Как сэкономить миллионы рублей, отказавшись от бумажной почты

Владимир Серпиченко, заместитель генерального директора по экономическим вопросам, Юлия Бодрова, начальник общего отдела, электронная торговая площадка B2B-Center

В зоне ответственности, которая поручена мне и моей коллеге Юлии Бодровой, – документооборот с клиентами и поставщиками нашей компании. Последние несколько лет мы бьемся над важной задачей: как сократить стремительно растущие расходы на бумажные письма. У торговой площадки B2B-Center, где мы работаем, десятки тысяч небольших клиентов. Это поставщики, которые участвуют в электронных тендерах крупных заказчиков. Каждому из них мы обязаны отправить авансовые счета-фактуры, счета-фактуры и акты выполненных работ. В прошлом году мы отправили 170 тыс. документов и потратили на это 10 млн рублей.

На 2017 год по этой статье было запланировано израсходовать уже 15 млн, то есть на рассылку писем мы должны были потратить годовую зарплату целой команды высокооплачиваемых программистов. Эти цифры поразили нас и заставили по-другому взглянуть на процесс. В результате только за первую половину 2017 года мы сэкономили 3 млн рублей. Нашей компании удалось остановить стремительный рост числа бумажных писем и оптимизировать внутренние процессы.

Крупные компании, работающие на b2b-рынке, успешно решают подобные проблемы с помощью электронного документооборота. Например, торговые сети принудительно перевели на ЭДО всех своих поставщиков. Просто заявили им, что по-другому теперь не работают. Поэтому наш опыт будет интересен, прежде всего, небольшим и средним компаниям, которые не могут заставить своих клиентов и поставщиков перейти на обмен электронными документами.

1. Оптимизировать бумажную почту

Почтовые марки. Первое, что мы сделали шесть лет назад – отказались от использования марок. Наша компания заключила договор с «Почтой России» на франкирование (отправку корреспонденции через специальные отделения) и начала использовать программу «Партионная почта» для подготовки писем. Результат: за это время число отправления выросло с 50 тыс. до 170 тыс., а число сотрудников, которые занимаются почтой, уменьшилось с шести до двух.

Заказные отправления. В 2017 году перешли с заказных писем на простые. Раньше мы боялись негативной реакции клиентов, но катастрофы не произошло: процент возвратов недоставленных писем остался на том же уровне.

Конверты. До конца года планируем перейти с обычных конвертов на конверт с окошком, чтобы печатать адрес на самих документах. Не самое революционное, но эффективное решение должно сократить время на отправку корреспонденции еще в два раза.

2. Переходить на электронный документооборот

Переход на ЭДО позволит сократить почтовые расходы еще минимум в три раза: отправка одного конверта с бумажными документами стоит для нас 50 рублей, электронного документа – 5-10 рублей. Но главный эффект – это радикальная оптимизация процесса. Для ЭДО достаточно одного сотрудника бухгалтерии вместо двух-трех подразделений, работающих с бумажными счетами и актами. Все электронные документы хранятся в учетной системе и не требуют отдельного архива.

В теории все просто: получить электронную подпись, заключить договор с оператором и подключить его модуль к учетной системе. Готово! Но уговорить клиентов перейти на ЭДО не самая простая задача. Рынок еще формируется, у каждого оператора своя схема работы и отдельный модуль, который подключается к 1С. Полноценного роуминга документов между разными системами и интеграционного решения пока нет.

Для бухгалтеров небольших компаний это лишняя заморочка, так как после заключения договора с оператором надо настроить рабочие места, обучить сотрудников, обеспечить поддержку сисадминов.

3. Привлекать и стимулировать клиентов, использующих ЭДО

Мы выбрали другой путь и начали искать среди наших клиентов тех, кто уже использует ЭДО. Для этого мы плотно сотрудничаем с крупными операторами электронного документооборота. С одним из них у нас оказалось 18 тыс. общих клиентов, которым мы отправили приглашение и получили десятикратный рост показателей. Если в 2016 году по ЭДО мы работали только с 1% клиентов, то сейчас таких 10%. За квартал отправляем около 7000 электронных документов.

Второй момент: клиентов можно стимулировать. В ближайшее время начнем давать скидки тем, кто перешел на ЭДО, и перекладывать почтовые расходы на тех, кто отказывается. Возможно, будем думать над разработкой собственного интеграционного модуля для разных систем ЭДО, так как сейчас надо по отдельности заходить в модуль каждого оператора.

При этом движение на рынке есть: мы не единственная компания, которая понимает преимущества электронного документооборота. Сегодня все привыкли к сдаче налоговой отчетности в электронном виде, никто не возит в ИФНС стопки бумаг. Надеемся, что в ближайшее время такой же переворот произойдет с документооборотом между компаниями, и новый стандарт позволит экономить миллионы рублей на обычной почте.

Читайте далее: 10 бизнес-задач, которые решает сервис обмена (ЭДО). Часть 1: Базовые потребности
Это будут не голые рассуждения, а конкретные расчеты и кейсы с реальных проектов в известных компаниях.

Источник: E-xecutive