Как выбрать правильный путь развития корпоративной автоматизации в сложном окружении?

Для повышения эффективности работы организации внедряют информационные системы разного класса (ERP, ECM, CRM и другие). Зачастую это выливается в следующую ситуацию: в организации больше десятка систем, все эти системы никак не связаны между собой, либо связаны ограниченно, пользователи недовольны тем, что им приходится одновременно работать в нескольких системах и выполнять двойную работы и т.д.

Отсюда возникают вопросы, как выстроить единое информационное пространство в организации, «подружить» все имеющиеся системы, сделать работу пользователей более простой и эффективной и тем самым повысить в целом эффективность и прибыльность организации.

Развитие системы процесс не быстрый, он требует высокой самоотдачи участников проекта по развитию, слаженной работы команды и поддержки со стороны руководства.

 Из своего опыта предложу несколько шагов к развитию системы.

Шаг 1. Создайте команду по развитию системы. Один в поле не воин. Только с сильной командой можно достичь желаемого результата. Я бы сказала, что на первоначальном этапе нужен костяк команды – это те люди, которые помогут организовать работы и будут вести их до конечной цели. В зависимости от направлений развития в команду могут включаться новые люди и исключаться те, чьи направления уже охвачены общей автоматизацией и чьи цели достигнуты.

Шаг 2. Подготовить стратегию развития. Для выбора правильного пути развития корпоративной автоматизации прежде всего нужно определить цель и проработать стратегический план развития. В плане необходимо показать в каких областях планируется провести работы и как будут связаны между собой системы компании. На крупных предприятиях, деятельность которых максимально завязана на корпоративных информационных системах, имеется в штате системный архитектор. Конечно, большинство компаний таким специалистом не располагают, но в любом случае стратегический план и  архитектуру сложной системы в общем виде необходимо разработать. Это позволит в будущем избавиться от проблем стыковки на верхнем уровне.

Для того чтобы составить такой план необходимо заручиться поддержкой владельцев процессов и пользователей систем. Необходимо определить какая система будет источником, а какая приемником информации, каким образом будет обеспечен трансфер информации из одной системы в другую. Например, договорной отдел формирует текст договора в своей системе, согласовывает его с использованием ECM-системы, а по итогам согласования бухгалтерия выписывает счета у себя в бухгалтерской системе. При этом общий архив документов организуется в ECM-системе, данные введенные в одной системе отражаются во всех остальных.

Поддержка со стороны владельцев процессов оказывает существенное влияние на дальнейшее развитие корпоративной автоматизации. Если вы сейчас уделите внимание их задачам и качественно улучшите их бизнес-процессы, то с большой долей вероятности другие владельцы процессов будут более лояльны к предложенным инновациям.

Шаг 3. Защита плана перед руководством. Вам необходимо подготовить материалы к защите проекта развития системы, собрать статистику по текущей ситуации и показать степень улучшений, которых можно достигнуть.

Также обязательно нужно выделить «фишки» решения. «Фишки» должны быть предельно простыми в использовании и максимально полезными для пользователей, в частности для руководства. Это может быть предоставление отчетной информации за минимальное время, удаленная работа с мобильных устройств, интеграция с ERP-системами и другое.

Дополнительным плюсом при принятии решения о развитии системы является планирование и визуализация рисков, с которыми можно столкнуться. Демонстрацию рисков необходимо обязательно сопроводить четкой последовательностью действий для их нивелирования, это станет для руководства показателем степени подготовленности к работам.

Шаг 4. Действовать согласно плану. После того как определено направление развития, создана проектная команда, согласован план нужно последовательно идти по этому плану.

Тема развития системы достаточно обширная. Её можно рассматривать с разных сторон: организационной, технической, методической. Каждый из рассмотренных мной шагов по развитию вполне может стать темой для отдельного материала.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"