Как формируется бизнес-аналитика в СЭД для принятия решения?

Бизнес-аналитика в СЭД — это инструмент, требующий тотального однозначного определения содержимого системы электронного документооборота. По каждому документу должны быть известны все связи с другими документами, а также характер этих связей. Кроме того, для каждого документа должен быть известен его вид (является ли документ договором, актом или, например, служебной запиской), содержимое структурированной части, связи с информацией о контрагентах. Но и этих данных недостаточно: для полноценного бизнес-анализа необходима история обращений и изменений по каждому документу, а также история и характер его использования в элементах workflow (другими словами, как часто в контексте документа выполнялась та или иная работа).

Инструментарий формирования бизнес-аналитики в СЭД в большинстве случаев традиционный: это возможность смены представления данных посредством фильтрации и группировки списков, а также поиска в них, с целью выявить закономерности и исключения; возможность иерархического представления связей и логическое и визуальное выделение данных с критическими отклонениями от нормы. Возможность поиска, в том числе семантического (то есть когда поисковый механизм, располагая результатами поиска по запросу, может понять, какие из них в действительности не являются релевантными), также является инструментом для построения бизнес-аналитики на основе данных, которые хранятся в архиве электронных документов.

Процесс формирования бизнес-аналитики, как правило, довольно сложно устроен внутри, поскольку учитывает множество различных аспектов и параметров. И, в большинстве случаев, подход к запросу формирования подразумевает добавление в СЭД определённых сценариев. По этим сценариям формируется бизнес-аналитика, с целью облегчения функционала системы и концентрации на основной его части, а также с целью ускорить процесс формирования за счёт использования оптимизированных сценариев, количество которых фиксировано, хотя и может меняться в течение “жизни” СЭД.

Одним из стандартных и, пожалуй, самых эффективных инструментов бизнес-аналитики является отчёт — представление данных, консолидированных в форме небольшого представления, целью которого является предоставление информации достаточно крупного масштаба для получения ответа на конкретный вопрос. Таким вопросом может быть, к примеру, “на каких этапах дольше всего задерживается процесс согласования актов?” или “обязательства по договорам с какими контрагентами на текущий момент являются неисполненными?”. В общем случае заложенная в отчёт логика собирает необходимые данные, связывает их и представляет пользователю в виде готового документа, очищенного от лишней информации.

Отчёты для удобства пользователя могут выводиться на общую панель мониторинга показателей. Это удобно в случаях, когда контекст решения изначально неизвестен, то есть, нет конкретной задачи. Однако значительно чаще происходит наоборот: контекст задан (масштаб и уровень его могут варьироваться), и нужно постепенно расширять его, чтобы принять какое-то решение на основании полученной на вход информации. Вырожденный случай такого расширения — это необходимость просматривать вообще все документы, которые хранятся в СЭД, поэтому целесообразным и имеющим смысл решением в данном случае является представление необходимых данных в нужном объёме и нужном разрезе. То есть, фактически, в виде отчёта.

Несмотря на то, что инструменты бизнес-аналитики в СЭД существуют, нужно понимать, что выполнение этой функции не является прерогативой системы электронного документооборота. Для таких целей существуют системы бизнес-аналитики (business intelligence), поддерживающие отличные от СЭД сценарии работы. Впрочем, хранилище данных для систем обоих классов, как правило, общее, и это объясняет как появление в СЭД инструментов бизнес-аналитики, так и развитие непосредственно BI-систем.