Избавимся от бумаги?

Сергей Михайлов

Как и множество других средств автоматизации, системы электронного документооборота (СЭД) призваны повышать эффективность бизнеса. Действительно, значительная экономия на вводе и обработке (благодаря универсальному структурированию) документов, а также на расходных материалах способна серьезно увеличивать конкурентоспособность предприятий практически любого профиля и размера. Однако так ли просто избавиться от бумажных документов? И нужно ли это избавление?

Начнем с того, что следует понимать под термином «системы электронного документооборота». Компания IDC дает следующее определение: «Системы электронного управления документами (EDM — ElectronicDocumentManagement) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Системы электронного управления документами, как правило, поддерживают работу с текстовыми документами, изображениями, электронными таблицами, аудио-, видеоданными и документами Web. Общими возможностями систем электронного управления документами являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность».

Безбумажные технологии: реальность или несбыточная мечта?

Хотя считается, что с технической точки зрения переход на безбумажный документооборот возможен — к этому есть все предпосылки — и более того, это необходимо для успешной работы любой организации, на практике ситуация не выглядит в столь радужном свете. Тому есть несколько серьезных причин.

Мало того, что в бизнес-практике существует огромное количество общепринятых бумажных документов (например, разного рода финансовые и отчетные документы, регламентированные законодательством или внутриведомственными стандартами), отказаться от использования которых невозможно. Даже если откинуть этот факт, все равно есть преграды, без устранения которых полностью избавиться от бумажных документов в ближайшее время не удастся. Объясняется это, в первую очередь, тем, что каждое предприятие не существует в «безвоздушном пространстве», а вынуждено общаться как с себе подобными, так и с массой других структур, так или иначе затрагивающих его бизнес. Соответственно, документооборот не ограничивается рамками одного предприятия, он вторгается в него извне и «выплескивается» наружу. И стать полностью безбумажным сможет только тогда, когда все организации и ведомства дружно и единовременно внедрят систему автоматизации делопроизводства и управления документооборотом. Причем желательно одну и ту же, поскольку сейчас далеко не все из существующих систем поддерживают стандарты на оформление и форматы представления документов (такие, как EDIFACT, XML, X.12) и придерживаются одних и тех же принципов профилирования (регистрации) документов.

Следующее препятствие — психологические барьеры, неподготовленность пользователей, сложившаяся корпоративная культура. Привычка к бюрократическому ведению дел явно негативно влияет на распространение СЭД на российских предприятиях.

Отдельный вопрос — защита информации. Электронный документооборот изначально подразумевает «прозрачность» всех бизнес-процессов предприятий, как в сфере бизнеса, так и в сфере общения с государственными органами. Пока же по известным всем причинам такая постановка вопроса для российского бизнеса весьма проблематична.

Так что же — переход на безбумажные технологии и впрямь совершенно нереален? На сегодняшний день, скорее, да. Видимо, когда придет время, реальный переход произойдет просто и незаметно — у поколения, для которого текст на экране компьютера с детства столь же привычен, как и строчки на бумаге, процесс перехода на электронный документооборот будет столь же естественен.

Тем более, что сегодня полный отказ от бумажных документов и не требуется. Задача систем электронного документооборота не в их устранении, а в создании механизма более быстрого и эффективного обмена информацией как между сотрудниками отдельного предприятия, так и между организациями, в сокращении времени поиска информации, повышении надежности хранения документов и т. д.

Классификация СЭД

Систем, объектом применения функций которых являются документы, много, и точно отнести конкретную систему к конкретному классу бывает очень непросто — есть существенные отличия в их возможностях, архитектуре построения, потребительских качествах. Соответственно, возможностей проклассифицировать СЭД предоставляется тоже немало. При этом довольно сложно определить критерии для подобной классификации. В качестве одного из вариантов допустимой классификации можно привести следующую.

По применяемой базовой технологии:

●     реализованные на реляционной модели данных;

●     реализованные на документоориентированной технологии, то есть «умеющие обращаться» со слабоструктурированной информацией;

●     интегрированные платформы или системы, требующие дополнительных компонентов;

●     ориентированные на групповую работу с документами или реализующие эту функцию путем дополнительных «дописываемых» модулей и т. п.

По типу управления документами:

●     регистрационно-учетные;

●     предназначенные для организации эффективного хранения и управления электронными документами;

●     системы класса workflow.

