Изменения в регламенте документооборота после внедрения СЭД

«Все можно сделать лучше, чем делалось до сих пор»
Генри Форд

Часто мне приходится слышать от Заказчиков, что внедрив систему электронного документооборота и перейдя на безбумажную технологию, им придется переписывать регламенты и положения о документообороте организации. Еще чаще об этом говорим им мы – эксперты в области информационных систем управления документами. В этот момент у Заказчика появляется какая-то неземная грусть и одновременно страх в глазах. В данной статье попытаюсь отмести эти страхи и отразить основные положения регламентирующих документов, требующие изменений.

Сразу же хочу  сказать, что не следует регламент превращать в инструкцию пользователей по работе в СЭД. В документе необходимо отразить правила и порядок обработки документов, а также обязанности должностных лиц.

Термины, определения и сокращения

В этом разделе все достаточно просто и понятно. Единственная рекомендация – по возможности использовать сокращения и термины, принятые в самой СЭД.

Регистрация поступающей корреспонденции

В регламенте должны быть отражены все возможные каналы поступления корреспонденции. Применительно к данной статье особенно интересны документы, поступающие в электронной форме по электронной почте, через ведомственные системы МЭДО и СМЭВ, а также с использованием различных портальных решений и др.

Защита электронной почты от спама не всегда справляется на 100%. Необходимо в регламенте определить подлежащие обязательной регистрации документы (письма, сообщения) полученные по данному каналу. Иначе все «лучшие» предложения рынка по покупке недвижимости и повышению мужской потенции будут у вас в СЭД. По остальным каналам будем считать, что проверка выполняется самой системой-источником информации.

Все системы электронного документооборота, искренне верю в это, обеспечивают функции установления между документами логических связей. В регламенте рекомендуется отразить необходимость применения данной возможности уже на этапе регистрации документов.

Электронная цифровая подпись

Часть документов может быть подписана электронной подписью (ЭП), часть документов обязана быть заверена ЭП. Возникает несколько моментов, требующих у регистраторов четкого понимания их последующих действий:

• На документе отсутствует обязательная ЭП;
• Электронная подпись не является валидной;

Сканирование документов

Бумажные документы, поступающие в организацию, подлежат сканированию (создание электронных образов документов) и помещению их в СЭД, опять же есть исключения, которые необходимо привести в регламенте. Также сканированию подлежат подписанные документы самой компании. В организации может применяться поточное сканирование документов с использованием штрих-кодовых меток в качестве разделителей документов. Или же документы могут сканироваться в ручном режиме непосредственно при регистрации. В любом случае в одном конверте могут находиться несколько документов, причем как абсолютно не связанные друг с другом, так и являющиеся приложениями друг друга. Необходимо определить, когда все документы сканируются одним файлом, а в каком случае так делать нецелесообразно. Также следует описать правила именования файлов, если эта задача не автоматизирована самой системой.

Подготовка проектов документов

Традиционно проекты документов подготавливались и визировались в бумажном виде. Конечно, для подготовки проекта документа применялись текстовые редакторы. Но, в каком формате и при помощи какого программного обеспечения это делалось, мало кого интересовало. Кроме самого исполнителя данный файл никто не использовал.

При переходе на безбумажную технологию все кардинально меняется. Все участники процессов должны общаться на «одном языке», другими словами использовать общие форматы и совместимое программное обеспечение. Таким образом в регламенте необходимо установить единые форматы файлов проектов документов и сослаться на стандарты предприятия в части необходимости использования того или иного программного обеспечения. Установить обязательность применения утвержденных шаблонов документов. Я, например, получив документ в формате MS Word, включаю схему документа и панель стилей – сразу видно, насколько строчка «отличные навыки работы с офисными приложениями» в резюме исполнителя по праву занимает свое место.

Передача документов,  сроки обработки

Реестр передачи документов – неотъемлемая вещь при бумажном документообороте. Факт получения документа отражается в журнале и фиксируется личной подписью сотрудника. С этого момента, как правило, идет отсчет нормативных сроков обработки документа \ поручения и все про это знают.

При полноценном внедрении системы электронного документооборота необходимость в данном журнале практически отпадает, документы (поручения) гарантированно доставляются адресатам вместе с прикрепленными электронными образами и/или электронными аналогами документов. С момента предоставления адресату доступа к документу (как правила путем направления ссылки) начинается отсчет сроков исполнения. Данный порядок необходимо отразить в регламенте. Журнал передачи документов остается актуальным для документов, не подлежащих регистрации в СЭД.

Наложение резолюций и электронное согласование документов

В данных разделах необходимо признать легитимность электронных виз. Определить необходимый тип электронный подписи: простая ЭП, усиленная ЭП (квалифицированная и неквалифицированная). Рекомендуется в приложении привести шаблоны листов визирования.

Контроль исполнения

Здесь необходимо установить обязательность мониторинга исполнения документов и поручений в СЭД, снятия документов с контроля, подготовки справок предупредительного контроля и отчетов по исполнительской дисциплине. Возложить на должностных лиц обязанности по ведению в системе номенклатуры дел.

Ответственность за несоблюдение требований регламента

Если данного раздела еще не было в вашем регламенте, самое время обозначить штрафные санкции за нарушение порядка работы с документами. Иначе, исходя из отечественных реалий, боюсь, что данный документ так и останется простой формальностью.