EDI – виртуализация документооборота

Андрей Черкасов

EDI (Electronic Data Interchange – электронный обмен данными) – одна из перспективных технологий автоматизации торговли, которая активно развивается в мировой бизнес-среде, призванная заменить и упростить бумажный документооборот. Многие в России с EDI только начинают знакомиться. И как обычно, одна из главных проблем связана не с вопросами непосредственного внедрения EDI в компании, а с необходимостью проведения серьезной подготовительной работы, на что не каждая организация готова.

Стандарты и технологии EDI были разработаны одновременно в Европе (Великобритания, Франция) и США в 80-х годах XX века для компаний, предпочитавших производить обмен документации в электронном виде. С увеличением числа предприятий, использующих эти технологии, началась разработка международных стандартов.

В 1986-87 годах рабочей группой по упрощению процедур международной торговли (WP4) при Европейской Экономической комиссии ООН был разработан международный стандарт ЭДИФАКТ ООН (UN/EDIFACT) – «Электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте», которому в 1987 году был придан статус международного стандарта. С появлением UN/EDIFACT применение национальных стандартов EDI в Европе и Азии полностью прекратилось.

Международная ассоциация по обмену данными (International Data Exchange Association) дает следующее определение технологии EDI – “передача организованных в структуры данных, с помощью согласованных стандартных сообщений, от компьютера компьютеру через компьютерные сети». EDI – это некий язык, на котором могут общаться между собой компании. В нем все возможные действия (например, покупка товара, доставка, оплата счетов) закодированы, каждый объект (например, товар) имеет свое наименование-код, каждый субъект (например, торговая сеть) имеет свое уникальное обозначение. Сообщение торговой сети в компанию-поставщик о заказе товара определенного объема принимает вид закодированной фразы, отправленной по компьютерной сети. В ответ сеть получает сообщение о подтверждении заказа или его корректировки, в зависимости от ситуации.

Технология EDI не зависит от используемой аппаратуры, важное условие – общепринятость, что позволяет использовать ее любым количеством бизнес-партнеров. При этом стандарты EDI позволяют компании, отправившей документы, отслеживать их путь и получать подтверждение о приемке их партнером.

Основная задача EDI – заменить обмен информацией и документами, осуществляемый на бумажных носителях, электронным документооборотом между компьютерными сетями. Обмен этот может осуществляться с использованием любого протокола передачи данных. Это может быть OSI, MHS или FTAM, Kermit или протокол, используемый в Интернете – TCP/IP.

Сейчас существует несколько стандартов EDI, иначе говоря, языков, – используемый только в США национальный стандарт ANSI X.12, международный стандарт UN/EDIFACT и ряд отраслевых стандартов для отдельных видов деятельности: EANCOM 97, EANCOM 2002 и GS1 XML для розничной торговли, SWIFT для банковской сферы, HL7 для здравоохранения, EDIFICE для электроники, ODETTE для автомобильной промышленности и др.

Наиболее распространенные стандарты в настоящее время – это основанный на UN/EDIFACT EANCOM и американский стандарт ANSI X.12. В связи с нежеланием американских компаний переходить на общепринятый EANCOM, в последние годы предпринимаются огромные усилия над разработкой нового глобального стандарта GS1 XML, основанного на преимуществах технологий расширяемого языка разметки XML и универсального языка моделирования UML. Однако, практическое внедрение GS1 XML пока малозаметно, за исключением области взаимодействия коммерческих электронных каталогов (так называемая, глобальная синхронизация данных GDSN). другие.дов деятельностиЖндарта.

Внедрение EDI на мировом рынке осуществляется и регламентируется уже на уровне государственных структур. В частности, в странах ЕС существует директива 2001/115/ЕС, которая требует создания условий для реализации безбумажной технологии электронных платежей в срок до января 2004 года. Впрочем, хотя эта дата уже прошла, работа еще не закончена, но это свидетельствует, что европейские страны идут по пути внедрения EDI.

Техника в помощь бюрократу

Внедрение EDI – это не указание свыше бюрократов от ЕС и не дань технологической моде. Это требование времени.

Как считает Штефан Гильберт (Metro C&C International), сопредседатель комитета по техническому обеспечению ECR-Rus, EDI необходим для улучшения внутренних бизнес-процессов в компании, эта технология обеспечивает своевременную обработку большого объема данных, что важно как для компаний, работающих на потребительском рынке, так и для тех отраслей, где критична скорость работы, а также объем свободных складских запасов.

