Инструкция для руководителя по выбору СЭД в цитатах и ответах

Автоматизация vs оптимизация
"Двигайтесь поступательно. Советуем начать с автоматизации. Почему? В процессе автоматизации порядок работы будет меняться. Сотрудники начнут работать в информационной системе, оценят удобство новых инструментов и будут готовы к изменению порядка работы." (С)

Очень сомнительная и рискованная рекомендация. Обязательно процессы автоматизации, оптимизации и регламентации(!) необходимо запускать параллельно. Вот почему:

1.      Это распространенная ошибка ожидать, что чистое внедрение СЭД без оптимизации и адаптации процессов приведет к порядку. Автоматизация "хаоса" приведет только к негативному результату и возможному отказу от СЭД.

2.      В средних и крупных организациях сотрудники выполняют свои функции согласно ролей и обязанностей, которые закреплены в их должностных инструкциях. За они получают зарплату. Автоматизация часто вносит коррективы, соответственно изменение списка обязанностей (как в большую, так и меньшую сторону) без необходимых изменений в регламентирующих документах может привести к отрицательной мотивации и поводом саботировать работу в СЭД.

На оптимизацию следует обратить внимание на следующих этапах:

1.      На этапе анализа и проектирования автоматизируемых бизнес процессов. Для этого желательно привлечь опытных сторонних консалтеров, которые могут увидеть процесс со стороны «не замыленным» взглядом.

2.      На этапе опытно-промышленной эксплуатации. Первая апробация процессов в работе уже покажет узкие места, на которые стоит обратить внимание.  

3.      Через полгода/год после запуска СЭД. Есть возможность получить статистику, которую можно использовать для анализа и возможной оптимизации.  

Я бы скорректировал некоторые моменты в чек-листе, например:

1. «Надоело подписывать кучу бумаг на столе.». Мне кажется, что тут в решения на первое место нужно поставить просто автоматизацию процессов. При этом, если эти слова говорит первый руководитель организации, то это повлечет автоматизацию процессов целиком (от инициатора и до высшего руководства). Это в свою очередь должно положительно сказаться на внедрении, т.к. участе в процессах первого руководителя будет примером для всех работников организации и должно уменьшить количество противников автоматизации.
2. «Половину рабочего времени мы проводим на совещаниях. Секретарь фиксирует принятые решения, а на следующем совещании мы обсуждаем, что было сделано. Оказывается, что не все участники приступили к работам, кто-то не видел письмо с протоколом в электронной почте, исполнение работ затягивается.». Тут тоже нужно начать с автоматизации процесса в целом, и еще нужно обозначить, что в СЭД должна быть возможность контроля исполнения выданных поручений.

1. Несколько провокационно противопоставлять автоматизацию и оптимизацию.
2. В контексте статьи я нашел, что первое есть средство для реализации второго. Оптимизация – цель; автоматизация - средство. Оптимизация – идея, дух; автоматизация – материя, тело. Несмешиваемо и нераздельно.
3. Так, преследуя цель оптимизации, мы можем пользоваться различными средствами: внедрение СЭД, сосредоточение на определенной рыночной нише, передача части процессов на аутсорсинг.
4. Обратно, автоматизация может служить различным целям: оптимизация, информационная безопасность, отмывание денег на освоении.
5. Вопрос первичности спорен и многогранен. Примеры есть и от первого (у нас есть машина – выбираем куда поехать), контрпримеры есть и от второго (хотим в кино – выбираем средство доставки нас туда).
6. Для предприятия благоприятно, когда руководство, осознавая цель, подбирает соответствующие инструменты. С другой стороны, инсайт: из любопытства опробованный инструмент способен открыть новые направления развития, цели.
7. В рамках такого понимания, мы наглядно можем спрогнозировать, какую организационную боль каким средством автоматизации мы покрываем (например, потеря документов), а какая боль лежит в другой плоскости и требует другого лекарства (например, НЕготовность персонала к изменениям).
8. Предложение не к автору статьи, но в космос. Было бы здорово иметь на сайте голосовалку, чтобы ранжировать списки по приоритету/важности/выгодности.

 Тимур, благодарю за комментарий! 

Несомненно, внедрение системы повлечет за собой изменение процессов. 

"Часть процессов в ходе внедрения уже будут оптимизированы, чтобы хорошо вписаться в продуманные и опробованные на многих проектах типовые схемы процессов, заложенные в СЭД." 

Речь идет о сложности кардинального изменения порядка работы вместе с одновременным изменением "средства труда". Если сотрудник отдела продаж перед направлением в юридический отдел  всегда предварительно согласовывает договор со своим руководителем, то психологически ему будет легче открыть систему и увидеть, что его договор по автоматически настроенному регламенту направляется тому же руководителю. Когда пользователи привыкнут к системе и накопится статистика, возможно, станет понятно, что  руководитель не смотрит часть договоров и их можно направлять напрямую в юридический отдел. 

Разумеется, часть недостатков существующих процессов можно учесть при старте внедрения системы. Но это не исключает возможности того, что во время работы системы, опытно-промышленной или промышленной эксплуатации вскроются более глубокие проблемы, о которых сотрудники, участвующие в проектировании системы, могут не знать в силу территориальной удаленности, например.

Вы отмечаете важность регламентации. На мой взгляд, регламентация может проводиться так же параллельно с автоматизацией процессов, поскольку, как уже отмечалось выше, в процессе автоматизации процессы претерпевают изменения. 
Обобщая вышесказанное: в статье не призывается жестко разделять автоматизацию и оптимизацию, поскольку они неразрывно связаны. Здесь приводится совет для тех руководителей, которые не могут решиться сделать первый шаг и выбрать, на чем сосредоточить свое внимание.

Александр, спасибо за проявленный интерес.

Несколько провокационно противопоставлять автоматизацию и оптимизацию.

В данном случае противопоставление не идеологическое, здесь не ставится цель сопоставить понятия и углубиться в терминологию в контексте  цифрового дискурса. Статья предназначена для руководителей и призвана иллюстрировать наиболее распространенные рабочие кейсы простым и понятным языком. Информационное поле перенасыщенно специфическими терминами и понятиями, характеризующими цифровую трансформацию, а руководитель организации не всегда может найти время на детальное погружение в такие вопросы.  Это противопоставление здесь иллюстрирует выбор руководителя, его сомнения и помогает ответить на вопросы,на что обратить внимание, с чего начать, если решили идти по дороге изменений.

На мой взгляд и оптимизация и автоматизация могут вполне существовать самостоятельно, они не обязательно должны быть связаны. Но если говорить о внедрении системы электронного документооборота, то с точки зрения бизнеса автоматизация будет являться средством для повышения эффективности в том или ином виде: ускорение бизнес-процессов, уменьшение потерь документов, снижение издержек, получение конкурентных преимуществ, все направлено на выживание и функционирование предприятия в долгосрочной перспективе. В таком контексте вопрос первичности не возникает, поскольку никто не автоматизирует ради автоматизации.