства "быстренько выдать номер".
Как поступить, если учесть, что Служба делопроизводства категорически отказывается возвращаться к старому беспорядку, а ОЧС так же категорически саботирует внедрение?
Похожие статьи
Комментарии 5
Варианты:
1. предусмотреть отдельный вид процесса для чрезвычайных ситуаций
2. пересмотреть исходный процесс на предмет возможности присвоения приказу номера до согласования
3. исключить чрезвычайные приказы из состава регламентированных процессов, возложив на исполнителей контроль исполнения всех этапов (согласование, регистрация, подписание)
Действительно чрезвычайные приказы можно согласовывать и утверждать в чрезвычайном порядке (а в каких-то случаях утверждать без согласования, раз уж ситуация не терпит отлагательства, - под ответственность утверждающего).
Я бы предложила подумать о следующем варианте (он пересекается с предложениями Елены): номер подобных приказов устанавливает ОЧС ещё на стадии проекта, вне общей нумерации. Кроме того, они должны иметь приоритет перед прочими документами, и попадать к руководителям вне очереди. Когда такой приказ утверждается, служба делопроизводства регистрирует его именно под этим номером. Согласование "заряжается" с лимитом времени, и если согласующее лицо в этот срок не дало возражений, документ автоматически считается согласованным.
Спасибо за отклики!
Ситуация реальная, и отдел действительно занимается аварийными ситуациями. Разумеется, работы часто начинаются без согласованного приказа, в 99% случаев приказ является лишь формальностью. Так что позиция ОЧС -- это, скорее, поза, демонстрация своей роли.
Насколько я знаю, ситуация разрешилась таким образом: поменяли маршурт так, что при инициации согласования приказа из ОЧС проект приказа и задание на регистрацию отправляются в службу делопроизводства сразу же, не дожидаясь подписания. И волки сыты, и овцы целы.
Ситуация, в принципе, несложная. Если интересно, то на примете есть еще несколько, постараюсь опубликовать. Если у вас есть идеи по ECM-кейсам, давайте будем разбирать!
Я соглашусь с Натальей, приказы ОЧС - первоочередны, со строго лимитированным временем на согласование. Но при этом нужно учесть стык интересов Служба делопроизводства и ОЧС, нельзя "прогибаться", есть правила которы должны соблюдаться всеми сотрудниками компании и документооборот не должен быть хаотичным, просто нумерной реестр приказов ОЧС должен быть отдельным.