В процессе глобализации рынка, с ростом темпов развития компаний прежние методы ведения бизнеса и работы с бумагами становятся не подходящими. Более того, оказываются фактором, препятствующим деятельности компаний. Как отметил Николас Луит (P&G), сопредседатель комитета по техническому обеспечению ECR-Rus, сейчас документооборот и обмен информацией производится с помощью факсов, с использованием телефонов или электронной почты. Эти способы делают процесс достаточно медленным, часто при перенесении информации с бумаги в компьютер вносятся ошибки. Все эти проблемы обостряются по причине увеличения объема документооборота быстрорастущего бизнеса. EDI же позволяет осуществлять обмен документацией дешевле и значительно быстрее, чем аналогичные процедуры, выполняемые вручную, кроме того, это способствует коррекции ошибок. Преимущество EDI – скорость, единство стандартов и точность.

Задача EDI заключается в том, чтобы упростить документооборот, сделать его быстрее и удобнее. Эти требования критичны именно в ритейле. Как отметила Наталья Федоренко («Ашан»), специфика сетей состоит в том, что ежедневно отправляется значительное число различных заказов большому количеству поставщиков – от очень крупных до очень маленьких. Чаще всего речь идет о факсовых сообщениях и бумажных документах, соответственно возникают такие проблемы, как поддержание большой базы факсовых номеров и координат компаний, а также организация значительного документооборота.

Для работы с бумажной документацией необходимы значительные ресурсы, сети оперируют огромным ассортиментом и счет количества транзакций (операций купли-продажи) в день идет на тысячи. Как рассказал Владимир Коростелев, представитель ассоциации ECR-Rus, например, российское подразделение компании «Метро Кэш энд Кэрри» обрабатывает ежегодно 5 млн счетов-фактур и 1,5 млн накладных. Оригиналы накладных хранятся в течение пяти лет, для чего необходимо иметь огромные помещения. 20% накладных содержат ошибки и возвращаются поставщикам. В результате, штат отдела контроля документооборота в Москве составляет 37 человек, ежедневно работает 200 курьеров.

Россия тоже не лыком шита

Технологии EDI имеют свою историю и в России. Как рассказал Владимир Коростелев, международные стандарты EDIFACT, разработанные ООН, были переведены на русский язык уже в начале 90-х годов и изданы в виде ГОСТ 6.20.1-90 и ГОСТ 6.20.2-91. В 1993–1996 годах при Министерстве внешних экономических связей РФ действовал Межведомственный координационный совет «ЭДИФАКТ». Внедрением стандартов EDIFACT занимался ряд государственных и коммерческих структур, ряд проектов был успешно реализован, в частности, система EDI была внедрена в Центробанке РФ для передачи отчетности, грузовые товарные накладные еженедельно передавались в электронном виде через систему EDI между Октябрьской и финской железными дорогами, очень большая работа по внедрению электронной грузовой таможенной декларации была проделана ГНИВЦ Северо-Западного таможенного управления.

Тем не менее, широкому внедрению EDI в России препятствовало отсутствие сервис-провайдеров EDI. Кроме того, стоимость оплаты услуг связи специальных сетей VAN (Value Added Networks), которые обеспечивали передачу данных по стандартам EDI, была достаточно высока.

Сейчас в связи с появлением протоколов передачи данных, ориентированных на использование обычных каналов Интернета (AS1, AS2, ebXML, SOAP), необходимость в VAN отпала, стоимость услуг связи значительно сократилась.

В ближайшие годы можно прогнозировать развитие технологий EDI в России, и прежде всего, в ритейле, чему есть и свои объективные причины.

– Сегодня розничная отрасль активно развивается и расширяет свою деятельность, – отмечает Николас Луит.

– Эта экспансия порождает необходимость совершенствования логистики, что в свою очередь требует организации и применения электронного документооборота. И применение EDI наиболее эффективно как раз на потребительском рынке, для которого характерно быстрое движение товаров в магазин и из магазина.

Значительное развитие в ближайшее время в России технологий EDI ожидает и Владимир Коростелев. Одной из причин этого, по его словам, – выход на российский рынок крупных мультинациональных компаний, которые несут с собой опыт использования EDI, и хотят работать по тем правилам и технологиям, к которым привыкли у себя дома.

Каждому овощу свой номер

Впрочем, для того, чтобы технологии EDI активно стали внедряться на российском рынке, должна быть проведена значительная подготовительная работа. В первую очередь необходимо создание каталогов товаров с их описанием, включающим необходимую дополнительную информацию. Такие каталоги есть у всех торговых компаний, но они не соответствуют необходимым требованиям и не всегда несут полную информацию.

