Как в компании Directum внедряли Госключ

С 2020 по 2021 год компания Directum участвовала в эксперименте Минтруда по использованию электронных документов в сфере трудовых отношений. А в июле 2022 официально перешла на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Точнее, это сделали 99,5% сотрудников компании. Directum специализируется на разработке программных продуктов для управления цифровыми процессами и документами. Кроме того, компания — неаккредитованный удостоверяющий центр, что дает право выпускать для сотрудников УНЭП (усиленную неквалифицированную электронную подпись), которую они затем используют для подписания кадровых документов.

Госключ + КЭДО = быстрое подписание кадровых документов Но время идет, технологии меняются и появляются новые. Одной из таких новинок стал Госключ.

Госключ — это мобильное приложение, которое дает возможность подписывать с телефона или планшета документы с сохранением юридической значимости. В Госключе можно сформировать усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную электронные подписи (УНЭП и УКЭП).

Почему мы, собственно, решили внедрять Госключ? Всё просто — был запрос от наших клиентов, а также такая функциональность могла стать конкурентным преимуществом. Поэтому компания Directum присоединилась к эксперименту Минтруда и поставила перед собой цель — проверить механизм подписания кадровых документов в корпоративной системе при помощи мобильного приложения Госключ и передать обратную связь в Минцифры для развития продукта.

На тот момент технология Госключа была еще сырой. В ней не было некоторых возможностей, подробного описания и примеров работы. Поэтому решили выводить новую функциональность на сотрудников Directum постепенно и разделили внедрение на два этапа:

1. Сначала сделали минимальную разработку с возможностью отправить документ на подписание в Госключ вручную.
2. Затем встроили автоматическую отправку некоторых документов в Госключ после подписания со стороны работодателя.

Расскажу чуть подробнее о каждом этапе.

Минимально жизнеспособный продукт (MVP)

Начали со сбора всей имеющейся информации о работе Госключа. Проанализировали, какие модификации могут понадобиться для взаимодействия с приложением и спроектировали примерную архитектуру подписания.

На начальной стадии мы рассматривали возможность ручной отправки документов в приложение Госключ с последующей передачей подписи сотрудника из Госключа в корпоративную систему.

Во время разработки и тестирования сформировали тестовую группу. Выбрали 15 лояльных и заинтересованных пользователей в основном из команд разработки и внедрения. Готовили их морально и документально — создавали инструкции по работе с Госключом. Составили и подписали необходимые приказы о начале опытной эксплуатации и локальные нормальные акты, чтобы обеспечить законность и легитимность последующих действий.

Когда всё подготовили и протестировали, настало время подписания кадровых документов через приложение Госключ. Первая мысль была — «Ура! У нас всё получилось!».

После подписания документы хранятся и доступны для скачивания в приложении Госключ и на портале Госуслуг в течение девяноста дней.

Первый этап длился две недели. В это время мы собирали обратную связь от коллег как по работе с нашей системой, так и о взаимодействии с приложением Госключ для передачи в Минцифры. Участников тестирования порадовала скорость передачи документа в Госключ и выпуска сертификата УНЭП, но огорчил тот факт, что нельзя восстановить пароль к мобильному приложению.

Пожинаем первые плоды

Пока собирали обратную связь, добавили в HR-процессы автоматическую отправку в Госключ кадровых документов после подписания работодателем. В качестве тестового кейса решили использовать подписание документов о предоставлении отпуска. На этом этапе ограничились приказами, так как в Госключ можно отправлять только документы, которые были предварительно подписаны работодателем. Сейчас уже появились механизмы с использованием обезличенного сертификата, но их применение пока отложили.

Собрали еще немного обратной связи от всех участников. Ни одно пожелание не было оставлено без внимания. Взвесив все за и против, мы поняли — пора расширяться.

Переход от минимального продукта к базовому

Выслушав пожелания всех участников, выполнили некоторые доработки по отправке документов в Госключ и по процессу подписания. Добавили контроль своевременного подписания документов сотрудниками, а также альтернативный способ заверения через действующие УНЭП работников в случае форс-мажорных ситуаций.

Затем увеличили количество участников тестовой группы с 15 до 50 желающих. Вызвались они добровольно из разных отделов, чтобы дать более объективную обратную связь. С новой группой еще раз подписали необходимые документы и продлили сроки опытной на 3 месяца.

Если в ходе тестирования возникали какие-либо ошибки со стороны Госключа, то по ним всегда была обратная связь и оперативное исправление со стороны Минтруда. Появляющиеся пожелания передавали в ведомство. К моменту написания этой статьи многие из них уже реализованы.

Итоги эксперимента

1. Компания Directum стала первым вендором КЭДО, чьи сотрудники подписали кадровые документы через мобильное приложение Госключ. А произошло это 21 октября 2022 года.
2. На день публикации этой статьи работники Directum подписали 481 кадровый документ в Госключе.
3. Пожелания и предложения специалистов Directum по развитию приложения поспособствовали развитию продукта.

Directum HR Pro — одна из первых систем, в которой кадровые документы подписываются Госключом на практике У каждого сервиса есть свои достоинства и точки улучшения. Вот то, с чем мы столкнулись и что хотим выделить.

Плюсы:

• самый главный — возможность выпустить и хранить УНЭП бесплатно;
• подписание доступно из любой точки мира со смартфона при наличии интернета. Мы проверили это на коллегах, находящихся за рубежом;
• электронную подпись легко выпустить, а в дальнейшем и перевыпустить;
• подписанный документ можно посмотреть на сайте Госуслуг, но только в первые 90 дней;
• всю безопасность при выпуске УНЭП и подписании документов гарантирует Госключ.

Минусы:

• у всех сотрудников должна быть подтвержденная учетная запись на Госуслугах;
• требуется наличие смартфона и интернета. На практике был кейс, когда у одного из пятнадцати сотрудников тестовой группы телефон не поддерживал работу Госключа;
• наличие свободной памяти на смартфоне. Вынесла отдельным пунктом, так как частенько встречалась с этим возражением;
• нет версии для ПК, хоть при сильном желании этот минус можно обойти, установив эмулятор Android;
• нужно запоминать логин и пароль, так как нет входа по отпечатку пальца.

Какой электронной подписью подписать кадровый документ — ПЭП, УНЭП, УКЭП, Госключ? По итогам тщательного анализа результатов эксперимента в компании Directum решили продолжить использование Госключа внутри тестовой группы, чтобы в дальнейшем клиенты могли использовать полученные наработки.

Остальные сотрудники Directum подписывают кадровые документы с помощью УНЭП с использованием сервиса облачного подписания. Такой вариант был реализован в компании в июне 2022 года и зарекомендовал себя как стабильный сервис, хоть и не бесплатный. Но в любом случае выбор, какую подпись использовать, всегда остается за вами.