Формату электронного договора быть

Уведомление о начале разработки формата электронного договора опубликовано на Федеральном портале нормативных правовых актов. Планируется, что его будут использовать заказчики и исполнители на территории РФ. Также единый формат позволит компаниям представлять электронные договоры в ФНС без проблем, а точнее — без предварительной выгрузки из сервиса обмена.

Сейчас же контрагенты могут использовать любые форматы, в том числе PDF. И это считается законным — во всяком случае до того момента, пока в России не появится утверждённый формат. Создать его планируют уже к концу 2021 года.

Почему разрабатывают формат

«Отсутствие утвержденного формата договора в электронной форме приводит к необходимости дополнительных затрат хозяйствующих субъектов на согласование такого формата с каждым контрагентом, что приводит к увеличению затрат на доработку информационных систем в связи с необходимостью одновременного поддержания нескольких форматов», — поясняется в уведомлении.

Если компании хотят обмениваться электронными договорами друг с другом, то сейчас им предварительно приходится заключать специальное соглашение. Оно должно содержать информацию об условиях и порядке электронного документооборота: какие документы и в каком формате передаются через сервис, какой используется вид ЭП, какие компании выбраны в качестве оператора (-ов) ЭДО и т. д.

Алиса Муратова,

руководитель проектов развития бизнеса в Directum:

Если формат электронного договора утвердят, то такое соглашение уже не потребуется. Утвердят регламент обмена такими документами. Намного проще будет работать с операторами ЭДО, у которых часто возникают проблемы с настройкой роуминга из-за того, что клиенты используют разные форматы договоров.
При этом договор — это тот вид документа, который используется организациями повсеместно, но единого формата у него нет. С его появлением возникнет возможность отправлять документ напрямую в ФНС — по аналогии со счетами-фактурами.

По словам эксперта, самое главное — установленный формат договора ускорит перевод документов организаций в цифру. А это уже само по себе хорошо: электронный договор быстрее и удобнее подписывать, особенно если контрагенты находятся в другом регионе. Чтобы заключить или перезаключить его, не нужно тратить деньги и время на курьерские доставки. Сделать это можно за пару минут, не отходя от компьютера. Те же плюсы бизнес уже ощутил на себе, когда в России ввели обязательный формат УПД.

«На самом деле ФНС работает над реализацией Концепции развития электронного документооборота во всех направлениях деятельности хозяйствующих субъектов, и только электронным договором эта деятельность не ограничивается, — напоминает Эдуард Везденецкий, эксперт по цифровой трансформации бизнеса, IT-директор ASG-invest. — Курс взят верный. Но во внимание стоит принимать, что кроме целей повышения налогового администрирования и увеличения объёма налоговых сборов, страховых взносов, подразумевается, что идеи Концепции призваны принести пользу для бизнеса».

Главным преимуществом формализованного договора, по его мнению, станет упрощение работы с ФНС. К тому же, нововведение обезопасит предпринимателей от недобросовестных исполнителей, так как договоренности будут защищаться системой, регулируемой государством.

«Электронные юридически значимые договоры уже давно используются многими организациями в виде неформализованного обмена. Этот вариант надежен и безопасен, но пугает консервативно настроенных участников и плохо пригоден для автоматизации», — добавляет Михаил Калябин, консультант SAP по модулю SD ООО «Тието Рус».

Всё ли так гладко

Ожидается, что обмен утвержденным форматом оперативно поддержат ведущие провайдеры ЭДО (СберКорус, Диадок, СБИС, Такском), а формирование и обработка электронного договора будут реализованы вендорами и интеграторами ведущих ERP, ECM-систем и СЭД.

Несмотря на позитивные перспективы, разработка единого формата электронного договора пока вызывает много вопросов.

«Ещё не ясно, как будет регламентироваться обмен нетиповыми электронными договорами, — поясняет Алиса Муратова. — Также пока вопросы вызывают сроки разработки нового формата, заявленные ФНС. С одной стороны, декабрь уже совсем близко. С другой — возможно, к этому месяцу будет готов только проект формата электронного договора, после чего его будут дорабатывать и вводить. Причём, думаю, будут делать это постепенно — установят для организаций удобный переходный период. Но если сроки перехода на формализованные договоры окажутся сжатыми, бизнесу придётся несладко».

Опасения по поводу работы с нетиповыми договорами также разделяет Ксения Хизова, директор по развитию бизнеса компании СберКорус:

«Только в нашей системе электронного документооборота 44 типа договора. Очень трудно представить некий общий формат документа. Правда ФНС уже заявляла, что в случае с договором будет применён не совсем традиционный подход. Вместо унифицированного формата, мы, скорее всего, увидим стандартизированные блоки электронного документа, поддерживать которые обязаны будут операторы электронного документооборота».

Также представитель оператора ЭДО опасается, что бизнес пока может быть не готов к резким переменам. В компаниях есть разного рода отношения — с поставщиками, покупателями, обслуживающими организациями, часто договорные процессы с ними ведутся в разных системах. «Введение электронного договора может значительно нагрузить IT-службы компаний», — считает Ксения Хизова.

В свою очередь Эдуард Везденецкий утверждает, что риски могут быть связаны с применением электронных подписей и дополнительным хранением документов в цифре. «Обывателю сложно представить объём архива электронных документов. Скорее всего участники обмена должны будут самостоятельно обеспечивать электронное хранение договоров. Для крупных предприятий это не страшно, а вот для малого бизнеса и индивидуального предпринимательства может стать достаточно серьезной проблемой», — отмечает эксперт.

Вопросы к законодательству

По оценкам экспертов, бизнес ещё нуждается в подтверждении легальности обмена электронными договорами. Зачастую опасения компаний, что такие документы не будут приняты в суде или не станут рассматривать в налоговой, беспочвенны. Однако сам факт того, что у электронного договора ещё нет утвержденного формата, многих заставляет думать иначе.

Электронные договоры, как и другие документы в рамках обмена через операторов ЭДО, являются юридически значимыми. Неизменность и сохранность данных обеспечиваются механизмами электронной подписи и криптографической защиты. По тем же причинам обмен электронными договорами уже сейчас является безопасным.

Формат машиночитаемой доверенности. Что уже известно о новом документе? «Оценивая законодательные перспективы изменений, нужно сказать о машиночитаемой доверенности [её формат и регламент ещё не приняты в РФ — прим. ред.], — добавляет Ксения Хизова. — Ведь подписание документа, а особенно договора, неизменно и неотъемлемо сопряжено с проверкой полномочий подписанта».