По предметной области:

●     регистрационно-учетные системы электронного делопроизводства и документооборота;

●     системы специализированного документооборота — банковского, технологического, вексельного и т. п., документоориентированные системы поддержки деловых процессов (управление персоналом, управление планированием, управление договорами, проектами, продажами и т. п.).

А вообще, говоря о классификации систем электронного документооборота, имеет смысл задаться вопросом: «Каким задачам удовлетворяет ваша СЭД?» Ответ на данный вопрос во многом и будет самым объективным классификатором.

СЭД в информационной системе

Каковы роль и место систем электронного документооборота в информационных системах предприятий, и что можно сказать об их интеграции с ERP-системами и другими бизнес-приложениями? Насколько легко эта интеграция осуществляется? Все эти вопросы чрезвычайно важны, и ответы на них позволяют понять, насколько необходимы СЭД современному предприятию.

Как правило, информационные системы предприятий основываются на системах электронного документооборота. Характерным примером являются ERP-системы, которые тесно интегрированы с наиболее развитыми системами документооборота и зачастую сами реализуют часть их функций. Таким образом, можно говорить о том, что средства управления документооборотом являются, наряду с ERP и другими приложениями, одной из «полноценных» подсистем комплексной информационной системы предприятия. Можно пойти еще дальше и выделить системам управления документами «особую роль» — некоего транспортно-технологического слоя, который может стать интегрирующей основой для организации взаимодействия всех прочих систем, функционирующих на предприятии. Конечно, понятие электронного документа при таком подходе надо рассматривать более широко. Можно говорить и о том, что полноценная система электронного документооборота является, по сути, и системой класса ERP, и системой поддержки принятия решений, и системой управления знаниями, и системой класса workflow. Вопрос в том, что мы называем полноценной системой электронного документооборота, какие ограничения вводим в это определение и какие объективные причины заставляют нас ограничивать ее функциональные возможности. Поэтому вопрос интеграции с другими приложениями переходит из плоскости технических решений в плоскость политических и идеологических предпочтений, и решение зависит от предыстории, от интересов и понятий, присутствующих объективно в окружении проекта.

Кому это надо?

Заказчиков систем электронного документооборота можно разделить на две большие группы:

●     государственные учреждения и ведомства;

●     коммерческие организации.

При этом восприятие СЭД у них различно. В первом случае — это подход со стороны именно учетных функций, регистрации, контроля и т. п. Во втором — подход как к инструменту, усиливающему конкурентное преимущество, явно ориентированный на автоматизацию бизнес-процессов, на их формализацию, оптимизацию, упорядочение операций, создание жестких регламентов. Хотя стремление к автоматизации появилось и у госструктур, но понимание необходимости автоматизации бизнес-процессов — в большей степени прерогатива коммерческих предприятий. Бизнес-процессы реально имеют место везде, даже в «самых» государственных учреждениях, но их работникам далеко не всегда хочется эти процедуры оптимизировать, не говоря уж об их реинжиниринге. Большинство госструктур построены не по принципу максимального удовлетворения клиента, а по тому, каким функциональным образом поделены обязанности между департаментами и конкретными лицами. А ориентация на бизнес-процесс меняет функциональную структуру предприятия.

Рентабельность внедрения

Как и большинство АСУ, системы электронного документооборота трудно поддаются оценке рентабельности перехода на них и сроков возврата инвестиций. Причины этого — не всегда явный финансовый эффект, возникновение косвенных преимуществ перехода, не поддающихся оценке (повышение внутренней дисциплины, улучшение системы анализа и управления знаниями). Все же существует несколько специально разработанных методов оценки рентабельности такого перехода. Их использование связано со многими факторами, основные из которых — сфера деятельности предприятия и численность управленческого персонала. Впрочем, эти же факторы учитываются и при непосредственной оценке рентабельности. Затратная часть такого перехода не только состоит из стоимости программного обеспечения и разработки дополнительных модулей, но и включает цену реинжиниринга и обучения персонала. Необходимо учитывать и фактор «первого прикосновения», когда сразу после внедрения возможно временное уменьшение прибылей организации, связанное с необходимостью персонала привыкнуть к новым инструментам и методам работы.

