Интеграция BPM-системы и управления корпоративным контентом ECM/СЭД при встраивании ЭДО в сквозные БП компании как один из выходов за рамки «канцелярии»

Для полноценного управления предприятием необходимо обеспечить интегрированное взаимодействие всех элементов организационно-управленческой системы. Реализация взаимодействия зависит от внедренной системы управления бизнесом и перечня параметров управления, учитываемых при выполнении бизнес-процессов (БП) в компании.

Концепция процессного управления организацией (BPM), рассматривает БП, как особые ресурсы предприятия. С точки зрения содержательной цели современного бизнеса – использование BPM-системы позволяет обеспечить контроль исполнения заданий в рамках существующих маршрутов получения материальных и не материальных результатов работы сотрудников компании.

При работе с материальными и не материальными результатами работы, компании необходимо организовать учет корпоративного контента (ECM/СЭД). С точки зрения BPM-системы, ECM/СЭД является вторичной и необходима для учета входящего/исходящего документооборота. Возможности ECM/СЭД систем в управлении бизнес-процессами, как правило, сильно ограничены, поскольку в их основе лежит документ и его перемещение по процессу, например автоматизация управления файлами архива. BPM-система и ECM/СЭД могут функционировать независимо друг от друга, что приводит к появлению «канцелярского» документооборота и бесконтрольному движению документов внутри компании (например, параллельно существует электронный и дублирующие его бумажный документооборот).

Для контроля качества и сроков, определения ответственных лиц и управления работами понадобится соответствующий функционал BPM системы интегрированный с ECM/СЭД. Взаимосвязь между этими системами обеспечивается за счет взаимоувязанного набора линейных (конвейерных) и сквозных схем-маршрутов, описывающих БП компании.

Линейные маршруты реализуются средствами BPM в рамках СЭД и затрагивают ограниченный круг участников БП. Структурные схемы линейных БП представляют собой последовательность фиксированных наборов операций, что является характерным для технологических процессов, где реализован собственный механизм исполнения для каждой из операций, а переходы между ними выполняются строго после завершения каждой из предыдущей операций.

В отличие от линейных, для сквозных БП необходимо принимать решение по распределению ресурсов, управлению процессом и оценки его эффективности. Использование BPM-системы для реализации сквозных БП позволяет создавать реально работающие механизмы выделения ресурсов владельцу процесса и система управления процессом в целом.

Для встраивания СЭД в сквозные БП компании необходимо:

1. Определить выходы, поставляющие внешнему (внутреннему) потребителю окончательны или промежуточные результаты работы:
   1. Можно документально подтвердить, что существует активное взаимодействие подразделения, выполняющего сквозной процесс, с другими подразделениями;
   2. Для получения выхода сквозному процессу необходимы ресурсы (могут быть количественно выражены в единицах материальных и не материальных затрат), которые полностью не могут быть произведены внутри самого процесса и должны поставляться из других процессов на промежуточных стадиях выполнения сквозного процесса;
2. Руководитель подразделения не может обеспечить требуемые показатели выхода (результативность, качество) и удовлетворенность клиента:
   1. существенная (большая) часть поставляемого потребителю продукта/услуги формируется в других процессах на предыдущих стадиях.

В этом случае, основой сквозного БП является бизнес–процесс, в котором могут участвовать документы или пакеты документов, полученные и обработанные при помощи других участников БП. Интеграция BPM-системы и управления корпоративным контентом ECM/СЭД при встраивании ЭДО в сквозные БП компании предназначена для создания взаимосвязей между контентом и бизнес-процессами организации, что позволяет компании (независимо от ее отраслевой принадлежности) выйти за рамки «канцелярии» и создать условия для лучшей оценки собственных возможностей и повышения эффективности отдельных процессов.

Выделение сквозных БП в отдельный класс для проведения процедуры интеграции BPM-системы с СЭД позволяет:

1. сформировать среду управления для владельцев сквозных БП;
2. сотрудники, участвующие в реализации сквозных БП начинают «видеть процессы целиком» и понимают свою роль в удовлетворении потребностей клиентов;
3. улучшить взаимодействие вовлеченных в сквозные процессы подразделений (сотрудников);
4. как следствие «работы» со сквозными процессами повышается результативность, эффективность и качество.