– Например, некая торговая компания отправляет в торговую сеть каталог, в котором перечислены все наименования продукции – цены и характеристики, – поясняет Владимир Коростелев. – Но они описываются с точки зрения минимальной потребительской упаковки – описывается, например, отдельная зубная щетка, но нет описания более крупных блоков – короб, ящик, паллет. Между тем, хотя товар и продается отдельными зубными щетками, но заказывается, оплачивается и поставляется он более крупными логистическими упаковками.

Другая проблема – отсутствие в прайс-листах и системах учета международного товарного номера (штрих-кода EAN) на продукции.

– Поставщики упорно цепляются за свои внутренние артикулы, – отмечает Владимир Коростелев. – И многие крупные компании до сих пор предоставляют каталоги продукции (прайс-листы) без международных кодов товаров. Это приводит к тому, что торговая сеть должна хранить множество перекрестных таблиц с данными о товарах поставщиков с их внутренними кодами. Причем сколько поставщиков, – столько и кодовых таблиц. Конечно, такое положение дел, с точки зрения международного опыта, выглядит абсолютным анахронизмом.

В результате, сетям приходится заводить в автоматизированной торговой системе собственную систему нумерации для всех товаров, а иногда и наклеивать на выставляемые в торговые залы товары собственные этикетки с внутренними номерами (штрих-кодами). Один из минусов такого подхода – трудность осуществления контроля товара на всем пути его движения: от производителя до потребителя (кассы).

Кроме того, для системы EDI необходимо, чтобы все предприятия-участники торговли имели международный идентификационный номер – GLN (Global Location Number).

– В системе электронного обмена данных не указываются название компания отправителя и получателя, а указываются их глобальные идентификационные номера (коды GLN), – рассказывает Владимир Коростелев. – Особенно это важно, если отправителем является Дюссельдорф, а получателем – Москва в случае работы транснациональных компаний. Более того, эта система предполагает предельную детализацию: указываются не только GLN компаний, но и ее подразделений и физических местоположений, например, департаментов и служб, складов и причалов, складских ворот, что позволяет осуществлять доставку товара не просто в торговую сеть, а в определенный магазин или к определенным воротам складского комплекса.

При внедрении системы электронного обмена данных компания получает номера GLN на все свои подразделения. Также она подготавливает каталог своей продукции, где каждый товар должен иметь глобальный номер GTIN в международной системе EAN (GS1). Причем идентификационные номера GTIN должны быть присвоены всем уровням упаковки каждого товара (потребиельской, групповой, складской и логистической). Таким образом, формируется база данных о товаре, к которой получают доступ все участники бизнес-процесса. Информация в нее вводится только один раз – владельцем товара, что позволяет отказаться от многократного ручного ввода информации на все стадиях осуществления транзакций. В базу данных постоянно обращаются получатели продукции при заказе товаров. При этом в электронном каталоге описывается, в каких упаковках товар может быть отгружен. Это необходимо, иначе могут быть разногласия между объемом заказов и тем объемом, который может поставить поставщик.

– Идеальное сообщение о заказе, – отметил Владимир Коростелев, – включает следующую информацию: GLN отправителя, GLN получателя, код товара, количество. Но чтобы это было сделано, необходимо чтобы все товары и участники имели идентификационные номера GTIN, а также был обеспечен доступ к данным о товаре (мастер-данным).

Чтобы внедрить эту систему, необходимы усилия не только членов бизнес-сообщества, но и большая работа государства, а именно нужно регламентировать способы описания товара на государственном уровне, чтобы атрибуты описания товаров имели нормативную базу на национальном уровне. Очень важны системы товарной классификации и наименования товарных группировок и категорий. После широкого внедрения EDI перед пользователями встанет проблема отсутствия нормативной классификации, без которой будет невозможно на национальном уровне управлять товарными запасами и осуществлять поиск продукции по фиксированным аттрибутам и категориям.

Кроме того, необходимо изменение законодательства для того, чтобы полностью вести документооборот в электронном виде. Существующие законы очень четко регламентируют обмен рядом первичных документов (накладная, счет-фактура) только посредством бумаг с личными подписями и печатями клиентов.

– Параллельное использование таких документов в виде EDI и бумаг приносит прибыль от технологии EDI, – считает Григорий Гулевский. – Но отмена бумажных оригиналов с полным переводом их на EDI принесет компаниям еще более существенную экономию, исключив печать, доставку и обработку огромного количества бумаг, существенно уменьшив количество ошибок (от 40 до 70%). Необходимо «узаконить» электронный обмен данными, сделать его легитимным для бизнеса и фискальных органов.

