Как сохранить корпоративный опыт и использовать его на 100%

Нельзя просто так взять и сохранить знания

Если в компании нет единой базы корпоративных знаний, то сотрудники могут дублировать информацию и хранить ее на разных ресурсах: в гугл-дисках, в файлах на стационарном компьютере или в личных приложениях для заметок. По итогу у сотрудников уходит много времени, чтобы найти нужный документ, потому что его нет в корпоративной системе. А если данные не обновляются, то сотрудники найдут лишь устаревшую версию.

Объем информации в крупных компаниях настолько большой, что хаос в хранении корпоративных данных может привести к финансовым потерям. Например, в территориально распределенных организациях сотрудники не могут воспользоваться опытом и наработками своих коллег из других подразделений. Поэтому они допускают одни и те же ошибки, тратят время на изобретение новых решений вместо того, чтобы улучшать работу компании и совершенствовать технологии.

Зачем хранить корпоративные знания?

Компании используют базы знаний по многим причинам и практически каждый день находят им новые применения:

• сохраняют накопленный опыт: даже если сотрудник уволится, в базе знаний останутся все инструкции по решению тех сценариев, с которыми компания уже сталкивалась;
• минимизируют ошибки и рутину: можно использовать готовые шаблоны, а не создавать каждый раз документы с нуля;
• налаживают коммуникации: сотрудники больше не будут давать разные ответы на один и тот же вопрос, потому что в базе знаний сохранится единый сценарий общения, который поможет избежать недопонимания с коллегами и клиентами;
• повышают производительность: благодаря тому, что работники могут самостоятельно зайти в базу знаний, ознакомиться с нужной информацией и не отвлекать коллег, скорость работы команды увеличивается;
• сокращают время на обучение: в базе знаний можно собирать материалы, которые новички будут осваивать самостоятельно.

Как организовать базу знаний в компании?

Основная задача любой базы знаний — это сократить время на поиск нужной информации. Сотрудники хотят получить ответ на запрос немедленно, а не звонить по телефону, отправлять электронное сообщение или заполнять заявку на обслуживание. Поэтому сегодня системы для хранения корпоративного опыта должны максимально соответствовать требованиям:

• понятный и удобный интерфейс: не требует от пользователей специального обучения и помогает сотрудникам быстрее находить точную информацию в нужном объеме;
• гибкость и функциональность: современная база знаний должна состоять не только из текстов, но и из других форматов — обучающих видеороликов, подробных инструкций с картинками, таблицами и диаграммами;
• стабильность работы и отказоустойчивость системы: когда в компании увеличивается количество сотрудников, то и объем обрабатываемой информации возрастает, поэтому необходимо заранее позаботиться о стабильности работы системы при высоких нагрузках;
• безопасность хранения данных: утечка информации влечет за собой не только финансовые убытки, но и сильно бьет по репутации компании. Сбор знаний во внутренней базе безопаснее, чем хранение их на картах памяти, личных ноутбуках или во внешнем облаке;
• настройка доступа: все конфиденциальные данные можно надежно защитить, разграничив права доступа сотрудникам.

Пример корпоративной базы знаний от Directum

База знаний от Directum построена на принципах безопасности, отказоустойчивости и удобства работы пользователей. Решение помогает сохранить накопленный опыт в виде статей, которые легко создавать с помощью готовых шаблонов и дорабатывать во встроенном редакторе. Для удобной навигации между статьями установлены связи. А чтобы оперативно находить информацию, в решении предусмотрен список недавних статей и поиск по области знаний.

Елена Кропачева

руководитель проектов развития бизнеса Directum

«Сегодня база знаний незаменимый инструмент любой крупной компании, вопрос только в том, насколько она удобна для сотрудников и как часто ей пользуются. Мы создали достойную альтернативу Confluence, а в связке с Agile-досками еще и полноценную замену Jira. База знаний Directum помогает значительно сократить время на поиск и фиксацию информации, а ее бесшовная интеграция с другими возможностями системы делает работу пользователей еще эффективнее без лишних телодвижений».

С базой знаний вам не придется задумываться, где лежит шаблон заявления или у кого спросить реквизиты, потому что внутренние документы и корпоративная информация всегда будут под рукой. А за счет минимальных затрат времени и сил на поиск возрастет продуктивность сотрудников.