Информационная прозрачность предприятия

Информационная прозрачность сегодня напрямую влияет на управленческую деятельность и деятельность всего предприятия в целом. Что же из себя представляет информационная прозрачность предприятия и как можно ей управлять?

В своем посте я не ставлю цель рассмотреть положительные моменты только СЭД. Главная моя задача – сделать акцент на необходимости структурировать информационный поток. Первоначально определим, что под термином информационная прозрачность здесь понимается достоверность и открытость данных о текущем состоянии дел на предприятии, необходимых для дальнейшего принятия управленческих решений и доступных для всех заинтересованных лиц.

Информацию необходимо раскрывать для работников и клиентов, кредиторов и инвесторов. При ознакомлении с данными о предприятии каждое заинтересованное лицо делает свой собственный вывод о состоятельности и тенденциях развития бизнеса. Поэтому уровень качества информации важен. Неполучение должной или получение заведомо ложной информации может отрицательно повлиять на факторы, характеризующие деятельность всего предприятия. Но это совершенно не означает, что в открытом доступе надо раскрывать информацию всем и обо всем. Конечно, надо помнить о безопасности и конфиденциальности. Также надо иметь в виду, что каждой группе интересен свой объем данных. Для работников необходимой и достаточной информацией будут являться сведения об условиях работы (например, рабочее место, график работы, соц. пакет), возможности карьерного роста, стабильность, в том числе отсутствие угрозы увольнения и снижения заработной платы. Для кредиторов и инвесторов такой информацией будут финансовое состояние предприятия, уровень его кредитоспособности, перспективы роста. То есть те факторы, которые непосредственно описывают риск вложения денежных средств. Клиенты же хотят получать достоверную информацию о товаре: качество, гарантии, цена, скидки, доставка, сервисное обслуживание.

Сбор информации – трудоемкий, но главный процесс в функционировании бизнеса. Наличие достоверной, полной информации о предприятии создает его имидж, влияет на построение всей дальнейшей его деятельности. И дело не в объеме данных, а в правильности и актуальности представленной информации. Современное решение проблемы систематизации информационного потока выражается в переходе на ЕСМ-систему.

До сих пор на многих российских предприятиях процесс сбора информации затруднен и вызывает отрицательные эмоции как у простых рабочих, так и у квалифицированных специалистов. Выстраивая процесс управления на уже устоявшихся принципах и методах, управляющие трудно и с особой осторожностью используют в своей системе новые тенденции и инновации в области ИТ-технологий.

Развитие экономики определяет основные условия конкурентоспособности предприятий. И ярким преимущественным фактом становится использование ЕСМ-системы. Внедрение ЕСМ-системы предоставит возможность отобразить данные, работа с которыми упростит задачу отбора ключевых факторов для каждого заинтересованного лица. Использование ECM совместно с другими системами масштаба предприятия (в частности ERP) позволит сделать информацию открытой и создать единое информационное пространство. Это будет способствовать выявлению проблемных областей, сделает бизнес прозрачным, а значит, более конкурентоспособным и инвестиционно привлекательным.

Информационное обеспечение процесса управления представляет собой единую информационную базу. Она включает в себя данные, влияющие на развитие деятельности предприятия, которые можно разделить на внешние и внутренние. Так, информационный поток предприятия характеризуется внутренним содержанием, внешней открытостью и выражается в качестве. Этот поток настолько важен в деятельности предприятия, что от того, насколько тщательно происходит работа с ним, зависит дальнейшее развитие бизнеса.

Зависимость развития предприятия от уровня качества информации можно отобразить в виде матрицы, приведенной на рисунке 1.

Рисунок 1. Матрица качества информации

Данная матрица показывает связь между имеющейся внутренней и открытой внешней информацией. Она подчеркивает необходимость иметь достаточно сформированную внутреннюю информацию до того, как выходить на рынок, лишь в этом случае будет доверие к предприятию со стороны всех заинтересованных сторон. Предприятие со скудной внутренней информацией, которая преподносится как полная, ведет к опасности в будущем и является так называемой бомбой замедленного действия. В конечном счете, неадекватное отношение к информации будет выявлено рынком, и доверие к предприятию пропадет. Но, с другой стороны, при большом объеме внутренней информации необходимо более четко проводить отбор данных, так как их чрезмерное количество наводит на вопрос: а способно ли предприятие контролировать свою деятельность? Поэтому к проблеме о качестве информации надо подходить очень осторожно и особенно тщательно.

Иметь структурированную информацию, уметь ей пользоваться, реагировать на ее обновление, изменение – всё это позволит добиться высокого уровня качества информации. Тем самым выйти на квадрант матрицы «полное доверие» (см. рисунок 1).

Уровень качества информации создает степень доверия и желание в дальнейшем взаимодействовать с предприятием, оказывает стратегическое влияние на развитие бизнеса. Структурированность информационного потока обеспечивается ECM-, ERP-системами и приобретает особое значение при принятии управленческих решений. Использование этих систем позволит не только раскрыть информацию, но и обеспечить ее безопасность и конфиденциальность.

Таким образом, развитая система раскрытия информации, которая удовлетворяет принципам информационной прозрачности: точность, достоверность, оперативность и открытость данных – является существенным фактором повышения конкурентоспособности, инвестиционной привлекательности, роста капитализации и общего доверия всех заинтересованных лиц к предприятию.