Разработать EDI или купить

Некоторые компании внедряют собственные системы электронного обмена данных. При современной глобализации мирового рынка это вряд ли оправдано. Преимущество использования международных стандартов заключается в том, что их использует большинство участников рынка. Безусловно, у каждой страны, у каждой отрасли есть своя специфика, которая должна учитываться при разработке EDI в том или ином конкретном случае. Но это специфика должна основываться на общих, единых для всех принципах.

– Другое преимущество внедрения уже существующей, разработанной системы обмена данных заключается в том, что она проверена временем, – считает Владимир Коростелев. – Для их выработки была проведена огромная научно-исследовательская работа. Они отработаны, они могут быть быстро внедрены, компания не должна повторять уже пройденный путь, разрабатывая самостоятельную систему.

Разработка EDI «с нуля» достаточно дорога. Хотя крупным корпорациям придется потратиться на разработку стандартов, методологии и документации для определенных отраслей российского рынка. Поэтому это целесообразно проводить в рамках ассоциаций или отраслевых объединений компаний-производителей. Малые и средние компании здесь оказываются в более выигрышном положении, они будут покупать уже готовые решения для осуществления связи по EDI с крупными поставщиками и ритейлерами.

Как отметил Григорий Гулевский, руководитель направления ECOD компании «КОРУС Консалтинг», предлагающей услуги внедрения и поддержки EDI, некоторые компании, узнав о технологии EDI, принимают решение самостоятельно разработать собственные системы EDI. С их точки зрения собственная разработка позволит «крепко привязать» ее к ERP или складской системе компании, будет в полной мере отвечать требованиям их бизнеса и стандартам компании. Однако существует ряд недостатков собственного решения: очень высокая стоимость создания, поддержки и администрирования и непрерывного развития подобной системы, необходимость сделать собственную платформу предельно универсальной и удобной для работы своих торговых партнеров.

При этом надо учитывать такой фактор, что многие компании, подумывающие о внедрении EDI, высказывают опасения по поводу надежности и безопасности информационного обмена через провайдера услуг. У них существует опасение, что данные, доверенные третьей стороне, могут стать доступными кому-либо еще. Такие компании, по мнению Григория Гулевского, будут в большей степени доверять проверенной компании, авторизированной для представления сервиса соответствующий организацией, в частности, комитетом ECR.

Как считает Наталья Федоренко, EDI-услуги могут потребовать некоторых вложений на начальном этапе внедрения на оптимизацию информационных систем. Кроме того, придется оплачивать EDI-услуги провайдеру, что однако обойдется не более нескольких сотен рублей в месяц. Но все эти вложения не сравнимы с тем, что можно выиграть, оптимизировав и повысив надежность процесса обработки документов, выраженный как в людских ресурсах, так и во времени.

Впрочем, необходимо учитывать также тот фактор, что внедрение EDI требует изменений в технологии работы компании и совершенствования документооборота, тем более, что система электронного обмена данными предполагает также наличие системы автоматизации компании. Руководство предприятия должно быть готово к этому.

– В скором времени EDI войдет в перечень тех услуг, которые влияют на цены, и будет определять конкурентоспособность компании, – считает Владимир Коростелев. – Для некоторых компаний EDI может стать залогом выживания на потребительском рынке, в частности, для дистрибьюторов. Многие сети постепенно переходят на прямую работу с поставщиками, и тот дистрибьютор, который будет использовать современные технологии, с ним компания-производитель будет заинтересована сохранять отношения.

Кроме того, EDI – это не только механизм облегчения покупки-продажи, но также инструмент сбора информации о товарообороте, причем абсолютно бесплатный. Это особенно актуально для небольших компаний. Внедрение EDI не только улучшает информационный обмен с крупными клиентами и, следовательно, повышает товарооборот, но и позволяет получать важную информацию о продажах, остатках и прогнозируемом спросе, что необходимо для правильной реализации бизнес-стратегии компании.

– Мы стоим в самом начале внедрения услуг EDI, – считает Владимир Коростелев. – Отсутствие опыта и знаний – преходящие моменты. Опыт двадцати пяти европейских стран показывает, что нам никуда не деться от широкомасштабного использования EDI в будущем. Правда, на данный момент даже при внедрении электронного обмена данными необходимо дублировать его на бумаге. Но в будущем бумажные кипы счетов-фактур и оригиналов заказов непременно исчезнут. И насколько быстро это произойдет, зависит от всех нас.