Как подавать электронные документы в ФНС

Электронные документы в ФНС. Что можно отправлять в онлайне

Объём документооборота между налоговой и налогоплательщиком масштабен. Это не только регулярная отчётность, но и различные ответы на запросы, требования, уведомления и т. д. Раньше всё это направляли в бумагах. Иногда они умещались в папку или портфель, но в некоторых случаях подтверждающие документы собирали в коробки и привозили в инспекцию на «Газели».

К счастью, эти времена уже прошли. И хотя бумажный документооборот с налоговой службой полностью не запрещён, многое уже можно сдавать в электронном виде.

Более того, есть обязательные к отправке в ФНС электронные документы. Их уже нельзя оформлять и представлять на бумаге. В числе таких документов, например, декларации по НДС и связанные с ними книги покупок и продаж, журнал учёта счетов-фактур, пояснения по НДС (в последнем случае предусмотрены редкие исключения).

Что касается иных видов отчётности, то их можно представлять как в цифре, так и на бумаге. Основной критерий, на который нужно здесь обращать внимание, — количество работников в компании. Подробнее об этом написано в ст. 80 Налогового кодекса РФ.

Кстати, граждане тоже могут отправлять документы в ФНС в электронном виде. Такая функциональность доступна в личном кабинете налогоплательщика.

Форматы электронных документов: ФНС примет не всё

Как подавать электронные документы в налоговую, описано в приказе № ЕД-7-2/48@ от 16.10.2020. В нём чётко указано, что если требование от налоговой в организацию поступает не на бумаге, то и документы необходимо представить в электронном виде.

Что делать, если оригинал требуемого ФНС документа на бумажном носителе? Выход есть: отсканировать, подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и отправить в налоговую через оператора ЭДО. Сканированные документы разрешается пересылать в.TIFF, .JPG, .PNG и.PDF.

Но всегда стоит помнить, что ФНС может отказать в приёме электронных документов. Основаниями для отказа могут быть:

• ошибочное направление получателю;
• отсутствие (несоответствие) УКЭП отправителя;
• документ подготовлен по формату, не утверждённому ФНС.

На сегодня утверждёнными являются форматы следующих электронных документов:

В ближайшее время список может пополниться машиночитаемой доверенностью и договором.

Как использовать электронный договор внутри компании и за её пределами, читайте на сайте нашего партнера — компании Directum.

Все документы, у которых есть утверждённый формат, называются формализованными. Отправлять их в ФНС нужно в соответствии с законодательством — в XML-разметке и с расширением.XML. Остальные документы — неформализованные.

Отправка неформализованных документов в ФНС

Что делать, если инспекция истребовала электронный документ, у которого нет утверждённого формата? Как его представить в налоговую?

На помощь приходит приказ ФНС № ММВ-7-6/16@ от 18.01.2017. Судя по нему, вы можете воспользоваться одним из двух способов:

1. Применить конвертер, который предлагают операторы ЭДО. В этом случае налоговая получит копию вашего электронного документа в формате.XML и сможет без проблем «прочитать» его.
2. Сделать бумажную копию. В ФНС готовы принимать отсканированные версии документов. Это значит, что электронный документ можно распечатать, подписать руководителем и поставить печать организации. А затем достаточно сделать скан-копию в утверждённых приказом ФНС форматах –.TIFF, .JPG, .PNG или.PDF.

В обоих случаях документ перед отправкой нужно будет подписать УКЭП. Без неё у представляемого электронного документа нет юридической силы.

Сервисы для подачи документов в ФНС в электронном виде

Отправить электронные документы в ФНС можно не только через оператора ЭДО. Сделать это помогают бесплатные онлайн-сервисы:

Если у вас остались вопросы о подаче электронных документов в ФНС, можете задать их вашему оператору ЭДО, поставщику вашей информационной системы или экспертам ECM-Journal. Оставляйте комментарии к этой статье, будем рады помочь.