Как известно, рентабельность отражает соотношение достижений и затрат, понесенных на пути к этим достижениям. Поэтому сначала надо понять, для чего предприятию необходимо перейти на использование электронного документооборота, то есть какие цели должны быть достигнуты, а тогда можно найти ответы и на все остальные вопросы. Например, если от автоматизации работы с документами зависит качество и скорость обслуживания клиентов, стоит задуматься над вопросом о внедрении системы управления документами класса workflow. Если же предприятие захлестывает нарастающий поток документов и критически важными становятся их первичная обработка, гарантированное хранение, логическое связывание, гибкие и производительные средства поиска и выборки документов или информации, в них содержащейся, то более рентабельно перейти к внедрению системы с ярко выраженной принадлежностью к классу электронных архивов. Все остальные вопросы решаются точно так же, как и при переходе к информационной системе для автоматизации любого другого рода деятельности.

Можно выделить ряд условий, при наступлении которых имеет смысл рассматривать возможность внедрения электронного документооборота:

●     средний объем бумажных документов в день, который должен обработать сотрудник, превышает определенный предел (около 40–60 документов);

●     затраты на хранение архива бумажных документов превышают некоторый психологический предел (индивидуальный для каждого предприятия и зависящий от рода его деятельности и масштабов);

●     время на передачу документов между пользователями становится критичным для ключевых бизнес-процессов компании.

А ответ на вопрос, каким образом и за какие деньги внедрять систему документооборота на предприятии, в значительной степени зависит от предприятия и от того, в какой области лежат ключевые проблемы: workflow или documentflow.

Однако все же развитие и становление информационного общества невозможно без использования различных систем обработки информации, в том числе систем электронного документооборота.

СЭД и корпоративные знания

Внедрение систем электронного документооборота тесно связано с созданием и внедрением систем управления корпоративными знаниями. Можно сказать, что системы управления знаниями возникли из систем электронного документооборота. Документы — это основные «кирпичики» для формирования корпоративной системы управления знаниями, ведь при правильной организации в них описаны почти все факты из жизни компании. И естественно, что для эффективного накопления знаний, а главное, для управления ими необходимо использовать современные информационные технологии.

Системы управления корпоративными знаниями — это то, к чему в настоящее время стремится большинство серьезных производителей систем электронного документооборота. За ними будущее. С каждым годом в рыночной стоимости предприятий доля так называемых «неосязаемых активов» (это, в первую очередь, знания и опыт отдельных людей в организации, ее подразделениях и т. д.) все более увеличивается. Эта тенденция развития мировой экономики входит в число отличительных черт постиндустриального общества, когда информация и знания становятся одним из наиболее важных рыночных факторов.

А вообще бизнес — это общение. И зачастую умение общаться с людьми определяет успех в бизнесе. Информация, полученная или переданная в результате общения, — один из самых ценных видов собственности предприятия. Информация формирует знания, знания формируют опыт, от опыта напрямую зависит качество предлагаемых услуг. Для того чтобы с пользой для дела применять информацию и корпоративные знания в этой цепочке, необходимо их структурировать. И для этой роли системы электронного документооборота подходят идеально.

При соблюдении этих требований документы, имеющие в печатном виде удобный и специфический для каждого пользователя вид, могут прозрачно передаваться между различными пользователями, используя на входе и выходе соответственно конвертор и деконвертор в стандартный формат и из него.

Удовлетворяющие приведенным выше требованиям стандарты для передачи коммерческих документов были разработаны как в Европе (приняты Европейской экономической комиссией ООН (UNECE) под названием UNTDID (UnitedNationsTradeDataInterchangeStandards) — Стандарты ООН по обмену данными в области коммерции), так и в Америке (ANSIX.12).

Представителями экспертов по EDI Европы и Америки был создан общий проект стандарта, принятый Европейским экономическим сообществом (EEC), — EDIFACT. Стандарт EDIFACT был принят Международной организацией по стандартизации как ISO 9735.

Документ XML, в отличие от сообщения EDIFACT, позволяет более наглядно представить объектную модель данных.

Использование языка описания XML-запросов — XQL — позволяет адекватно формализовать любой из существующих бизнес-запросов (оформленных в виде стандартных документов) для информационных систем.

Использование технологий XML/EDI реализует следующие цели:

●     сделать EDI универсальным, используя свободно распространяемый код и синтаксис SQL (XQL);

●     осуществить разработку «последующих» EDI-сообщений таким образом, чтобы они были полностью совместимы с существующими стандартами X.12 и UN/EDIFACT;

●     обеспечить, по возможности, единую трансляцию сообщений X.12 и UN/EDIFACT.