Как организовать подписание договоров в электронном виде в условиях COVID-19

Социальная дистанция как мера защиты от COVID-19 вызвала множество вопросов. Компаниям в Великобритании пришлось решать, как организовать подписание договорных документов, обеспечив при этом их юридическую значимость, безопасность сторон, а также соблюдение мер по борьбе с вирусом, принятых государством. Лучшим вариантом стал переход на электронные документы.

Есть два способа оформления договоров в электронном формате, которые можно использовать в условиях COVID-19. Но в обоих случаях придётся учесть особенности и ограничения, с которыми могут столкнуться стороны.

Обмен подписанными документами по электронной почте

Это наиболее распространённый способ виртуального заключения договоров. Он используется, когда не требуется обмен бумажными копиями. Каждая сторона распечатывает и подписывает договор, после чего сканирует и отправляет его контрагенту (или нескольким) по электронной почте. Вторая сторона в свою очередь делает то же самое. После обмена электронные версии подписанного документа приравниваются к оригиналу или «бумажной копии».

Однако такой способ подписания документов в условиях самоизоляции может быть не самым практичным, ведь у каждой из сторон дома должны быть рабочие принтер и сканер.

Подписание электронного договора с помощью электронной подписи

В сентябре 2019 года Комиссия по праву Великобритании опубликовала отчёт «Оформление документов в электронном формате» (№ 386). В нём представлена экспертная оценка законодательства, включая нормы общего права и статуты, которые касаются признания действительности электронной подписи.

Авторы рекомендовали использовать современные практические решения для проведения реформы, поскольку многие требования законодательства уже устарели. В марте 2020 года правительство Великобритании утвердило отчёт и приняло решение создать рабочую группу для рассмотрения вопросов безопасности и технологий, возникающих на практике при подписании договоров с помощью электронных подписей.

Эксперты пришли к выводу, что действующее законодательство позволяет использовать электронную подпись при оформлении договора (в том числе для сделок, связанных с правом передачи собственности на имущество), если лицо намеревается его подписать. При этом учитывается условие, что лицо намеревалось подписать документ и соблюдаются все формальности его подписания.

Электронные подписи в Великобритании

В английском праве не предусмотрены требования к форме физической подписи для договоров.

Слабая формализованность требований позволяет судам считать даже имя в конце электронного письма или галочку «Я принимаю» на сайте действительной подписью. Таким образом, отчёт подтверждает, что договоры можно подписывать в электронном виде с помощью одного из нижеперечисленных способов:

• вписывание имён сторон в договор;
• вставка стороной своей отсканированной подписи в документ PDF или Word;
• подписание договора с помощью платформы для электронного подписания документов, например, популярной платформы DocuSign;
• с помощью электронной ручки или отпечатка пальца.

Иные способы оформления договоров

Документ, подписанный при обмене по электронной почте или с помощью электронной подписи, считается действительным и юридически значимым. При этом выбранный способ подписания должен быть явно указан в самом договоре.

Как правило, в договор в Великобритании добавляется раздел «Экземпляры», в котором закрепляется, что они оформляются по отдельности, но все вместе представляют собой единый договор. Кроме того, включается условие, что отправка экземпляра договора второй стороне в формате PDF или по электронной почте имеет ту же юридическую силу, что и доставка подписанного вручную экземпляра.

Что ещё следует учитывать при электронном подписании документов

Работа с простыми договорами

При электронном подписании простых договоров в Великобритании следует учитывать следующие особенности:

• международный аспект: в большинстве случаев английское законодательство признаёт оформление договоров в электронном виде. Однако не все зарубежные страны придерживаются этой позиции. Если контрагент или подразделение холдинга находятся за границей, тщательно изучите законы этой страны для соблюдения требований к оформлению документов в электронном формате;
• ограничения со стороны компании: никогда не забывайте об уставе и иных учредительных документах, поскольку зачастую они содержат ряд ограничений, касающихся подписания документов с помощью электронной подписи;
• надзорные органы и государственные реестры: некоторые договоры необходимо согласовывать с надзорными органами или приводить в соответствие с определёнными требованиями. Важно помнить, что у каждого надзорного органа могут быть свои правила оформления документов. Например, они могут касаться физической подписи, бумажных экземпляров документа или необходимости заверить документ у нотариуса. В период ограничений COVID-19 Управление по налоговым и таможенным сборам Её Величества (Her Majesty’s Revenue and Customs, HMRC) признаёт действительными бланки и акты передачи акций, подписанные с помощью электронной подписи и отправленные по электронной почте.

Подписание документов о праве собственности

Если закон или договор не предусматривает никаких требований, то документы о регистрации права собственности можно подписывать с помощью электронной подписи. Однако стоит отметить, что Кадастровая служба Великобритании их не принимает.

Свидетели

В большинстве случаев при подписании документов о регистрации права собственности по закону требуется наличие свидетеля. Если такой договор заключается в электронной форме, то свидетель может также удостоверить действительность сделки с помощью своей электронной подписи. Однако для признания свидетельства юридически значимым свидетель должен физически находиться рядом с подписывающей стороной в момент подписания и не может свидетельствовать с помощью других способов, таких как видеосвязь.

Исключения в Законе Соединённого Королевства «О компаниях», касающиеся подписания документов на право собственности от имени организаций

Закон Соединённого Королевства «О компаниях» 2006 года гласит, что два директора (генеральный и исполнительный) либо директор и управляющий делами компании имеют право совместно подписывать документы о праве собственности от имени организации без физического присутствия свидетелей, если иное не указано в учредительных документах компании. При этом их право подписи также должно быть закреплено в уставе фирмы. Однако свидетель должен физически присутствовать при подписании таких документов, если участвует только один из директоров. Если же для подписания документа требуется поставить печать компании, то использование электронной подписи недопустимо.

Если присутствие третьего лица всё же необходимо, то ему следует держаться на рекомендованном расстоянии, которое, однако, позволяет видеть, как лицо подписывает документ. Хотя это и не приветствуется, но в большинстве случаев свидетелем может быть взрослый член семьи, не являющийся стороной договора. Это правило не действует в некоторых случаях, например, при составлении завещания.

Общие выводы и следующие шаги

В условиях самоизоляции наиболее практичным и эффективным способом подписания документов является электронная подпись, поскольку отсутствуют [в Великобритании] особые требований к её форме.

В свете мер, принятых для борьбы с COVID-19, Общество юристов и Министерство юстиции Великобритании обсуждают необходимость срочно адаптировать законодательство, касающееся свидетелей и документов о праве собственности. Эксперты рассчитывают, что изменения будут приняты в самое ближайшее время. В то же время Общество юристов и Управление по регулированию деятельности юристов разрабатывают рекомендации по документообороту в современных реалиях, а также работают над обновлением практического руководства по оформлению документов в электронном виде и применению электронных подписей.

Источник: Cleveland & Co